在当今竞争激烈的商业环境中，企业对于财务数智化的需求愈发迫切。北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，已经帮助众多企业挖掘出更多净利润，拥有着大量成功的客户案例。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，并且在2022年3月入选了北京市专精特新“小巨人”企业。就是这样一家颇具实力的企业，在财务数字化转型和采购合同审批等方面也面临着诸多挑战，而合思的出现为其带来了新的转机。
动力源的业务困境：采购合同审批的重重难题
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路。先后自建了费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发了报销系统。然而，理想很丰满，现实却很骨感。整体流程依然复杂，系统之间的壁垒高筑，与预期的效果差距较大。
在采购合同审批方面，多系统操作体验差的问题尤为突出。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，浪费了大量时间和精力。而且，手工录入合规难的问题也让财务人员头疼不已。报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们无暇顾及更有价值的财务分析和决策支持工作。
系统的割裂、数据的分散以及信息的滞后，也给采购合同审批带来了极大的困扰。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整，采购合同审批的效率和准确性大打折扣。
动力源业务覆盖面广、报销模式复杂，这也进一步加剧了采购合同审批的难度。其主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用支付方式不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，这使得采购合同审批的流程更加复杂。
合思的精准方案：为采购合同审批量身定制
面对动力源在采购合同审批等方面的诸多难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其提供了针对性的解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，就实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让员工在采购合同审批过程中告别了多系统的繁复操作，大大提高了工作效率。
合思的无需报销解决方案更是为采购合同审批带来了全新的体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感得到了极大提升。消费受申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的自动化操作，让采购合同审批流程更加简洁、高效。
合思的系统连接能力也十分强大。其Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，也让采购合同审批更加顺畅。
方案实施步骤：稳步推进采购合同审批变革
合思为动力源制定的解决方案并非一蹴而就，而是经过了精心的规划和有序的实施。
首先进行的是系统集成工作。将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步对接，确保基础数据和业务数据的准确传输和实时共享。这是整个解决方案的基础，只有数据打通了，后续的流程才能更加顺畅。在这个过程中，合思的技术团队与动力源的相关人员密切配合，对数据进行了细致的梳理和核对，确保了数据的准确性和完整性。
接着，逐步推广无需报销模式。引导员工适应因公消费免垫资、免开票的流程，这对于员工来说是一个全新的体验，需要一定的时间来适应。同时，加强对财务人员的培训，使其熟练掌握财务统一对账、自动拆分子对账单等操作。合思为动力源组织了专门的培训课程，让财务人员深入了解新系统的功能和操作方法，提高了他们的业务水平和工作效率。
最后，持续优化系统连接功能。通过Open API和自定义流程引擎技术，不断调整和完善与第三方系统的对接方式，保障业务数据跨系统同步的高效性和准确性。合思的技术团队会定期对系统进行监测和评估，根据实际运行情况及时进行调整和优化，确保系统始终保持最佳的运行状态。
显著成果效益：采购合同审批焕然一新
动力源实施合思的解决方案后，在采购合同审批等方面取得了显著的成果和效益。
多系统集成，数据互通，让操作体验全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%，会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。这不仅提高了员工的工作效率，也为企业节省了大量的人力成本。
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工感受到了实实在在的便利。在采购合同审批过程中，员工可以更加轻松地完成各项操作，提高了工作的积极性和主动性。
财务人员也从繁琐的基础工作中解放了出来。审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力，从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作。例如，财务人员可以将更多的时间和精力投入到财务分析和决策支持中，为企业的发展提供更加有力的支持。
从管理层面来看，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。在采购合同审批方面，管理者可以实时了解审批进度和相关数据，及时发现问题并进行调整，提高了管理的效率和决策的准确性。
动力源的高度评价：认可合思采购合同审批方案
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可，也证明了合思在采购合同审批等财务数智化领域的专业实力和服务水平。
如果您的企业也面临着类似动力源的财务数字化难题，尤其是在采购合同审批方面存在效率低下、流程复杂等问题，不妨选择北京合思信息技术有限公司。我们将为您提供专业、高效的财务数智化解决方案，助力企业降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。现在，您可以免费试用我们的产品，亲身感受合思在采购合同审批等方面带来的变革。
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