数电票时代，合思档案助力企业报销成本控制与档案管理升级

在数字化浪潮席卷的当下，数电票正以前所未有的态势重塑企业财务档案管理格局。相关规划明确，到2025年将完成数电票全覆盖。这一趋势意味着企业财务档案管理面临全新挑战，信息化建设刻不容缓。

数电票管理有着特殊要求，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。在纸电混合时代，企业各层级人员都面临着诸多难题。企业高管要应对纸质档案管理成本高、数据难分析利用的困境；财务人员被档案整理耗费的大量时间和枯燥繁复的工作所困扰；业务人员则深陷报销流程繁琐的泥沼。同时，企业还需承受高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、数据不能有效利用；以及高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏等。不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，这标志着企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临。而合思档案这款领先的单套制电子会计档案管理平台，正是企业应对这些挑战的得力助手。

合思档案：财务数智化的领航者

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的明星产品。该公司创立于2014年，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，成立以来已累计融资超15亿元人民币。

合思档案提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。其目标明确，致力于帮助企业挖出更多净利润，实现降本增效、合规经营和低碳运营。在企业费控报销信息化细分领域，合思占据着市场占有率第一的宝座，服务6000 + 企业客户，荣获福布斯中国科技50强的殊荣，还通过了SOC1、SOC2安全认证以及信息安全等级保护三级认证。

合思档案能够为企业解决内外交困的档案管理问题。在报销成本控制方面成效显著，能70%节约纸张成本、75%节约整理成本、90%提升检索效率、确保100%管理合规性。通过高效的档案管理，减少不必要的开支，为企业的报销成本控制提供了有力保障。

核心功能：解锁档案管理新境界

• 大数据解决方案：海量数据处理大师
  在数电票时代，企业面临着爆发式增长的电子数据，传统档案管理方式在数据存储和应用上难以满足需求。而合思档案的大数据解决方案，犹如一位数据处理大师。它支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询。在深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，都能高效运作。这不仅提高了档案管理效率，还释放了档案数据价值，为企业的报销成本控制提供了数据支撑，让企业能够更好地分析费用支出情况，优化报销流程。

• 档案扩展解决方案：灵活扩展的档案管家
  企业的业务类型多样，档案管理需求也各不相同。合思档案的档案扩展解决方案，就像是一位灵活的档案管家。它拥有可灵活扩展的业务模型，通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，能够帮助企业扩展档案管理范围。它可以实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。这种灵活性使得企业在面对各种档案管理需求时，都能轻松应对，进一步优化报销成本控制。

• 证据链完整性解决方案：财务合规的守护者
  财务合规是企业档案管理的重要要求。合思档案的证据链完整性解决方案，如同一位严谨的守护者。它通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。这对于企业的报销成本控制至关重要，确保每一笔报销都有完整的证据支持，避免不必要的费用支出。

• 数电票解决方案：全流程闭环管理专家
  数电票的普及给企业带来了新的管理挑战。合思档案的数电票解决方案，是全流程闭环管理专家。它提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。这一方案简化了数电票管理流程，提高了工作效率，也有助于企业更好地控制报销成本。

优势凸显：对比传统管理更胜一筹

传统档案管理存在诸多问题，高显性成本、高隐形成本和高合规风险是其显著特征。而合思档案则展现出了明显的优势。

在调阅方面，合思档案能实现便捷调阅不打印，打破物理空间限制，用户可以在线自由调阅。而传统档案调阅往往需要打印纸质文件，耗费大量纸张和时间。

在归集方面，合思档案混序归集免组装，应收尽收。传统档案管理则需要人工进行繁琐的组装工作，效率低下。

在合规检测方面，合思档案的“四性检测 + 业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。而传统档案管理缺乏有效的检测手段，合规风险较高。

在检索方面，合思档案预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，通过关键词检索，快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。传统档案管理在数据存储和应用上难以满足海量电子数据的需求，检索效率低下。

此外，合思档案具备广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。而传统档案管理缺乏这种系统连接性，数据流通不畅。这些优势使得合思档案在报销成本控制方面表现出色，能够帮助企业节省大量的人力、物力和财力。

案例见证：实际应用效果显著

• 案例一：亿级单据企业的管理变革
  某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化。达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。在报销成本控制方面，通过高效的档案管理，减少了不必要的费用支出，提高了报销流程的效率。

• 案例二：重型装备集团的档案升级
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。这一系列的改善，有效地控制了企业的报销成本。

• 案例三：企业档案管理的全面优化
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案易损坏丢失、电子发票存档不合规范等。合思档案单套制管理方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。通过优化档案管理，企业在报销成本控制方面取得了显著成效。

• 案例四：教育集团的会计管理简化
  某中国最大的K12民办教育集团之一面临采集、存储、整理和利用等方面的低效问题。合思档案通过数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。这有助于企业更好地控制报销成本，提高资金使用效率。

未来展望：合思档案引领电子会计档案新时代

合思档案凭借其领先的技术和全面的功能，为企业提供了高效、合规、便捷的电子会计档案管理解决方案。它帮助企业解决了档案管理中的诸多难题，实现了降本增效、业财融合和数字化转型。在报销成本控制方面，合思档案发挥了重要作用，通过优化档案管理流程、提高数据处理效率等方式，为企业节省了大量成本。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案拥有广泛的客户群体，包括事业单位及院校、央企、行业领军企业和国家试点企业等，获得了客户的高度认可和好评。未来，合思档案将持续迭代升级，以更好地满足企业不断变化的需求。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入推进，电子会计档案管理将迎来更广阔的发展空间，合思档案将在这个过程中发挥重要作用，助力更多企业实现全面数字化。

如果您也想体验合思档案在报销成本控制和档案管理方面的卓越效果，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的新篇章。