合思档案解决方案：引领企业档案管理数智化变革

在纸电混合时代，企业档案管理面临着诸多困境，如同迷雾中的航船，迷失方向。企业高管为纸质档案管理成本的巨大开销而忧心，这些档案不仅占用大量储存空间，而且数据零散，难以汇总分析，如同散落的珍珠，无法串成璀璨的项链。财务人员则被海量的档案数据折磨得疲惫不堪，整理工作耗时费力，手动匹配、核对的过程枯燥乏味，如同在茫茫大海中捞针，消磨着他们的工作热情。业务人员在报销时，繁琐的纸质票据留存和上交流程，就像沉重的枷锁，束缚着他们的工作效率。

同时，企业还承受着高显性成本、高隐形成本和高合规风险的压力。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室的存储空间需求日益增大；手工装册归档的重复性工作如同无尽的循环，查询调阅条件的粗糙使得数据无法有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力随时可能导致纸质档案损坏，如同悬在企业头上的达摩克利斯之剑。在这样的背景下，档案管理政策的重要性愈发凸显，企业急需一套科学、高效的档案管理解决方案。

合思档案：一站式数智化档案管理良方

合思档案为企业带来了希望的曙光，它提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，如同一个功能强大的武器库，满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，应收尽收，让档案数据如同有序的军队，整齐排列。

合思档案以管理与服务的融合为理念，与企业携手共进，碰撞出协作的价值，助力企业数智化转型。它就像一位睿智的导师，引领企业走出档案管理的困境，解决企业内外交困的档案管理问题。通过合思档案，企业可以节约纸张成本和整理成本，提升检索效率，确保管理合规性，适应档案管理政策的要求。

核心功能：科技赋能档案管理

• 智能采集：数据汇聚的智慧之门
  合思档案的智能采集功能如同一个神通广大的采集器，实现多源采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足企业个性化的需求。此外，它支持手动采集，可对单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。在档案管理政策的框架下，这种智能采集功能确保了数据的准确汇聚和有效管理。

• 智能制档：高效匹配的档案魔法师
  智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，不同系统、不同类别的凭证等核心会计凭证自动关联匹配及组装，如同一位技艺高超的魔法师，将零散的档案数据变成有序的整体，减少90%人工匹配工作量。它还具备辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化，让档案管理工作一目了然。字段映射功能可让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便财务人员查询和分析，符合档案管理政策对数据准确性和可查询性的要求。

• 专用格式版式文件：灵活存储的创新之道
  专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，如同一场存储革命，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表等版式文件自定义调配生成，使档案更具扩展性和灵活性。这一创新功能在档案管理政策的引导下，为企业提供了更加高效、灵活的档案存储方式。

• 双模式检测：数据安全的守护者
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性。它就像一位忠诚的守护者，确保企业档案数据符合档案管理政策的要求，安全可靠。

多元收益：惠及企业各角色

• CEO/高管：决策数智化的助力者
  对于CEO/高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。在档案管理政策的推动下，它助力企业决策数智化，提升财务服务效率，降本增效，实现绿色低碳运营。让企业在激烈的市场竞争中，如同装备了先进的导航系统，找准方向，稳健前行。

• 归档员/财务：高效工作的解放者
  归档员和财务人员使用合思档案，能够提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。在档案管理政策的约束下，他们可以更加规范、高效地完成工作任务，如同获得了一把开启高效工作之门的钥匙。

• 外部审计：便捷审计的推动者
  外部审计工作也因合思档案变得更加便捷。它实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。在档案管理政策的框架下，这种便捷的审计方式提高了审计效率，确保了审计工作的准确性和合规性。

典型场景：广泛应用的实力见证

• 单套制解决方案：流程优化的先锋
  单套制解决方案适用于业务及管理流程，包括实物流转和电轨运行。它实现线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，纸质原文件混序归档，效率更高。会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。在档案管理政策的指引下，这种解决方案为企业提供了更加高效、环保的档案管理模式。

• 档案扩展解决方案：管理范围的拓展者
  档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。在档案管理政策的支持下，企业可以根据自身需求灵活拓展档案管理范围，提升管理的全面性和精细化程度。

• 证据链完整性解决方案：合规保障的卫士
  证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。在档案管理政策的要求下，它确保企业档案数据的证据链完整，为企业的合规运营保驾护航。

• 共享调阅解决方案：数据查询的利器
  共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。在档案管理政策的约束下，这种共享调阅功能确保了企业档案数据的合理使用和有效管控。

客户成功案例：实践出真知

某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。这充分证明了合思档案在应对大规模档案管理挑战时的强大能力，符合档案管理政策对企业档案管理效率和合规性的要求。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。这一案例展示了合思档案在大型企业档案管理中的卓越表现，为企业在档案管理政策的框架下实现高效、环保的档案管理提供了成功范例。

一家企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主等问题。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。这一案例体现了合思档案在解决企业档案管理难题、提升管理效率方面的显著效果，符合档案管理政策对企业档案管理成本控制和效率提升的要求。

中国最大的K12民办教育集团之一面临采集、存储、整理、利用等方面的低效档案管理问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。这一案例表明合思档案在教育行业档案管理中的适用性和有效性，为企业在档案管理政策的指引下实现数字化转型提供了有力支持。

合思档案已获得众多客户的认可，事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等都在使用。它具备广泛连接的能力、100%自动归档、符合国家政策要求、灵活承接和持续迭代的能力，能满足企业在档案管理方面的各种需求。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将是企业的得力助手。

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