在数字化浪潮席卷的当下，企业的运营管理正经历着深刻变革。特别是2025年数电票全覆盖的目标推进，让企业财务档案管理面临前所未有的新挑战，财务文档流转的信息化建设成为企业亟待“恶补”的重要课题。
传统的档案管理模式在纸电混合时代显得捉襟见肘。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、占地空间大的难题，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，这无疑给企业决策带来了阻碍。财务人员则深陷档案数据量大、整理耗时的困境，手动逐一匹配核对确认的工作枯燥繁复，大大降低了工作效率。业务人员在出差招待后的报销流程中，纸质票据的处理繁琐，耗费大量时间。
此外，企业传统档案管理还存在诸多问题。高显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求巨大；高隐形成本方面，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据无法有效利用；高合规风险方面，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素还可能导致纸质档案损坏。即便企业在推行数字化过程中通过OA系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存问题依然存在，数据存储的线下载体也需要保证档案原生性，才能确保企业财务档案管理合规，实现全面数字化。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业的财务文档流转管理带来了全新的解决方案。
多元角色定制：满足不同场景财务文档流转需求
合思档案充分考虑到企业不同角色在财务文档流转管理中的需求，为各类人员提供了针对性的解决方案。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在财务文档流转过程中，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业打响数字化转型决胜之战，降本增效。
归档员/财务人员使用合思档案可以告别重复低价值的工作。它使档案数据同源，数据在全流程透明流转，便于监控和分析，让财务人员能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，使财务文档流转更加顺畅高效。
在外部审计方面，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅，权限一键下放/回收，这让财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料，大大提高了审计工作的效率，优化了财务文档流转的外部环节。
合思档案不仅为不同角色提供了定制化方案，还提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，全面满足企业不同场景下的财务文档流转管理需求。
核心功能赋能：彰显专业独特财务文档流转优势
合思档案具备一系列强大的核心功能，这些功能体现了其在财务文档流转管理方面的专业性和独特性。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，确保各类财务文档都能被有效采集和流转。
智能制档功能让财务文档流转更加智能高效。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。此外，它还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化，让财务人员对财务文档流转的制档过程一目了然。
在档案管理方面，合思档案具有高度的灵活性和安全性。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。同时，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展，满足企业多样化的财务文档流转管理需求。
档案应用功能让财务文档流转的查询和利用更加便捷。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件，实现档案数据资产化。借阅人可在线查看，支持下载，管理员可使借阅过程透明化，一键到期催还，确保财务文档流转的安全和高效。
应用案例实证：见证真实价值财务文档流转成效
众多企业在使用合思档案后，取得了显著的管理成效，充分证明了其在财务文档流转管理方面的价值。
有一家年单据量达2.6亿的企业，之前面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收，优化了财务文档流转的源头。自动匹配组装档案，使会计凭证上下游单据树状结构清晰呈现，让财务人员能够快速掌握财务文档的关联关系。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化了装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄。最终实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务和财务数据能够穿透联查，档案管理更加规范，企业成本降低，财务人员工作效率显著提高。
某共享中心统建的集团型企业，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案发挥了重要作用。安全合规存储，通过OCR识别附件和回单，自动提取发票、回单台账，存储发票、回单原文文件，保护电子凭证原生态，确保财务文档流转的合规性。业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性，提高了财务文档流转的质量。单套制落地，混序归档+银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，有效降低了企业的财务文档流转成本。
一家多系统数据互联的企业，存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如整理环节逐一打印、手工匹配等，档案管理分散、检索依赖多端系统、纸质档案易损坏丢失、电子发票存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案为其提供了解决之道。数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，实现了财务文档的应收尽收。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配，确保财务文档流转的准确性。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。最终实现了统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据等统一管理；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，会计资料全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，极大地提升了财务文档流转的效率和质量。
中国最大的K12民办教育集团之一，在采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间且易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂；利用环节实物凭证与业务分散，查阅繁琐，借还状态更新不及时。合思档案的单套制管理方案为其提供了全面的解决方案。数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围，优化了财务文档流转的采集环节。智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射搭建业务证据链，实现智能化自动组装，提高了财务文档流转的制档效率。电子原文件独立管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。最终以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，改善了财务文档流转的全流程。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其强大的功能和显著的应用成效，能够助力企业实现财务文档流转管理的数字化转型。
如果您的企业也想提升财务文档流转管理水平，不妨选择合思档案。合思档案在北京、上海、杭州等多地均有服务。您可以拨打联系电话400 – 105 – 6505，访问网站www.hosecloud.com ，还可通过微信公众号和微信小程序进一步了解。现在就来免费试用合思档案，开启财务文档流转数字化新时代！
