在零食市场的璀璨星空中，有这样一家国民经典零食品牌，它畅销30余年，早已成为消费者心中的美味之选。其业务如同一张庞大而细密的网，覆盖全国，销售版图广阔无垠，供应链复杂交织，年单据量更是高达2.6亿。这家企业采用多种销售渠道并行的模式，管理流程横跨多个系统，这使得业务变得繁杂且低效。
在财务和业务管理方面，该品牌面临着诸多棘手问题。差旅平台对账方案缺乏灵活性，却又要满足核算精细化管理的高要求，财务人员不得不花费大量时间在Excel中进行二次整理，人工记账不仅效率低下，更难以释放财务的真正价值。纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。报销政策合规问题也逐渐凸显，如何在复杂的业务环境下确保报销流程符合规定，成为企业亟待解决的难题。
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，敏锐地察觉到了该品牌的困境。凭借专业的团队和先进的技术，合思为其量身定制了一套无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，旨在解决财务和业务管理难题，实现报销政策合规。
创新方案构建报销合规新蓝图
合思提供的解决方案犹如一座精密的大厦，涵盖了员工消费、财务核算记账和档案管理三个重要层面。
在员工消费方面，整个流程顺畅而高效。员工首先通过合思平台进行差旅申请和业务审批，随后可以在合思商城或TMC进行订购。合思商城就像一个资源丰富的宝库，提供了多种商品和服务供员工选择。这里不仅有合思商城对账单，还有TMC对账单，为后续的财务核算提供了清晰准确的依据。员工在这个过程中，无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，真正实现了便捷申请，大大提高了工作效率，也确保了报销政策合规。
财务核算、记账环节是解决方案的核心之一。合思设立了对账结算中心，为财务工作带来了极大的便利。线上可以统一开票、自动拆分结算、自动记账，线下统一开票则进行线下结算和手工记账。这种灵活的方式满足了不同业务场景的需求，同时实现了统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，让财务人员从繁琐的工作中解脱出来，提高了财务核算的准确性和效率，进一步保障了报销政策合规。
档案管理方面，合思展现出了强大的技术实力。在合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节为L3级无需报销录入发票等档案。这种智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理的方式，不仅提高了档案管理的效率，还确保了档案的安全性和完整性，为报销政策合规提供了有力的支撑。
精细实施铸就合规高效之路
解决方案的实施过程犹如一场精心编排的舞蹈，每个步骤都紧密相连、有条不紊。
员工是这场舞蹈的起点。他们通过合思平台进行差旅申请和业务审批，这一步就像在为旅程绘制蓝图。审批通过后，员工可以根据自己的需求在合思商城或TMC进行订购，开启消费之旅。整个过程简单便捷，符合报销政策合规的要求。
财务部门则是这场舞蹈的核心舞者。他们利用对账结算中心进行线上或线下的开票、结算和记账操作。线上操作时，系统自动完成开票、拆分结算和记账，减少了人为错误，提高了工作效率；线下操作时，财务人员也能按照规范流程进行结算和记账，确保每一笔财务数据都准确无误，保障了报销政策合规。
档案管理按照合思设定的L4级和L3级无需报销标准进行操作，实现了智能制档和档案的线上化管理。系统如同一位智能管家，打通多个系统完成数据采集，自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。这不仅提高了档案管理的效率，还为企业的财务管理提供了可靠的依据，确保报销政策合规得到有效落实。
显著成果彰显合规转型价值
经过一段时间的实施，合思的解决方案为该企业带来了显著的成果与效益，报销政策合规得到了充分体现。
在差旅消费方面，该企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右，年度差旅费用节约约200万元。这不仅体现了合思商城的吸引力和优势，也说明企业在差旅管理方面更加科学合理，符合报销政策合规的要求。
基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，财务入账效率提升60%。财务人员从繁琐的手工记账中解脱出来，能够将更多的精力投入到财务分析和决策支持中，为企业的发展提供更有价值的服务。这一提升不仅提高了财务工作的效率，也确保了财务数据的准确性和及时性，有力地保障了报销政策合规。
该解决方案实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。企业的财务和业务数据实现了无缝对接，财务信息能够及时准确地反映业务情况，为企业的决策提供了有力支持。同时，电子会计档案的全流程管理确保了档案的安全性和完整性，符合报销政策合规的要求。
标准化线上借阅流程规范了档案室管理，简化装订流程大幅降低了成本。企业的档案管理更加科学高效，不仅提高了工作效率，还节约了人力物力资源。这一系列的改变都为企业的发展创造了良好的条件，进一步体现了报销政策合规的重要性。
该企业财务痛点较为共性，应用合思解决方案后，打通多系统实现会计凭证全链路电子化管理，130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高60%，该方案可供其他门店企业参考。合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能为客户提供及时、高效的服务。
如果你所在的企业也面临类似的财务和业务管理问题，不妨拨打400 – 105 – 6505联系合思，或访问www.hosecloud.com了解更多信息，还可以免费试用合思的解决方案，开启报销政策合规与财务数智化转型之旅。
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