在当今竞争激烈的商业环境中，企业面临着诸多挑战，其中档案管理难题尤为突出。纸电混合管理的混乱，让财务人员耗费大量时间在低价值的整理和匹配工作上。当遇到送货单与验收单不匹配，或者业务需要调取原始凭证等情况时，财务人员不得不前往档案室人工查找，却难以精准、快速地定位所需档案。
档案管理流程的复杂性也让人头疼不已。从整理环节的逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，到保管环节的分子公司实物属地监管；从检查环节的人工逐一复核会计档案的完整性，到利用环节的借阅/移交全部线下处理，每一个环节都离不开大量的人工操作。而且，目前企业的管理方式仍以纸质档案管理为主，每年还需要异地邮寄实物进行稽查，这不仅效率低下，还增加了管理成本。
此外，会计档案散落于各个系统，档案数据未能得到有效整理和利用。日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案翻阅效率低，还容易损坏和丢失。电子发票、电子银行回单的存档也不符合规范。业务系统众多且相互独立，数据隔离严重，纸质票据结构化数据提取困难。电子发票的打印、查重、验伪耗时费力，还造成了纸张的浪费。
在这样的背景下，合思档案应运而生，它如同一场及时雨，为企业解决档案管理难题提供了有效的方案，其重要性和及时性不言而喻。
合思档案：财务数智化领域的领军者
合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的一款领先的单套制电子会计档案管理平台。该公司创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。通过其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多的净利润。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。在企业费控报销信息化细分领域，合思市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，是福布斯中国科技50强，还通过了SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。
核心功能与先进技术：开启档案管理新时代
合思档案拥有一系列领先的核心产品功能和先进技术，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。
它提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案。广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询。档案扩展解决方案具有灵活扩展的业务模型，可通过多途径自动化归集各类介质档案。费控系统还能连接税务系统、OA系统、资金系统、影像系统、财务系统等更多系统。
电子会计档案全生命周期管理是合思档案的一大特色。智能采集方面，通过外部生态的规则引擎、业务映射等和内部的EAI插件、API接口等方式进行采集。预归档服务包括自动归档、业务检测等。基础管理涵盖档号管理、账套管理等。档案服务包括身份调查、全文检索等。
在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。
对比传统：合思档案优势尽显
与传统档案管理方式相比，合思档案在成本、效率、合规等方面具有显著优势。
传统档案管理存在诸多问题。高显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本高，还需要大量的档案室、档案柜等存储空间。高隐形成本方面，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。高合规风险方面，电子会计凭证文件无有效管理手段，还可能因不可抗力导致纸质档案损坏。
而合思档案为企业解决了内外交困的档案管理问题。它可以70%节约纸张成本，75%节约整理成本，90%提升检索效率，100%保证管理合规性。合思档案应收尽收，“四性检测 + 业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规，打破物理空间限制，让用户可以在线自由调阅。预置规则引擎能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。此外，合思档案建立了电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系，符合国家政策要求，其电子会计档案管理闭环全量业财系统，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。
实际案例：见证合思档案的卓越成效
众多不同类型的企业使用合思档案后，都取得了显著的应用效果。
某企业年单据量达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化。取得了业务 + 财务数据穿透联查、会计凭证上下游单据树状结构呈现、管理自动化、企业成本降低等成效。
世界上最大的重型装备制造商之一的企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
一家企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在档案采集、存储、整理和利用方面存在诸多痛点。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
展望未来：推动企业数字化转型
合思档案坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，将在企业数字化转型中发挥重要作用。它持续迭代、接口开放，拥有强大的数据获取、验签、解析能力，能够满足企业不断变化的需求，适应数字时代的发展趋势。
随着越来越多的企业选择合思档案，其将进一步扩大市场影响力，为更多企业提供优质的档案管理解决方案，推动整个行业的数字化进程。如果您也想体验合思档案带来的高效档案管理，不妨免费试用，开启企业档案管理的新篇章。
