在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度在各行业扩张。据相关规划，2025年将完成数电票全覆盖，这无疑给企业财务档案管理带来了全新挑战。在收票环节，政策早已明确电子发票接收的合法性，如2016年1月1日起施行的财政部、国家档案局令第79号，肯定了电子会计档案的法律效力，满足一定条件下可仅以电子形式归档。而在开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。
因数电票管理的特殊性，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。数电票须经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。
在纸电混合时代，企业面临诸多困境。企业高管为纸质档案管理成本高和储存占地问题头疼不已，且档案数据难以分析利用。财务人员则需手动逐一匹配、核对大量档案数据，工作枯燥又繁复。对于经常涉及出差费用报销的业务人员来说，纸质票据报销流程繁琐，耗费大量时间。同时，企业在电子会计档案管理上还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。
合思档案：多场景破局之钥
合思档案针对企业在电子会计档案管理方面的痛点，提出了领先的解决方案。它提供单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统，可实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。
对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效与绿色低碳运营。在出差费用报销方面，能让高管更清晰地了解费用支出情况，为决策提供有力支持。
对于归档员/财务人员，合思档案提高了工作效率，让他们告别重复低价值工作。实现档案数据同源，便于监控、分析，轻松完成档案管理。在处理出差费用报销的档案时，能快速准确地完成相关工作。
对于外部审计，合思档案可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。出差费用报销的审计工作也能更加高效便捷。
合思档案功能全景展示
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多源采集：数据获取的智慧之选
基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。在出差费用报销相关数据采集上，无论数据来源如何，都能高效获取。 -
智能制档：高效关联的管理秘籍
会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证可自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。还有辅助人工整理功能，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。在出差费用报销档案整理中，能快速准确地关联各项数据。 -
档案管理：精细管控的坚实保障
权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则。在出差费用报销档案的管理中，能确保数据的安全性和规范性。 -
档案应用：多维检索的便捷体验
多维检索满足多场景查询需求，支持按多种维度自定义查询、按目录和全文检索、批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现双向联查、相互追溯。还有多种多场景档案应用，如外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等。对于出差费用报销记录的查询和应用，能提供极大的便利。
合思档案核心亮点闪耀
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便捷调阅：打破空间限制的自由
合思档案实现便捷调阅不打印，混序归集免组装，打破物理空间限制，可在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据，确保档案完整性，融合“混序归档”“分类归档”等功能，助力双碳目标落地。在查询出差费用报销档案时，无需繁琐的物理操作，随时随地轻松调阅。 -
双模式检测：数据安全的强力护盾
具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性。在出差费用报销档案归档时，能确保数据的质量和合规性。 -
大数据解决方案：海量数据处理的强者
大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。对于涉及大量出差费用报销单据的企业，能快速处理和分析数据。 -
实物备查解决方案：纸电关联的智能管理
智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位。有多种服务场景，如打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程可逆，支持集团共享批量作业，服务单套制提供线下实物备查清单及档案装盒清单。在出差费用报销涉及的实物票据管理上，能实现精准定位和高效管理。
合思档案价值深度呈现
合思档案能为企业带来显著的降本增效。彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。在出差费用报销管理上，降低了人力和物力成本。
它成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让出差费用报销数据在各环节顺畅流通。
合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。企业能根据出差费用报销数据做出更合理的决策。
实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现企业效益最大化。在出差费用报销管理流程中，提高了整体运营效率。
合思档案典型场景应用
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报销业务场景：合规保障的有力支撑
在出差费用报销业务场景中，从发票上传、商旅报销、报销付款到财务入账等环节，合思档案可通过档案关联规则梳理、组装和完整性检测，保障财务合规。确保每一笔出差费用报销都符合规定。 -
外部审计场景：高效审计的得力助手
对于需要进行外部审计的企业，审计人员可通过合思档案实现审计不进档案室，在线化、可溯源地进行审计工作。在涉及出差费用报销的审计中，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。 -
日常档案管理场景：全流程自动化的体验
企业员工可通过税务数字账户、电子邮箱、二维码等多渠道获取数电票，合思档案实现数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化。出差费用报销的数电票处理更加高效。 -
实物档案管理场景：精准定位的智能方案
在实物档案管理场景中，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位。对于出差费用报销涉及的实物票据，实现打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业等管理。
合思档案成功案例见证
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化。在出差费用报销管理方面，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，数据加载30s，关联匹配15min。
世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。在出差费用报销档案管理上，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效。在出差费用报销管理方面，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一在采集、存储、整理、利用等环节存在档案管理问题，合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询。在出差费用报销档案管理上，也带来了显著的改善。
合思档案市场定位独特
合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。
合思自主研发工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。在出差费用报销数据处理上，表现卓越。
合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，具有灵活承接、持续迭代的能力。能满足不同企业出差费用报销档案管理的个性化需求。
合思档案在处理海量数据方面具有优势，大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。对于大型企业的出差费用报销数据管理，提供了强大的支持。
在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是为企业降本增效，合思档案都能满足企业在电子会计档案管理方面的需求。
企业可通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号和小程序等方式了解合思档案。现在就行动起来，选择合思档案，开启高效的电子会计档案管理之旅，还能免费试用，感受其为出差费用报销管理等带来的全新体验！
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