在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证的变革正以前所未有的速度重塑着企业的财务管理格局。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也迎来了航空运输电子客票行程单的数字化应用。这一系列举措宛如强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了发展的快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题即将得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然拉开帷幕。
在这场意义深远的数字化转型浪潮中，合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了时代的机遇与企业的需求，精心推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。这一平台就像是一把精准的钥匙，为企业开启了简化发票管理、提升财务管理效率的全新大门。接下来，就让我们通过金牌橱柜家居科技股份有限公司的真实案例，深入了解合思档案在简化发票管理方面的卓越表现。
金牌橱柜：传统档案管理困境重重
金牌橱柜家居科技股份有限公司自 1999 年成立以来，凭借其卓越的品质和创新的设计，迅速成长为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。公司拥有国家认定厨房工业设计中心，更是荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。然而，在辉煌的背后，公司在传统档案管理方面却面临着诸多难以逾越的困境。
在档案整理环节，会计档案如同散落在各个角落的珍珠，分散在不同的系统中，缺乏有效的整合与管理。工作人员需要逐一打印这些档案资料，然后通过繁琐的手工操作进行匹配、组装、装订，最后才能上架存储。这种传统的工作方式不仅耗费大量的人力和时间，而且档案数据的利用效率极低，就像是在茫茫大海中寻找一颗小小的珍珠，困难重重。
在档案保管环节，财务部门需要临时保管档案 1 年，1 年后再将其移交至综合档案管理部门。这种分段式的保管方式增加了档案管理的复杂性和风险，容易出现档案丢失或损坏的情况。
在档案存储环节，公司采用独立档案室来存放纸质档案。随着业务的不断发展，档案数量与日俱增，档案室的空间变得越来越紧张，存储成本也在不断攀升。同时，纸质档案的查阅和管理也极为不便，需要耗费大量的时间和精力。
合思档案：全方位解决方案破难题
面对金牌橱柜在传统档案管理方面的困境，合思档案凭借其强大的功能和卓越的优势，为其量身定制了一套全方位的解决方案，有效简化发票管理，助力企业实现数字化转型。
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统一存储：打破数据孤岛
合思档案打破了各个系统之间的数据壁垒，将凭证、单据、合同、回单等重要的四证进行整合，实现了统一储存、统一标准和统一管理。就像是将散落在各地的珍珠串成了一条美丽的项链，让档案数据变得有序且易于管理。通过这种方式，企业可以更加高效地利用档案数据，为决策提供有力的支持。 -
业务证据链完整：业财一体双向穿透
合思档案注重会计资料之间关系的搭建，以业务为核心构建了完整的证据链条，实现了业财一体的双向穿透。这意味着企业可以从业务角度快速定位相关的财务数据，也可以从财务数据追溯到具体的业务交易，让财务管理更加透明和精准。就像是一张紧密的大网，将业务和财务紧密地联系在一起，为企业的合规经营提供了坚实的保障。 -
数据共享，一站式查阅
合思档案以聚合化、结构化、业务化的方式呈现档案数据，构建了会计资料的结构树。通过这种方式，企业可以实现一站式查阅，快速找到所需的档案信息，查阅效率得到了极大的提升。就像是一个智能的图书馆，只需轻轻一点，就能快速找到所需的书籍，让档案管理变得更加便捷高效。 -
银行回单无纸化：降本增效新突破
在当今数字化时代，海量的银行回单管理一直是企业面临的一大难题。合思档案实现了银行回单的自动采集、切割和组装，全面实现了无纸化管理。这不仅大大减少了人工操作的工作量，降低了错误率，还为企业节省了大量的纸张和存储空间，真正实现了降本增效。
显著成效：数据见证合思档案实力
金牌橱柜在使用合思档案后，取得了显著的成效，各项数据充分证明了合思档案在简化发票管理方面的强大实力。
在档案匹配方面，耗时减少了 84%。原本繁琐的手工匹配工作如今变得轻松快捷，工作人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
在档案查询方面，耗时减少了 80%。通过合思档案的一站式查阅功能，员工可以快速找到所需的档案信息，大大提高了工作效率。
在成本节省方面，预估每年可节省总体成本 30 万以上。这不仅包括纸张、存储空间等直接成本的节省，还包括人工成本的降低和工作效率的提升所带来的间接效益。
在档案合规性方面，实现了 100%的合规。合思档案严格遵循国家相关法律法规和财务制度，确保企业的档案管理合法合规，为企业的稳定发展提供了有力保障。
合思档案：开启电子凭证数字化转型新未来
合思档案的出现，为企业的电子凭证数字化转型带来了新的希望和机遇。它实现了自动化归档，让企业告别了繁琐的重复性工作，档案利用变得更加便捷高效。同时，档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供了更加准确的依据。
随着电子凭证数字化转型的加速，电子凭证全流程无纸化时代已经到来。合思档案将凭借其卓越的性能和优质的服务，助力更多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，共同开启了财务数智化的新征程。
如果您的企业也渴望在电子凭证数字化转型的浪潮中抢占先机，实现简化发票管理的目标，不妨选择合思档案。现在就可以免费试用合思档案，亲身感受它为企业带来的巨大价值，让我们一起携手开启财务数智化的全新未来！
