在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。以北京动力源科技股份有限公司为例，它成立于1995年，作为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月还入选了北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路，先后自建了费控系统、采购管理系统等。然而，理想很丰满，现实却很骨感。尽管付出了诸多努力，整体流程依旧复杂，系统壁垒高耸，实际效果与预期存在较大差距，这让动力源在财务数字化的道路上陷入了困境。而合思的档案管理解决方案，犹如一道曙光，为动力源带来了新的希望。
业务痛点：动力源的财务困局
-
多系统操作乱如麻
动力源在与合思合作前，多系统操作体验极差。员工提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，就像在迷宫中寻找出路，浪费了大量时间和精力。而财务人员则要手工录入报销数据，发票验真、查重也只能靠手工完成。这就导致假票、错票、重票的情况屡见不鲜，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得工作效率低下。 -
系统割裂信息孤岛
同一个报销信息，审批、预算、差标却分散在多个系统中管理，无法及时联动。这就好比各个部门之间缺乏有效的沟通桥梁，财务制度难以落地实施。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整，就像在茫茫大海中航行却没有指南针。 -
业务复杂稽核繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了管理的难度。 -
组织架构流程混乱
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐凸显。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司则通过PC端OA系统提交，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工还需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性也难以保证，严重影响了工作效率。
解决方案：合思档案管理的智慧之道
-
系统集成破孤岛
合思为动力源提供的档案管理解决方案，在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让员工告别了多系统繁复操作的困扰，就像打通了企业信息流通的任督二脉。 -
无需报销新体验
合思的无需报销模式是一大亮点。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受到申请单和差标的管控，确保每一笔消费都合规。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，还能一键归档，大大提高了财务工作的效率。 -
强大连接促流转
合思的系统连接能力十分强大。通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率，让企业的运营更加顺畅。
实施过程：携手推进稳步落地
合思与动力源紧密合作，按照既定的数字化转型计划逐步推进系统集成、功能搭建等工作。双方就像并肩作战的战友，共同克服了一个又一个难题，确保各项解决方案能够顺利落地实施。在这个过程中，合思凭借专业的技术和丰富的经验，为动力源提供了全方位的支持。
成果效益：数字化转型成效显著
-
操作体验全面革新
合思的档案管理解决方案实现了多系统集成，数据互通，让动力源的操作体验得到了全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%，就像给企业的运营装上了加速器。 -
会计成本大幅节约
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。这意味着企业可以将更多的资源投入到核心业务的发展中，提高了企业的经济效益。 -
员工体验极大提升
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工能够更加专注于工作。 -
财务工作高效合规
在财务方面，审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作。
动力源评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，不妨选择合思的档案管理解决方案。我们将为您提供专业、高效的解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在就可以免费试用我们的档案管理解决方案，开启企业财务数字化转型的新征程。
