合思档案：采购发票处理的数字化解决方案

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业不得不直面财务档案管理的新难题。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

与此同时，纸电混合时代也给企业带来了诸多困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据难以汇总分析的问题；财务人员则需耗费大量时间整理海量档案数据，手动匹配、核对确认的工作枯燥又繁琐；业务人员在出差、招待后的报销流程中，纸质票据的留存和上交也极为繁琐。此外，纸质档案还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。企业在推行数字化的过程中，虽然通过各类系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未摆脱纸质文件的束缚，无法保证财务档案管理的合规性，也难以实现全面数字化。

在采购发票处理方面，这些问题同样突出。传统的采购发票处理方式效率低下，容易出现错误，且难以实现数据的有效利用。那么，如何解决这些问题，提升采购发票处理的效率和质量呢？合思档案应运而生。

合思档案：多方位解决方案破难题

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在采购发票处理方面，能够让高管更清晰地了解采购成本和资金流向，为企业决策提供有力支持。同时，它还能提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务来说，合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。在采购发票处理中，能够快速准确地完成发票的录入、匹配和归档，减少人工错误，提高工作质量。

对于外部审计，合思档案可实现审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。在采购发票处理的审计过程中，能够更加高效地提供相关资料，确保审计工作的顺利进行。

合思档案功能概览：打造全方位管理体系

• 多源采集：灵活高效获取数据
  在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。在采购发票处理中，能够快速准确地采集采购发票的相关数据，无论是电子发票还是纸质发票，都能轻松应对。

• 智能制档：整合数据形成完整业务链
  智能制档方面，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证可自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化。在采购发票处理中，能够将采购发票与相关的采购订单、入库单等进行自动关联，形成完整的业务证据链。

• 档案管理：灵活配置权限与目录
  档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。在采购发票处理中，企业可以根据自身需求灵活配置采购发票的管理权限和目录分类，确保数据的安全性和规范性。

• 档案应用：精准查询与双向联查
  档案应用方面，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。在采购发票处理中，能够快速准确地查询采购发票的相关信息，同时实现与其他业务单据的双向联查，提高工作效率。

合思档案核心亮点：技术与功能的卓越体现

• 便捷调阅不打印 混序归集免组装
  合思档案打破物理空间限制，支持在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，可快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。在采购发票处理中，企业无需打印采购发票，即可实现便捷调阅和管理，提高工作效率，降低成本。

• 百亿级单据量匹配关联 海量数据秒级查询
  数电票时代，企业内外部产生的电子数据呈爆发式增长。合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。在采购发票处理中，能够快速准确地处理大量的采购发票数据，实现百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。

• “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案
  合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置；保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。在采购发票处理中，能够对采购发票的真实性、完整性等进行严格检测，确保数据的准确性和合规性。

• 智能区分纸电标识 线上线下高度关联
  在“纸电混合”阶段，合思档案基于会计档案原文件保管要求，具备实物档案线上化管理能力的同时，对真正“原生状态”为纸质的档案资料做精细化管理，线上线下高度关联。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。在采购发票处理中，能够对纸质采购发票和电子采购发票进行智能区分和管理，确保线上线下数据的一致性。

合思档案价值凸显：助力企业降本增效

• 显著降本增效 收紧钱袋子
  合思档案能让企业彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。在采购发票处理方面，能够减少采购发票处理的人工成本和时间成本，提高工作效率，实现降本增效。

• 连接业财系统 补足信息化空白
  电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路。在采购发票处理中，能够实现采购发票数据与其他业务系统的数据共享和流通，提高企业的整体运营效率。

• 激活数据价值 实现决策转型
  合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。在采购发票处理中，通过对采购发票数据的分析和挖掘，能够为企业的采购决策提供有力支持，优化采购流程，降低采购成本。

• 重组资源 提升企业效益
  合思档案实现前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，资源重组实现企业效益最大化。在采购发票处理中，能够优化采购发票处理的流程，提高各个环节的协同效率，提升企业的整体效益。

合思档案典型场景：覆盖业务全流程

• 业务流转环节：高效上传与直联
  在业务流转环节，上传纸质原始凭证影像，直联全量电子会计资料，包括内外部电子凭证原件、业务元数据文件、入账结构化文件，仅打印年报及其他永久保存价值会计资料和少量纸质会计资料。在采购发票处理中，能够快速上传采购发票影像，实现与其他电子会计资料的直联，提高业务流转效率。

• 档案采集环节：精准操作保障数据
  档案采集环节进行到单确认、扫码装盒、移动上架、归档时段等操作。在采购发票处理中，能够确保采购发票数据的准确采集和归档，为后续的管理和应用提供基础。

• 档案制档环节：系统自动完成整理
  档案制档环节，系统自动整理、匹配、组件，完成档案制档。在采购发票处理中，能够自动将采购发票与相关的业务单据进行匹配和组装，形成完整的档案。

• 档案管理环节：电档为主纸质为辅
  档案管理环节以全量电子会计档案为主，包括电子会计凭证原件、纸质会计凭证影像、电子票据报表原件等，必要且少量的纸质档案为辅，主动利用电档进行智能检索、辅助审计、多层筛选、统计分析、跨系统调阅、在线调阅等，同时提供纸质档案辅助备查。在采购发票处理中，能够实现采购发票的高效管理和利用，提高工作效率和决策的准确性。

合思档案成功案例：见证产品卓越价值

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标良好，如数据加载30s，关联匹配15min等。在采购发票处理方面，该企业也实现了采购发票处理的自动化和高效化，提高了工作效率和数据的准确性。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。在采购发票处理中，该企业的采购发票管理更加规范和高效，降低了成本，提高了效益。

某企业存在低效的档案管理现状，如整理、保管、存储环节繁琐，档案管理痛点突出，如档案数据未有效整理利用、检索依赖多端系统、纸质档案易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在采购发票处理方面，该企业的采购发票处理流程得到了优化，提高了工作效率和数据的安全性。

某中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等环节存在低效的档案管理问题。合思档案的单套制管理方案通过数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在采购发票处理中，该集团的采购发票管理更加便捷和高效，提高了财务管理水平。

合思档案市场定位：独特优势铸就行业地位

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

合思档案拥有领先的单套制电子会计档案管理平台，提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的功能，符合国家政策要求，能为企业解决内外交困的档案管理问题。在采购发票处理方面，能够为企业提供高效、便捷、安全的解决方案，提升企业的竞争力。

合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。在采购发票处理中，能够快速准确地处理数电票采购发票，确保数据的准确性和合规性。

合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，具有灵活承接、持续迭代的能力。在采购发票处理中，企业可以根据自身的采购业务特点和管理需求，灵活配置采购发票的归档目录和管理流程。

合思档案：开启财务数智化新征程

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。在采购发票处理方面，能够帮助企业提高采购发票处理的效率和质量，降低成本，提升管理水平。

合思档案是企业实现全面数字化的“最后一公里”，能让企业在政策推动、合规要求和当前经济环境中降本增效，是企业数字化建设的必然选择。

未来，合思将秉承以客户为中心的服务理念，持续迭代产品，不断提升产品的性能和功能，以更好地满足企业日益增长的财务档案管理需求。随着数字化时代的发展，合思档案将进一步拓展市场，服务更多的企业，助力更多企业实现财务数智化转型，为企业的发展提供更加强有力的支持。

如果您也想解决企业财务档案管理的难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思档案。立即联系我们，拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，或扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码，与合思一起开启财务数智化之旅，还可免费试用合思档案，体验其卓越功能。