合思档案：破解企业报销系统成本难题，开启财务数智化新征程

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025 年数电票将实现全覆盖，这一变革犹如一把双刃剑，既为企业带来了数字化的机遇，也让企业财务档案管理直面新的难题。企业的信息化建设亟待“恶补”，特别是因数电票管理要求的特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在企业推行数字化的进程中，虽然取得了一定的进展，但在归档、储存环节，仍然未能解决纸质文件储存的问题，数据存储还依赖线下载体。保证档案原生性，成为确保企业财务档案管理合规、实现企业全面数字化的关键。在纸电混合时代，企业各层级人员都面临着不同程度的困扰。企业高管为纸质档案管理成本巨大且占地、档案数据难以分析利用而烦恼；财务人员被海量档案数据、繁琐的整理工作搞得焦头烂额；业务人员则在报销纸质票据的繁琐流程中疲于奔命。同时，高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、档案室等存储空间需求大；高隐形成本如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；高合规风险如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏等问题，像一座座大山一样压在企业身上。而报销系统成本也在这些问题的影响下不断攀升，成为企业发展的一大阻碍。

在这样的背景下，合思档案应运而生，它的出现无疑是顺应时代需求的明智之举，为企业解决报销系统成本难题带来了新的希望。

合思档案：财务数智化领域的璀璨明珠

北京合思信息技术有限公司创立于 2014 年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。合思档案作为其领先的单套制电子会计档案管理平台，犹如一颗璀璨的明珠，在财务数智化领域闪耀着独特的光芒。

合思档案致力于为企业提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的电子会计档案管理服务。它实现了业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用的全流程闭环管理，让企业的财务档案管理更加高效、规范。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，有效降低了报销系统成本。同时，合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题，如节约 70%纸张成本、75%整理成本，提升 90%检索效率，确保 100%管理合规性，从根本上减轻了企业报销系统成本的负担。

核心功能：打造高效档案管理利器

• 多源采集：数据获取的智慧钥匙
  合思档案的多源采集功能，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成。它预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。这一功能确保了企业能够全面、准确地采集档案数据，为后续的管理工作打下坚实基础，有效控制报销系统成本。

• 智能制档：数据整合的魔法之手
  会计档案关联规则可视化配置是合思档案智能制档功能的一大亮点。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。这使得企业的档案管理更加智能化、规范化，降低了管理成本，从而减少报销系统成本。

• 档案管理：精细管控的智慧大脑
  权限管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按照职能角色配置功能和操作权限以及水印权限管理范围自定义。档案目录支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等，灵活拓展档案目录框架。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业自主排列、扩展。这些功能让企业能够对档案进行精细管控，提高管理效率，降低报销系统成本。

• 档案应用：数据价值的挖掘先锋
  多维检索支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览可实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景应用。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联。通过这些应用功能，企业能够充分挖掘档案数据的价值，提高数据利用效率，进一步降低报销系统成本。

优势对比：合思档案脱颖而出

与传统档案管理方式相比，合思档案具有显著的优势，能够有效降低报销系统成本。传统档案管理方式存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险。而合思档案能显著降本增效，彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约纸张和整理成本，提升检索效率。

在数据利用方面，传统档案管理较差，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。合思档案则让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，为企业降低报销系统成本提供了有力支持。

在合规性方面，传统档案管理存在不足，电子会计凭证文件无有效管理手段。合思档案符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理，满足全生命周期建设的管控要求，避免了因合规问题带来的额外成本，从而降低报销系统成本。

面对数电票等新挑战，传统档案管理难以应对。合思档案拥有自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能满足接收管理数电票的能力，为企业在新环境下降低报销系统成本提供了保障。

应用案例：真实成效见证实力

• 某企业：业财一体降成本
  某企业年单据量 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题，报销系统成本居高不下。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化等解决方案，达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。如凭证与单据关联次数达 350 亿次，单据与单据关联次数达 800 亿次，以某月入库数据为例，数据加载 30s，关联匹配 15min。这一系列成效有效降低了该企业的报销系统成本。

• 某集团型企业：标准化管理显成效
  某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难整合，报销系统成本压力巨大。合思档案采用单套制管理方案，实现了标准化落地，确保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年，显著降低了报销系统成本。

• 某企业：数据集成破难题
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，报销系统成本较高。合思档案的数据集成方案实现广泛连接、应收尽收；业务检测方案能快速核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效显著，统一储存打破数据孤岛，业务证据链完整，实现数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本 30W +/年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，有效降低了报销系统成本。

• 某教育集团：智能化管理提效率
  某教育集团业务系统多、数据隔离，纸质票据处理困难，实物存档占用空间且易损坏，整理工作复杂，利用不便，报销系统成本不断增加。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效为形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，成功降低了报销系统成本。

未来展望：引领行业发展潮流

合思档案能帮助企业解决档案管理的各种难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，是企业数字化建设的必然选择。它有效降低了企业的报销系统成本，为企业的发展提供了有力支持。

合思秉承以客户为中心的服务理念，持续迭代产品，聆听用户需求。未来，合思档案将凭借其领先的技术和完善的解决方案，在电子会计档案管理领域发挥更大的作用，推动行业的发展。同时，合思档案已获得众多荣誉和认证，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证等，这些都为其未来的发展奠定了坚实的基础。

如果您也想降低报销系统成本，体验合思档案带来的高效、便捷的财务档案管理服务，不妨点击免费试用，开启企业财务数智化新征程。