在2022年底疫情退潮之后，企业差旅市场迎来了显著的变化。2023年1 – 7月，飞机、酒店、火车、用车、用餐等企业差旅业务呈现出“井喷式”增长。尽管订单量大幅攀升，但交易总量尚未达到疫情前2019年的峰值水平。与此同时，机票、交通工具租赁、酒店住宿等价格明显上涨。
从数据来看，2023年1 – 7月，差旅消费总体金额同比增加220.11%、环比上涨95.49%，交易单量同比增加160.40%、环比上涨61.36%，且消费金额的涨幅明显高于消费单量的涨幅，这意味着单次消费金额显著增加。近期对全国不同规模企业的调研显示，相比2022年，有62.21%的企业差旅成本或日常费用明显上涨，71.08%的企业出差频次明显提高。
在商务消费价格和成本上升的情况下，企业普遍在业务拓展和成本控制之间纠结，降本增效的压力前所未有。企业在差旅及费控方面面临着诸多挑战，而合规发票管理也成为其中关键的一环。接下来，我们通过某上市公司的案例，来深入了解企业在差旅管理中遇到的问题以及如何通过有效的解决方案来应对。
差旅管理痛点大揭秘
某高端制造行业的上市公司，拥有3000 + 员工和10 + 子公司。在差旅管理方面，他们遭遇了一系列痛点。
对于员工来说，报销流程漫长且体验感不佳。员工需要在多个系统中操作，且系统不支持移动端，出差还需个人垫资，使用纸质借款申请，报销时效长达2个月。这使得员工在差旅过程中承受着较大的资金压力和繁琐的操作负担。
而财务部门也面临着诸多难题。低价值工作占据了财务大量时间，比如手工做账、手动验真查重、超标核对麻烦等。这些繁琐的工作不仅效率低下，还容易出现错误。
老板层面，无法实时掌握业务数据。依靠人工统计分析，导致费用居高不下，管理决策缺乏数据基础。这使得企业在差旅管理方面缺乏科学的依据，难以实现有效的成本控制。在整个差旅管理过程中，合规发票管理也因为这些痛点变得困难重重。
合思解决方案破局之道
合思针对该企业的痛点，提供了一套全面的解决方案，其中合规发票管理也贯穿其中。
合思的解决方案具有多个核心功能。预算预占用功能可以提前规划差旅费用，避免超支；费用标准校验能确保每一笔费用都符合企业的规定；行程重叠校验可以防止员工虚报行程；订单占预算功能让费用使用更加透明；差标校验严格把控费用标准；对账结算中心实现了统一结算和统一开票，简化了财务流程；自动生成凭证功能减少了财务的手工操作；合思BI·差旅分析则为企业提供了深入的数据分析。
在产品使用方面，采用了合思费控、合思商城、ERP互联、银企直连等。员工可以通过移动端进行申请，即使在偏远地区也能方便操作。合思商城消费免垫资开票，供应商覆盖面广，下沉市场也能买到车票、酒店等，解决了员工长期出差的借款、报销问题。对于合规发票管理，合思商城的规范操作也为其提供了有力支持。
在实施方式上，员工移动端申请后，合思商城的消费流程严格遵循合规发票管理的要求。财务月底只需进行1次对账，入账自动化操作，1月1次对账，子对账单拆分、发起审核、发起结算、发票绑定、凭证生成全部由系统完成，大大节省了时间。这样的流程设计，既提高了工作效率，又保障了合规发票管理的准确性。
方案实施成果显著
合思的解决方案实施后，取得了显著的成果。
员工报销效率提升了300%。现在出差结束后，大多数情况系统都可以自动生成差旅补贴单，并送审财务审批，员工不再需要为繁琐的报销流程而烦恼。合规发票管理在这个过程中也更加顺畅，员工按照规范操作，发票的合规性得到了保障。
财务人力成本降低了50%。系统自动计算、送审的差旅补贴报销单，有效规避了之前员工有意或无意的虚填、错填，并自动推送订单消费详情，财务审批速度大幅提高。在合规发票管理方面，系统的自动验真查重等功能，减少了财务的工作量，提高了发票管理的准确性。
在管理洞察和数据监测方面，差旅分析助力标准化。多种差旅数据分析看板，有助于企业洞察差旅行为，从而优化差旅标准、节省成本。企业可以根据这些数据，制定更加科学的差旅政策，同时也能更好地进行合规发票管理。
该企业实现了“有求必应、一拍即合”，面对复杂的需求，可以第一时间解决，在工作方法及管理理念上，双方团队能产生共鸣。合规发票管理也在这种良好的合作氛围中不断完善。
合规发票管理意义深远
降本增效是企业经营永恒的命题。在当前经济环境下，企业通过构建适合自身的数字化聚合消费平台、费控系统、电子档案系统，借助数字化技术优化内部流程、提高自动化作业占比，才能提高组织内各职能的活力和免疫力。合规发票管理作为其中重要的一环，对于企业的财务管理和成本控制具有重要意义。
随着人工智能、大数据、区块链等新兴技术逐渐成熟，企业聚合消费和费用管控会更倾向于使用此类技术来增强企业对经营环境的敏捷适应性，并持续提高经营质量、业务及管控效率。合规发票管理也将借助这些技术，实现更加智能化和精准化。
合思作为为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。其解决方案在合规发票管理方面具有独特的优势，值得更多企业选择。
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