在企业发展的征程中，财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，早在1995年便已成立，并成为第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务广泛聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品更是广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月还入选了北京市专精特新“小巨人”企业。就是这样一家实力强劲的企业，在财务数字化转型的道路上也曾遭遇重重挑战，而合思为其提供的财务数字化解决方案，尤其是在发票管理流程方面的优化，为其带来了全新的改变。
动力源：业务背景下的发票管理痛点
动力源自2011年起就积极开启财务数字化转型和业财融合之路，先后自建了费控系统、采购管理系统等。然而，尽管投入了大量精力，整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期的转型效果差距较大。在发票管理流程上，问题尤为突出。
多系统操作体验差，合规管理困难重重。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，不仅耗费大量时间和精力，而且操作繁琐。而报销数据需要财务人员手工录入系统，发票验真、查重也只能依靠手工进行，这就导致假票、错票、重票等情况难以避免，给企业的财务管理带来了极大的风险。
系统割裂、数据分散、信息滞后，也是发票管理流程中的一大难题。同一个报销信息，审批、预算、差标等环节分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，发票管理缺乏有效的统筹和协调，影响了财务管理的效率和准确性。
动力源业务覆盖面广，报销模式复杂。其主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多。这就导致稽核工作变得异常繁琐，财务人员需要花费大量的时间和精力来审核发票的真实性和合规性，进一步加重了工作负担。
合思方案：重塑发票管理流程新格局
面对动力源在发票管理流程等方面的诸多痛点，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案。
数据同步，搭建发票管理基础框架。合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这一举措实现了订单支出成本的实时归集和统计，为发票管理提供了准确的数据支持。通过数据的整合，企业能够更加清晰地了解每一笔费用的来源和去向，为发票的审核和管理提供了有力的依据。
无需报销模式，优化发票管理体验。合思为动力源引入了无需报销的模式，业务人员因公消费无需垫资、无需开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作，不仅简化了发票管理流程，减少了人工干预，还提高了发票管理的准确性和效率。
强大系统连接能力，打破发票管理数据壁垒。合思的系统连接能力十分强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用。这使得发票管理流程中的数据能够流畅互通，加快了业务处理和数据统计的效率，为企业的财务管理提供了更加及时、准确的信息。
分步实施：稳步推进发票管理流程变革
合思与动力源的财务数字化合作是一个逐步推进的过程，在发票管理流程的优化上也是如此。
基础数据同步先行。首先，合思团队与动力源紧密合作，进行基础数据的同步工作。将HR系统和BPM系统的数据与合思费控进行对接，确保人员信息、订单数据等能够准确无误地在系统中流通。这一步骤为后续的发票管理流程优化奠定了坚实的基础，使得企业能够更加全面、准确地掌握发票相关信息。
推广无需报销模式。在基础数据同步完成后，合思开始引导员工使用新的消费和报销流程，推广无需报销的模式。通过培训和宣传，让员工逐渐了解并适应这种新的模式，感受到数字化带来的便利。在这个过程中，员工可以更加轻松地完成消费和报销操作，发票管理也变得更加简单高效。
持续优化系统连接能力。为了确保各系统之间的数据能够流畅互通，提高业务处理和数据统计的效率，合思不断优化系统连接能力。通过对系统的持续改进和升级，解决了数据传输过程中可能出现的问题，确保发票管理流程中的信息能够及时、准确地传递。
显著成效：发票管理流程升级带来的多重效益
经过合思解决方案的实施，动力源在发票管理流程等方面取得了显著的成果。
操作体验全面革新，效率大幅提升。多系统集成使得数据能够互通，员工在发票管理流程中的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工可以更快地完成报销流程，减少了等待时间，提高了工作积极性。
会计工作量缩减，成本显著节约。发票管理流程的优化使得会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员不再需要花费大量的时间和精力进行手工录入和审核，而是可以将更多的精力放在更有价值的财务管理工作上，如财务分析、预算规划等。
员工体验提升，流程简化。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程。在发票管理方面，员工无需再为繁琐的操作而烦恼，使用体验得到了极大的提升。
财务审批更合规，结算更统一。财务审批有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力，可以将更多的时间投入到企业的财务管理和决策支持中。
动力源评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可和满意。
如果您的企业也面临着类似动力源的财务数字化难题，尤其是在发票管理流程方面存在诸多困扰，不妨选择合思。合思将为您的企业提供专业的财务数字化解决方案，帮助您实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在，您可以免费试用合思的解决方案，亲身感受其在发票管理流程等方面带来的卓越变革。
