数电票时代，合思档案助力企业财务档案管理数字化转型

在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业的财务档案管理已步入全新的“数字化凭证时代”，信息化建设的短板亟待补齐。数电票要求经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还需写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应新的管理要求。

在纸电混合时代，企业不同角色面临着各自的难题。企业高管头疼于纸质档案管理成本高昂，不仅花费巨大，而且储存占地；同时，档案数据难以分析利用，无法为企业决策提供有力支持。财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气，整理工作耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，繁琐至极。业务人员在出差、招待后，报销纸质票据的流程繁琐，严重影响工作效率。

此外，纸质凭证输出的耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大。手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，甚至不可抗力还可能导致纸质档案损坏。尽管国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，但企业在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，严重影响了企业全面数字化进程。

为了应对这些痛点，合思档案应运而生，为企业提供了全方位的解决方案。

合思档案解决方案：精准破局，多场景覆盖

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。通过线上一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件混序归档，大大提高了效率，会计档案无需打印，档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，企业可根据自身管理需求自定义归档目录。

证据链完整性解决方案借助可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下完整性检测方案，保障财务合规。

合思档案功能概览：全生命周期管理，智能高效

合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等多个环节。

在智能采集方面，可通过外部生态的规则引擎、业务映射等以及内部的EAI插件、API接口等进行多源采集。它支持多源采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，也支持手动采集和自主补录，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板等。

预归档服务具备自动归档、业务检测等功能。基础管理涵盖档号管理、账套管理等。档案服务包括身份调查、全文检索等。

智能制档方面，通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量，还可通过字段映射让查询更便捷。

此外，合思档案具备专用格式版式文件功能，自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本，支持自定义企业专用、个性化版式文件。

合思档案核心亮点：多重保障，高效便捷

合思档案具备多项核心亮点，为企业财务档案管理提供了强大的支持。

它能实现“四性检测+业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用，同时基于企业不同业务场景提供灵活的档案关系上下游检测。

大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。

实物备查功能通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

合思档案价值体现：降本增效，数据赋能

合思档案为企业带来了显著的价值。

它能显著降本增效，让企业更有效地“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案不打印，能节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。

让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

为不同角色带来价值，如CEO/高管可沉淀数据资产，保障合规管理，助力企业决策数智化；归档员/财务可提高工作效率，轻松完成档案管理；外部审计可实现档案外审在线化、可溯源。

合思档案典型使用场景：满足多元需求

合思档案在不同场景下都能发挥重要作用。

财务人员可进行多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询等操作，提高工作效率和准确性。

业务人员可通过授权检索、授权借阅等方式获取所需档案信息，满足业务需求。

审计人员可利用证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能，进行审计工作，保障审计工作的便捷性和准确性。

管理人员可通过统计报表、图表展示等方式，对档案数据进行分析和管理，为企业决策提供支持。

合思档案成功案例：实力见证，值得信赖

合思档案已经在众多企业中得到了成功应用。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业成本降低等。

某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用。合思档案的数据集成、业务检测、跨系统调阅方案实现统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某民办教育集团业务系统多、数据隔离，档案管理存在采集、存储、整理、利用等方面的问题。合思档案的数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。

合思档案市场定位与差异化优势：领先地位，独特价值

合思是为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。

合思档案具备广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。

拥有100%自动归档能力，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。

符合国家政策要求，电子会计档案合规性管理严格，且具备灵活承接、持续迭代的能力，能满足接收管理数电票的需求，及时应对变化。

在数电票时代，合思档案凭借其强大的功能、卓越的性能和成功的实践经验，助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将持续迭代升级，为企业提供更优质、更高效的财务档案管理解决方案。

企业应抓住数字化转型的机遇，选择合思档案，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。如果您想了解更多合思档案信息，欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，也可通过微信公众号和小程序获取相关资讯。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身体验其强大功能和卓越价值。