在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在这场转型浪潮中也有着自己的探索与实践。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业，展现出强大的发展潜力。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。然而，尽管付出了诸多努力，整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期的转型效果存在较大差距。就在这时，2021年，动力源与合思展开了财务数字化合作，一场全新的变革就此拉开帷幕。接下来，让我们深入了解动力源在财务数字化转型过程中遇到的问题，以及合思提供的解决方案。
转型痛点：财务数字化路上的绊脚石
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多系统迷宫：操作繁琐合规难
在动力源的财务数字化转型初期，多系统操作成为了员工和财务人员的一大困扰。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，耗费大量时间和精力。而财务人员在处理报销数据时，只能通过手工录入系统，不仅效率低下，还容易出现错误。发票验真、查重等工作也只能依靠手工进行，导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们无法将更多精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。 -
数据孤岛：信息割裂难联动
动力源的财务系统存在着严重的割裂问题，同一个报销信息，审批、预算、差标等功能分散在多个系统中管理，无法实现及时联动。这导致财务制度难以落地，数据报表只能依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营进行及时的调整和优化。这种信息滞后的情况，就像企业在黑暗中摸索前行，增加了决策的风险和成本。 -
业务复杂：报销稽核挑战多
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了报销的复杂性。财务人员在处理这些报销时，需要花费大量的时间和精力进行审核，工作效率低下，而且容易出现错误。 -
组织繁杂：流程统一困难多
随着公司组织架构扩展到全国，动力源面临着管理程度不一致的问题。总部和分公司的出差申请方式不同，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。这种复杂的组织架构和繁琐的业务流程，不仅增加了员工的工作负担，也影响了企业的运营效率。
合思方案：破解财务数字化难题的密钥
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系统集成：打破数据孤岛
合思为动力源提供的解决方案中，系统集成是关键的一环。合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行了同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让员工告别了多系统繁复操作的困扰。员工在合思费控系统中就可以获取到所需的各种信息，大大提高了工作效率。 -
无需报销：提升员工幸福感
合思的“无需报销”解决方案为动力源的业务人员带来了极大的便利。业务人员因公消费时无需垫资、无需开票，幸福感得到了显著提升。消费过程受到申请单和差标的管控，确保了消费的合规性。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的自动化操作，不仅提高了财务工作的效率，也降低了人为错误的风险。 -
强连接能力：加速数据流转
合思费控系统具有强大的系统连接能力，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息可以自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计的效率。这种高效的数据流转方式，让企业的财务数字化转型更加顺畅。
实施步骤：方案落地的坚实保障
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全面梳理：精准定位需求
合思与动力源团队紧密合作，对动力源的现有系统和业务流程进行了全面的梳理和分析。通过深入了解动力源的业务特点和需求，确定了系统集成的具体内容和方式。这一步骤为后续的系统对接和方案实施奠定了坚实的基础。 -
系统对接：确保数据同步
在全面梳理的基础上，合思逐步完成了HR系统、BPM系统与合思费控的对接工作。在对接过程中，合思团队严格把控数据质量，确保数据的准确同步和实时更新。通过不断的测试和优化，解决了对接过程中出现的各种问题，保证了系统的稳定运行。 -
员工培训：提升使用体验
为了让动力源的员工更好地适应新的财务数字化系统，合思对员工进行了全面的培训。培训内容包括无需报销的流程和操作方法等，帮助员工熟悉新系统的功能和使用技巧。通过培训，员工的使用体验和接受度得到了显著提高，为方案的顺利实施提供了有力保障。 -
持续优化：保障方案稳定
在实施过程中，合思不断进行测试和优化，及时解决出现的问题。通过收集员工的反馈意见，对系统进行持续改进，确保解决方案的稳定运行。这种持续优化的工作模式，保证了合思的解决方案能够始终满足动力源的业务需求。
显著成果：见证方案的卓越成效
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效率飞升：报销周期大幅缩短
合思的财务数字化解决方案为动力源带来了显著的效率提升。应用前，动力源员工的报销周期普遍为4周，而应用合思解决方案后，报销周期由4周缩减至1周以内，效率提升了300%。这不仅让员工能够更快地拿到报销款，也提高了员工的工作积极性。 -
成本降低：会计工作量大幅缩减
合思的解决方案使会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力，投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。 -
体验革新：操作流程简化升级
多系统集成和数据互通，让动力源的操作体验得到了全面革新。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程。员工在使用过程中感受到了极大的便利，使用体验得到了显著提升。 -
管理升级：全程管控实时决策
合思的解决方案实现了管理的全程管控，从事前预算到事中控制，再到事后分析，管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
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