在当今的企业运营中，财务档案管理正面临着重重挑战。电子凭证在接收、报销、入账以及归档等环节存在着诸多难题，“最后一公里”的全面解决迫在眉睫。纸质档案管理更是困境丛生，接收、入账、归档工作繁琐，不仅让单位运行成本居高不下，还造成了大量资源的消耗。
在财务归档时，工作人员往往需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找起来极为不便，不仅无法实现实时调阅、同时借阅，精准查找也成了一件难事。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力要求巨大，成本高昂。更为关键的是，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代企业的管理要求。同时，企业的业务系统和财务系统众多且相互独立，数据无法互通，结构化数据提取困难，电子发票的打印、查重、验伪不仅耗时费力，还造成了纸张的浪费。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业财务档案管理带来了新的希望。
生态连接与流程打通
合思作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，推出了电子会计档案管理平台——合思档案。该平台全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节。
合思档案能够聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。在档案采集方面，它通过开放式接口互联自主采集，能够对大文件进行自动切割，并实现数电票的自动化解析。在档案制档环节，合思档案可以进行智能关联、自动组装，开展四性检测、业务检测，还能自定义版式文件。合思档案的出现，为企业财务档案管理提供了一个全面、高效的解决方案，有助于企业在财务数据合规审计中更加从容应对。
核心功能亮点凸显
合思档案具有众多核心功能亮点，为企业财务档案管理带来了极大的便利。它具备便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，能够实现电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。
在智能采集方面，合思档案涵盖了外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）。预归档服务包括集成服务、规则引擎、元数据服务等。基础管理涉及档案存储、检索、借阅、销毁等。档案服务则包含辅助审计、项目管理、统计分析等。
从业务层来看，它涵盖了内部产生的记账凭证、报销单据等，以及外部接收的银行回单、OA系统等，同时还涉及核算系统的财务系统、资金系统等。在应用层，合思档案可辅助审计、进行证据方案库等工作。在档案利用方面，合思档案具备多维检索、一站式预览功能，支持在线借阅、异构系统联查，可实现实物混序归档、可视化盘点档案数据。这些功能使得企业在进行财务数据合规审计时能够更加高效、准确地获取所需信息。
用户收益显著提升
使用合思档案能够为企业带来诸多显著的收益。首先，自动化归档让企业告别了重复性工作，档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为财务数据合规审计提供了有力支持。
以北京一家年有20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本可达30万元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14235元，年节约人力成本24000元，年总节约成本达338910元。
合思档案还能大幅提升档案整理匹配效率。例如，好想你使用合思档案后减少了90%的人工耗时，海亮教育提升了90%的档案整理匹配效率。此外，合思档案能够保障档案合规性，通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，为财务数据合规审计提供了可靠的保障。
典型场景应用广泛
在企业财务档案管理的多个典型场景中，合思档案都有着出色的应用表现。
在电子凭证处理场景中，合思档案可实现电子凭证的采集、验签、解析、校验，自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档。这一系列操作不仅提高了电子凭证处理的效率，还确保了数据的准确性和合规性，为财务数据合规审计提供了坚实的数据基础。
对于档案检索场景，合思档案支持多维检索条件，能够快速定位所需档案。通过档案关系，可实现凭证、发票、回单、业务单据等的组合式穿透预览。这使得企业在进行财务数据合规审计时能够迅速获取相关档案信息，提高审计效率。
在业务流程优化场景，合思档案能打破数据孤岛，实现业财一体化数据融合，通过数字化平台固化流程，提高效率。在合规审计场景，合思档案以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升审计效率，支持灵活的账户权限配置，审计人员可通过专用账号下载所需电子源文件，为财务数据合规审计提供了便利。
客户案例彰显实力
众多企业已经通过使用合思档案取得了显著的成效。
好想你使用合思档案后，打破了数据壁垒，实现了数据同源，一键联查提升了工作效率。自动组装便于审计，提升了审计效率。借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物匹配，查阅者查询电子档案即可定位实物位置。使用后减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年，在财务数据合规审计方面也更加得心应手。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。去人工化减少了50%的人力成本，资产化深度分析档案数据满足了内审需求。纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%，在财务数据合规审计中也能更加高效地完成工作。
云海肴通过合思落地财务数字化，提高了总部和门店业财融合效率80%。记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，财务档案利用便捷，多维检索能力满足多场景查询需求。节省了打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%，业财融合达成80%，100%合规降本，为财务数据合规审计提供了有力支持。
金牌橱柜使用合思档案统一存储凭证、单据等四证，搭建了业务证据链，实现了数据共享、一站式查阅，银行回单无纸化。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%，在财务数据合规审计中表现出色。
在我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已经到来的当下，合思档案具有很好的参考价值和借鉴意义。它能推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
合思秉承以客户为中心的服务理念，在多地设有研发中心和直营服务网络，通过众多合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
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