合思档案：解锁企业财务档案管理新密码

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025 年数电票全覆盖的目标近在咫尺，企业亟需补齐信息化建设的短板，以适应“数字化凭证时代”的新要求。

纸电混合时代，企业不同角色都在为财务档案管理问题所困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据缺乏汇总整理、难以分析利用的难题；财务人员每日需面对海量档案数据，整理工作耗时耗力，手动匹配、核对确认的过程枯燥又繁琐；业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存与上交流程繁琐，浪费了大量时间。同时，企业还承受着高显性成本、高隐形成本和高合规风险。如纸质凭证输出耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求巨大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据难以有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业财务档案管理带来了新的曙光。

破局之钥合思档案解决方案

合思档案针对企业财务档案管理的痛点，精心打造了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。

对于 CEO/高管而言，合思档案犹如一位得力助手，能沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在数字化转型的浪潮中，合思档案能提升财务服务效率，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员，合思档案是提高工作效率的利器。它让财务人员告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

在财务数据合规审计方面，合思档案也有着出色的表现。对于外部审计，它可实现审计不进档案室，让档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料，大大提高了财务数据合规审计的效率。

功能魔方合思档案功能概览

合思档案功能模块丰富多样，涵盖发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA 系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）等。

它具备电子会计档案全生命周期管理功能。在智能采集方面，外部生态有规则引擎、业务映射等，内部有 EAI 插件、API 接口等；预归档服务包括自动归档、业务检测等；基础管理涵盖档号管理、账套管理等；档案服务提供身份调查、全文检索等；统计分析可进行进销项统计、资金统计等；应用层有辅助审计、证据方案库等。

合思档案支持多源采集，一方面是接口互联自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案；另一方面是手动采集自主补录，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张 PDF 大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置 Excel 导入模板，实现结构化数据批量导入。

在智能制档方面，通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。同时，它还具备字段映射功能，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员在财务数据合规审计等工作中查询更便捷、分析更直接。

核心利刃合思档案产品核心亮点

合思档案具有众多核心亮点，为企业财务档案管理带来了诸多便利。它支持便捷调阅不打印，混序归集免组装。打破物理空间限制，企业人员可在线自由调阅档案。预置规则引擎能自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。它融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地，在财务数据合规审计中也能更高效地获取所需档案。

在合规检测方面，合思档案做到应收尽收，“四性检测 +“业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置；保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。四性检测满足由国家档案局发布《文书类电子档案检测一般要求》中相关四性检测要求，为财务数据合规审计提供了坚实的合规保障。

其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，进一步提升财务数据合规审计的精准性和全面性。

价值灯塔合思档案产品价值体现

合思档案能为企业带来显著的价值。在降本增效方面，它让企业彻底告别传统手工归档，档案不打印，能节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性，在财务数据合规审计过程中也能减少不必要的成本支出。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，使得财务数据在各个环节之间流转更加顺畅，为财务数据合规审计提供了完整的数据链条。

它让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。企业可以通过对档案数据的深入分析，做出更明智的决策，在财务数据合规审计中也能更好地发现潜在问题。

合思档案还能实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现企业效益最大化，为财务数据合规审计创造更有利的条件。

应用舞台合思档案典型使用场景

合思档案适用于多种典型场景。在多系统数据互联场景中，有些企业会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案可以有效整合这些数据，提高档案管理效率，为财务数据合规审计提供准确的数据来源。

对于共享中心统建场景的集团型企业，档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难。合思档案的解决方案可以实现标准化管理，提高整理匹配效率，降低存储空间成本，确保财务数据合规审计的顺利进行。

企业年单据量较大时，会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。合思档案能实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，简化装订流程，提高管理效率，在财务数据合规审计中也能快速提供所需单据。

在业务系统多且数据隔离场景下，企业在采集、存储、整理、利用环节存在诸多问题，如采集环节业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理；整理环节财务账表归档装订复杂；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找。合思档案可以解决这些问题，实现数据集成、智能化制档和跨系统调阅，为财务数据合规审计提供便利。

成功典范合思档案成功案例

某企业年单据量 2.6 亿，会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。合思档案为其提供多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1 分钟快速定位数据，减少打印与邮寄的解决方案。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标良好，如凭证总量 14W +、单据总量 50W +等，在财务数据合规审计中也能高效配合。

世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年，为财务数据合规审计提供了规范、高效的档案管理基础。

某企业会计档案管理低效，合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一；接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总成本 30W +/年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，大大提高了财务数据合规审计的效率和准确性。

中国最大的 K12 民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用环节存在低效问题。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态 API 接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为财务数据合规审计提供了全面、准确的数据支持。

市场领航合思档案市场定位与差异化优势

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。它秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市。

在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务 6000 +企业客户，是福布斯中国科技 50 强，通过 SOC1、SOC2 安全认证，信息安全等级保护三级认证。拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点 100%成功验收。

合思自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性，在财务数据合规审计中能提供更安全、可靠的保障。

合思档案能帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现显著的降本增效，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现资源重组，提升企业效益。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将不断创新和完善，为企业提供更优质、更高效的财务档案管理解决方案，助力企业更好地适应数字化时代的发展需求。

如果您想体验合思档案为企业财务档案管理带来的变革，开启高效、合规的财务档案管理之旅，欢迎拨打 400 – 105 – 6505，访问 www.hosecloud.com，或通过微信公众号和小程序了解更多详情，还可免费试用合思档案系统。