在科技日新月异的今天，企业的数字化转型已成为时代发展的必然趋势。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，自1995年成立以来，凭借着卓越的技术和创新能力，成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业，展现出强大的发展潜力。
这家拥有2400名左右员工、8家子公司、全国30多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家设立分支机构的大型企业，涵盖了24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。使用部门包括营销中心、人力资源部、财经管理部、IT管理部、战略管理部、生产中心等。然而，随着企业规模的不断扩大和业务的日益复杂，动力源在财务数字化转型的道路上遇到了诸多问题。报销风险监控成为了企业亟待解决的难题，传统的财务系统已经难以满足企业高效、合规的管理需求。
困境之殇：转型前的重重迷雾
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流程繁杂：系统迷宫中的艰难跋涉
2011年，动力源就敏锐地察觉到财务数字化转型和业财融合的重要性，先后自建了费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发了报销系统。然而，理想很丰满，现实却很骨感。整体流程依然复杂得像一座迷宫，系统之间壁垒高筑，与预期的高效、便捷差距较大。员工在进行申请单提交时，需要在各个系统之间频繁切换，就像在不同的城市之间奔波，操作体验极差。而财务人员在处理报销数据时，只能通过手工录入系统，发票验真、查重也都依靠手工完成。这不仅效率低下，还难以避免假票、错票、重票的情况发生，报销风险监控几乎成为了一场难以把控的“游击战”。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力，使得他们无法将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。 -
数据孤岛：信息滞后的决策困境
系统的割裂导致数据分散在各个角落，形成了一个个“数据孤岛”。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这就好比一个团队的成员各自为战，缺乏有效的沟通和协作，财务制度难以落地实施。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且信息滞后。管理者无法实时掌握准确的数据信息，就像在迷雾中驾驶船只，无法及时对业务运营进行调整和优化。报销风险监控也因为数据的不及时和不准确而变得异常困难，企业面临着潜在的财务风险。 -
业务复杂：报销稽核的艰难挑战
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了报销管理的难度。在这种复杂的业务环境下，报销风险监控的难度呈几何级增长，传统的管理方式已经无法满足企业对财务合规和风险控制的要求。
破局之钥：合思的智慧解决方案
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系统集成：搭建数据互通的桥梁
合思针对动力源的问题，首先在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，让人员信息在不同系统之间实现无缝流通。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，打破了系统之间的壁垒，建立了一个数据互通的桥梁，为报销风险监控提供了准确、及时的数据支持。 -
无需报销：开启高效合规的新篇章
合思提出的无需报销方案，为动力源的员工和财务人员带来了全新的体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费过程受到申请单和差标的严格管控，确保每一笔消费都符合企业的规定，从源头上降低了报销风险。财务人员则可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的自动化操作，不仅提高了报销效率，还极大地减少了人为错误，加强了报销风险监控的力度。 -
连接能力：打破数据流转的壁垒
合思的系统具有强大的连接能力，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。这使得动力源的各个系统之间能够实现数据的顺畅流转，打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计的效率。通过这种方式，企业能够实时掌握报销数据的动态，及时发现潜在的风险，加强报销风险监控的实时性和有效性。
落地之路：方案实施的步步为营
合思与动力源展开了紧密的合作，基于动力源的实际情况和需求，进行系统集成和产品应用的部署。项目团队首先对动力源现有的各个系统进行了深入的调研和分析，制定了详细的对接和同步方案。在数据对接过程中，严格把控数据的准确性和完整性，确保各个系统之间的数据能够准确无误地流通。
同时，为了确保新系统的顺利运行，合思为动力源的员工提供了全面的培训。培训内容包括系统的操作方法、报销流程的变化、报销风险监控的要点等。通过培训，员工能够快速熟悉新系统的使用，提高工作效率，减少因操作不当而带来的风险。在实施过程中，合思还建立了完善的售后服务体系，及时解决动力源在使用过程中遇到的问题，确保系统的稳定运行。
成效之喜：转型后的显著提升
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体验革新：效率提升的惊人飞跃
合思的解决方案使得动力源实现了多系统集成，数据互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工能够更快地拿到报销款项，减少了资金压力，提高了工作积极性。同时，报销风险监控也更加及时和有效，能够在第一时间发现和处理异常报销行为。 -
成本节约：人力减负的显著成效
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员从繁琐的基础工作中解放出来，能够将更多的精力投入到财务分析、预算管理等更有价值的工作中。报销风险监控也从原来的事后检查转变为事前预防和事中控制，大大降低了企业的财务风险。 -
流程简化：员工体验的极大改善
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，员工的使用体验得到了极大提升。同时，系统的自动化和智能化也加强了报销风险监控的力度，确保每一笔报销都符合企业的规定。 -
合规高效：财务管控的全面升级
财务审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力做更有价值的工作，如财务战略规划、成本控制等。报销风险监控也更加精准和高效，为企业的财务安全保驾护航。
评价之声：动力源的高度认可与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”动力源对合思的解决方案给予了高度评价，也充分证明了合思在财务数字化转型领域的专业能力和强大实力。
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