在企业的日常运营中，会计档案管理一直是一项至关重要却又充满挑战的工作。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理正面临着全新的考验。据统计，90%的企业在纸电混合时代遭遇了诸多棘手问题。企业高管常常为纸质档案管理成本居高不下、数据难以有效分析利用而苦恼；财务人员则被海量的档案数据和繁琐的整理工作压得喘不过气；业务人员更是在报销纸质票据的复杂流程中疲于奔命。
纸质档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出所需的高额耗材费用，以及对档案室和档案柜等大量存储空间的需求；还隐藏着高隐形成本，像手工装册归档的重复性劳动，以及查询调阅条件的粗糙导致数据无法充分利用；更伴随着高合规风险，例如电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素还可能导致纸质档案的损坏。这些问题严重制约了企业的发展，也影响了差旅报销效率提升。
合思档案整体解决方案：一站式满足多元需求
合思档案凭借其领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，为企业提供了全面且专业的会计档案管理方案。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据以及自定义档案的自动匹配，真正做到应收尽收。
对于CEO和企业高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障企业的合规管理。它可以提升企业财务档案的利用效率，深入挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策实现数智化，从而达到降本增效的目的，推动企业实现绿色低碳运营，为差旅报销效率提升奠定坚实基础。
对于归档员和财务人员来说，合思档案能够帮助他们提高工作效率，告别重复低价值的工作。它使档案数据同源，全流程实现透明流转，便于监控和分析，让档案管理工作变得轻松简单，同时提高档案的利用效率，使差旅报销流程更加顺畅。
对于外部审计工作，合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源。它支持一键查询借阅，权限可以一键下放或回收，让财务人员无需再与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率，也有助于差旅报销效率提升。
合思档案核心功能亮点：数据处理与档案管理的卓越之选
- 大数据解决方案：海量数据高效处理
合思档案的大数据解决方案具备强大的处理能力，支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。它深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，全面提高档案管理效率，释放档案数据的价值，为差旅报销效率提升提供有力的数据支持。 - 档案扩展解决方案：自定义管理灵活高效
该方案可自定义档案类型，实现全流程的扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。同时，它还提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口的配置化，满足企业多样化的档案管理需求，进而促进差旅报销效率提升。 - 证据链完整性解决方案：保障财务合规
通过可视化的规则引擎，合思档案提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，并自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，保障企业财务合规，为差旅报销的合规性提供保障。 - 数电票解决方案：全流程自动化管理
合思档案的数电票解决方案实现了数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档的端到端全流程自动化。它支持以数电票为代表的9类电子凭证相关操作，实现全流程闭环管理，提高了数电票处理的效率，也有利于差旅报销效率提升。
企业使用合思档案的收益：成本、效率与合规的多重提升
- 显著降本增效
使用合思档案能够显著降低企业成本，可节约70%的纸张成本和75%的整理成本。档案无需打印，企业可以更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统的手工归档方式，将节省下来的资源投入到更有价值的业务中，从而提升差旅报销效率。 - 完善信息化建设
合思档案作为闭环全量业财系统的“连接器”，能够补足企业信息化建设的空白，拉通业财税档全链路。它使企业的财务管理更加集成化和智能化，提高了企业的整体运营效率，为差旅报销流程的优化提供了有力的技术支持。 - 激活数据价值
合思档案让数据“活起来”，真正实现档案数据的有效利用。从数据到决策，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到显著提升。企业可以基于准确的数据进行决策，提高决策的科学性和准确性，进而促进差旅报销效率提升。 - 符合政策要求
在当前经济环境下，企业需要更加注重合规管理。合思档案符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。企业可以放心使用合思档案，避免因合规问题带来的风险，保障差旅报销的合规性。
合思档案典型场景应用：适应多样业务需求
- 单套制解决方案场景：便捷调阅与合规管理
在单套制解决方案场景下，合思档案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程包括实物流转和电轨运行两个部分。实物流转涵盖了业务流转、档案采集、档案制档、档案管理、财务入账等环节；电轨运行则实现了线上一套电子数据管理，保证财务档案证据链完整，档案数据可相互穿透查询，纸质原文件混序归档，会计档案应收尽收且合规，有效提升了差旅报销的效率和合规性。 - 共享调阅解决方案：满足多维度查询需求
共享调阅解决方案可满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。不同人员如财务人员、业务人员、审计人员、管理人员都有相应的查询方式，为差旅报销的查询和审核提供了便利。 - 实物备查场景：智能管理实物档案
在实物备查场景下，合思档案智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联，对实物档案进行全流程管理定位。包括打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程可逆且可根据实际场景搭配；支持集团共享、批量作业，实时监控实物档案归档进度；服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单，确保实物档案与电子档案的一致性，有助于提高差旅报销的准确性。 - 多源采集场景：灵活采集会计资料
多源采集场景下，合思档案实现了接口互联，自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案；同时支持手动采集，自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，有多种便捷手动数据补录方式，为差旅报销的原始数据采集提供了多种途径。
合思档案成功案例：实际效果见证价值
- 某企业：电子化管理提升效率
某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标良好，如数据加载快、关联匹配时间短、关联次数多等，有效提升了差旅报销效率。 - 某集团型企业：标准化落地保障合规
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效包括实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保，提高了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本，为差旅报销的合规性和效率提供了保障。 - 某企业：集成方案优化管理
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，成本效益对比明显，预估节省总体成本30W +/年，提高了合规性，减少了档案匹配和查询耗时，有助于差旅报销效率提升。 - 某教育集团：智能化管理简化流程
某中国最大的K12民办教育集团之一面临业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散难以查找等问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为差旅报销提供了更便捷的管理方式。
如果你也面临着企业会计档案管理的难题，渴望实现差旅报销效率提升，不妨立即行动起来。合思档案能有效解决企业会计档案管理的各类痛点，实现降本增效、合规管理等目标。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，电话是400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。欢迎随时联系我们，开启免费试用，开启高效、合规的会计档案管理之旅。
