在科技飞速发展的今天，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在这场转型浪潮中迈出了重要步伐。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。然而，随着时间的推移，整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期的效果存在较大差距。直到2021年，动力源与合思展开了财务数字化合作，一场基于自动化报销审批的变革悄然拉开帷幕。
动力源：复杂业务下的财务困境
动力源拥有约2400名员工，旗下有8家子公司，在全国设立了30多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家也设立了分支机构。公司内部组织架构复杂，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。这样庞大而复杂的业务体系，给财务报销带来了诸多挑战。
首先，多系统操作体验差、手工录入合规难。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，操作繁琐。报销数据需要财务人员手工录入系统，发票验真、查重也只能依靠手工进行，这使得假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，效率低下。
其次，系统割裂、数据分散、信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整。
最后，业务覆盖面广、报销模式复杂。动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车则由员工垫资，这进一步增加了报销的复杂性。
合思：量身定制的自动化报销审批解决方案
面对动力源的财务困境，合思为其量身定制了一套以自动化报销审批为核心的解决方案。
系统集成是解决方案的重要一环。合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过系统集成，打破了数据壁垒，为自动化报销审批提供了数据基础。
无需报销模式是合思解决方案的一大亮点。它颠覆性地重塑了商旅出行流程，带来了诸多优势。一方面，业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，实现了报销流程的自动化。另一方面，系统连接能力强。合思采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒，为自动化报销审批提供了技术保障。
精心实施：确保解决方案落地生根
为了确保解决方案能够顺利实施，合思团队采取了一系列精心的步骤。
首先，合思团队对动力源的现有系统和业务流程进行了全面梳理。他们深入了解动力源的数据架构和业务需求，为解决方案的设计提供了准确的依据。
接着，按照解决方案的设计，合思团队逐步完成了HR系统、BPM系统与合思费控的集成工作。在集成过程中，他们严格把控数据的准确性，确保数据能够准确同步，为自动化报销审批奠定了坚实的基础。
然后，合思团队对动力源的员工进行了培训。他们详细讲解了无需报销的流程和新系统的操作方法，使员工能够快速熟悉并掌握新的报销方式，提高了员工的操作效率。
在实施过程中，合思团队密切关注系统运行情况。一旦出现问题，他们及时解决，保障了项目的顺利推进。通过全程的跟踪和维护，确保了自动化报销审批系统的稳定运行。
显著成效：动力源财务变革的硕果
经过一段时间的实施，合思的解决方案在动力源取得了显著的成效。
多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工能够更快地拿到报销款项，提高了员工的满意度。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，减轻了员工的经济压力。
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力去做更有价值的工作，如财务分析和决策支持。
管理实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，实时了解企业经营数据。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
高度评价：动力源对合思方案的认可
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”动力源对合思的解决方案给予了高度评价，这也证明了合思在财务数字化领域的专业能力和解决方案的有效性。
行动号召：开启财务数字化高效之旅
如果您的企业也面临着财务数字化转型的挑战，希望提升财务效率、降低成本、实现精细化管理，不妨选择合思的财务数字化解决方案，尤其是其核心的自动化报销审批功能。合思凭借专业的团队和先进的技术，能够为您的企业量身定制解决方案，帮助您解决财务报销中的难题。现在，您可以免费试用合思的财务数字化解决方案，开启企业的高效运营之旅。
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