在当今竞争激烈的商业环境中，世界 500 强旗下的教育服务品牌一直以卓越的教育质量和广泛的业务布局引领行业发展。然而，在财务档案管理领域，该企业却面临着诸多挑战。
企业的业务和财务系统众多，且相互独立，导致数据无法互通。这种状况使得结构化数据的提取变得异常困难，就像在茫茫大海中寻找一颗针。电子发票的打印、查重和验伪工作不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费，与当下环保的理念背道而驰。
实物存档方面，大量的纸质档案占用了较多的物理空间，需要专人进行管理，这无疑增加了企业的成本。然而，即便投入了如此多的人力和物力，档案损坏的情况仍时有发生，企业面临着合规风险，这就如同悬在头上的一把利剑，时刻威胁着企业的正常运营。
不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗费了大量的时间，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿和报表的装订要求极高，操作起来费时费力。而且，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，导致档案资产的利用率极低。差旅管理中的合规风险也在这样的管理模式下逐渐凸显，因为财务档案管理的不规范可能会影响到差旅费用报销等环节的合规性。
全生命周期电子化会计档案管理方案揭秘
合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为该客户量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案。差旅管理中的合规风险在这一方案中也得到了有效的管控。
该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案（载体档案数字化副本）、自研 OA、金蝶 EAS 以及实物档案等。合思拥有超过 40 种的自动封装接口，能够广泛连接异构系统，企业无需进行开发成本投入，就能实现档案的应收尽收。这就好比搭建了一个四通八达的高速公路网络，让各种档案数据能够顺畅地流通。
接口传输方式也十分灵活，支持影像支撑、外部设备扫描和人工上传。无论档案数据以何种形式存在，都能轻松接入系统。
自动归档功能更是强大，包含智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁和权限监控等一系列功能。会计类档案管理范围广泛，涵盖了内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等多种类型。
方案实施的步步为营
合思的方案实施过程严谨有序，每一步都紧密相连。
首先，通过广泛连接异构系统，将不同来源的档案数据进行收集，确保档案应收尽收。这一步就像是一场精心策划的战役，将分散在各个角落的“情报”汇聚到一起。
接着，利用接口传输方式，如影像支撑、外部设备扫描、人工上传等，将档案数据接入系统。这就好比为数据打开了一扇扇大门，让它们能够顺利进入系统的“怀抱”。
系统接入数据后，会进行智能组单、四性检测等操作，完成自动归档。这一系列操作就像是一位技艺精湛的工匠，将杂乱无章的材料加工成精美的艺术品。
最后，运用强大的规则引擎自定义搭建，实现亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝对接。这就好比给企业配备了一双“火眼金睛”，能够在海量的数据中迅速找到所需的信息。在这个过程中，差旅管理中的合规风险也能通过对财务档案的有效管理得到更好的把控。
方案实施后的硕果累累
经过合思方案的实施，该企业取得了显著的成果和效益。
年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。这就好比给企业的财务工作装上了一台高速运转的发动机，让整个工作流程更加顺畅。
档案的多维度穿透查询功能，使得档案借阅以电子借阅为主，简便高效。员工无需再为寻找纸质档案而四处奔波，只需轻点鼠标，就能快速获取所需的档案信息。
通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率 91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。这充分证明了合思方案的有效性和先进性。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业不再需要为大量的纸质档案寻找存放空间，也无需投入大量的人力和物力进行档案维护，真正实现了降本增效。同时，也有效降低了差旅管理中的合规风险，因为规范的财务档案管理有助于确保差旅费用报销等环节的合规性。
客户的高度评价与认可
企业财务相关负责人对合思的方案给予了高度评价。他表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。这不仅是对合思方案的肯定，更是对合思专业能力和服务水平的认可。差旅管理中的合规风险在合思方案的助力下得到了有效控制，让企业能够更加安心地开展业务。
携手合思开启财务新征程
合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能，能有效简化报销流程，提高财务管理效率。在差旅管理方面，也能通过规范的财务管理减少合规风险。
合思还提供定制化服务，根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案。无论企业面临何种财务难题，合思都能提供最适合的解决方案。
合思拥有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障。从方案的设计到实施，再到后续的维护和升级，合思团队都会全程陪伴，确保客户能够顺利使用系统。
为了让更多企业体验到合思的优质服务，合思提供免费试用，新客户可体验一个月的无忧体验版。如果您的企业也面临着财务档案管理难题，或者想要降低差旅管理中的合规风险，不妨抓住这个机会，免费试用合思，开启财务数字化管理的新篇章。
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