在当今数字化浪潮的推动下，电子凭证数字化转型已成为不可阻挡的趋势。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现数字化。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证开具端已基本完成数字化适配，电子凭证接收、报销、入账、归档等难题即将得到全面解决，全流程无纸化时代已然来临。
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它犹如一颗璀璨的新星，在电子会计档案领域闪耀着独特的光芒，为企业的数字化转型提供了强大的支持。
痛点剖析：电子凭证转型下企业的困境
- 档案管理成本效益分析之难题凸显
在电子凭证数字化转型的大背景下，众多企业在档案管理方面面临着诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性。档案遗失的情况难以避免，一旦档案遗失，不仅会影响财务工作的正常进行，还可能带来合规风险。
纸质档案受限于时间和空间，查找时要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本高昂。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足现代化管理的要求。
COMMUNE 幻师同样面临着档案管理的困境。档案耗材、打印、存储成本居高不下，门店报销周期长达 2 个月，严重影响了企业的资金流转效率。同时，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，数据的安全性和完整性无法得到保障。
高新兴科技集团的档案管理成本也不容小觑。报销、采购付款等业务流程需要进行打印、整理、装订及归档，占用了大量的库房人员管理成本。借阅流程及实物借出繁琐，降低了工作效率。档案管理还存在隐患，电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规，档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患，缺少系统化控制。目前公司查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，耗费大量人力，不能实现跨系统调阅，档案利用效率极低。
海亮教育科技服务集团也深受档案管理问题的困扰。企业业务、财务系统多且互相独立，数据不互通，结构化数据提取困难。电子发票打印、查重、验伪耗时费力，还浪费纸张。实物档案资料存储占用大量物理空间，需设专人管理，成本高昂。实物档案损坏时有发生，企业面临较大风险。
策略揭秘：合思档案的破局之道
- 成本效益分析之整体策略引领
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
它实现了全流程的合规化、自动化、数字化。通过开放式接口互联，能够自主采集档案，无需人工干预，大大提高了工作效率。智能关联自动组装制档，确保档案的准确性和完整性。精准权限管控管理档案，保障数据的安全和隐私。多维检索一站式预览利用档案，让用户能够快速找到所需信息，实现实时调阅和精准查找。
模块解读：合思档案的核心功能
- 成本效益分析之核心模块赋能
合思档案的功能蓝图十分强大。它可以实现便捷调阅不打印，混序归集免组装，为企业节省了大量的时间和成本。其电子会计档案全生命周期管理涵盖了智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等多个环节。
在智能采集方面，它借助外部生态如 OCR 识别、RPA 技术等，以及内部系统如 EAI 插件、API 接口等，能够高效地采集各种档案数据。预归档服务集成了多种服务，包括规则引擎、元数据服务等，确保档案数据的准确性和规范性。基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能，为企业提供了全面的档案管理解决方案。档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等，帮助企业更好地利用档案数据，提升管理决策水平。
业务层涉及内部产生的记账凭证、报销单据等，外部接收的银行回单、OA 系统等，核算系统的财务系统、资金系统等，应用层的辅助审计、证据方案库等，形成了一个完整的业务生态系统，实现了数据的互联互通和共享。
优势突显：合思档案的独特魅力
- 成本效益分析之竞争优势凸显
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。雄厚的资金实力为其产品的研发和创新提供了有力保障。
公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这使得合思能够为客户提供及时、高效、优质的服务。
合思档案具有自动化归档的优势，告别了重复性工作，让员工从繁琐的档案管理工作中解脱出来，提高了工作效率。档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，为企业的管理决策提供了有力支持。
合思档案的成长历程丰富，2017 年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2020 年全面面向市场帮助企业完成试点工作，2022 年推出全新“单套制”解决方案，2023 年升级为「合思档案」，2024 年电子凭证中心上线全面支持 9 类电子凭证在企业中闭环管理。不断的创新和升级，使得合思档案始终保持着领先的技术水平和卓越的产品性能。
案例见证：合思档案的卓越成效
- 成本效益分析之成功案例佐证
众多企业在使用合思档案后，都取得了显著的成效。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了 90%的人工耗时，总部接收减少了 80%的管理耗时，借阅管理减少了 67%的管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。通过成本效益分析可以看出，合思档案为企业节省了大量的人力和物力成本，提高了工作效率。
COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%。这不仅降低了企业的运营成本，还提高了资金流转效率，为企业的发展注入了强大的动力。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案实现了统一存储，打破了数据孤岛；业务证据链完整，业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅；银行回单无纸化，档案匹配耗时减少了 84%，档案查询耗时减少了 80%，预估节省总体成本 30 万 + /年，档案合规性达到了 100%。从成本效益分析的角度来看，合思档案为企业带来了显著的经济效益和社会效益。
帆书使用合思档案后，仓储需求减少了 70%，纸张、档案盒、箱子节约近 90%，总节约成本 500 万/年，结账时间从 T + 15 缩短至 T + 5，装订人力成本缩减到 1 名实习生。这些数据充分证明了合思档案在降低成本、提高效率方面的卓越表现。
服务保障：合思的贴心支持
- 成本效益分析之服务体系护航
合思始终秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。强大的研发团队和广泛的服务网络，能够为客户提供全方位、多层次的服务支持。无论是产品的安装调试、使用培训，还是后续的维护升级，合思都能够及时响应客户的需求，确保客户能够顺利使用合思档案，实现成本效益的最大化。
展望未来：合思档案的美好愿景
合思档案在电子会计档案领域发挥着至关重要的作用。它能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。通过成本效益分析可以清晰地看到，合思档案为企业带来了实实在在的好处。
我们希望《电子会计档案实践案例集》能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。在未来的发展中，合思档案将继续秉持创新精神，不断提升产品性能和服务质量，为更多企业提供优质的电子会计档案解决方案。
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