在当今数字化浪潮中，企业的高效运营离不开科学的档案管理。高新兴科技集团，作为一家颇具影响力的上市公司和智慧城市物联网产品与服务提供商，一直致力于技术创新应用。每年，该集团将超过10%的营业收入投入到研发中，拥有核心知识产权超过2000项。其员工数量达3000 + 人，国内服务网点有170多个，同时拥有5个信息化系统，年银行回单数10万 + ，发票数15万 + ，电子凭证量30万 + 。如此庞大的业务规模，使得档案管理成为了集团发展中不容忽视的一环。然而，传统的档案管理模式逐渐暴露出诸多痛点，高新兴科技集团急需一个高效的解决方案，而合思的电子文档管理平台适时出现，为其带来了新的转机。
业务迷局：高新兴档案管理痛点剖析
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成本重压下的管理困境
高新兴科技集团的日常业务涉及大量的报销、采购付款等流程，这些流程都需要进行打印、整理、装订及归档等操作。这不仅占用了大量的库房空间，还耗费了库房人员的管理成本。而且，档案的借阅流程繁琐，实物借出更是麻烦重重，严重影响了工作效率。在传统的档案管理模式下，每一次的档案查询和借阅都需要耗费大量的时间和精力，这无疑增加了企业的运营成本。 -
合规隐患下的潜在风险
电子源文件的保存问题也是高新兴科技集团面临的一大难题。目前，该集团的电子源文件未进行合规保存，不符合会计电子档案管理法规。档案归档规范主要由人工控制，缺乏系统化的控制，存在着合规性隐患。一旦出现问题，可能会给企业带来严重的法律风险和经济损失。 -
低效利用下的资源浪费
在高新兴科技集团，查询相关发票、收付款凭据及其他附件的难度较大，需要耗费大量的人力。而且，目前的档案管理系统不能实现跨系统调阅，这使得员工在查询档案时往往需要在多个系统之间来回切换，极大地降低了工作效率。这种低效的档案利用方式，不仅浪费了企业的人力资源，也影响了企业的整体运营效率。
破局之钥：合思电子文档管理平台解决方案
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低成本连接：异构系统的无缝对接
合思的电子文档管理平台具有低开发成本的优势，能够对接各类异构系统。通过生成式接口，该平台可以自动采集档案数据，连接NCC、U9、OA、CBS等系统。这使得高新兴科技集团的各个系统之间能够实现数据的互联互通，打破了信息孤岛的局面。无需进行大规模的系统开发和改造，就能够实现档案数据的统一管理和共享，大大降低了企业的信息化建设成本。 -
智能制档：释放财务人员精力
合思电子文档管理平台实现了自动制档功能，能够释放财务人员的精力。凭证数据可以自动匹配组装，通过业务检测保障证据链完整。同时，档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。这不仅提高了档案管理的准确性和效率，还减少了人为错误的发生，让财务人员能够将更多的时间和精力投入到核心业务中。 -
全场景利用：打破系统壁垒
合思电子文档管理平台搭建了档案全场景数字化利用体系，打破了需要同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒。高新兴科技集团的员工可以通过该平台一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息，实现了档案的快速、便捷查询。无论是在办公室还是在外出办公时，都能够随时随地获取所需的档案信息，大大提高了工作效率。
落地之路：解决方案的实施步骤
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数据采集：开启数字化之旅
合思电子文档管理平台通过生成式接口自动采集高新兴各系统的档案数据，连接NCC、U9、OA、CBS等异构系统。在这个过程中，平台会对采集到的数据进行清洗和整理，确保数据的准确性和完整性。这是整个解决方案实施的第一步，也是至关重要的一步，为后续的档案管理工作奠定了坚实的基础。 -
凭证组装：构建完整业务链
对采集到的凭证数据进行自动匹配组装是解决方案的核心环节之一。合思电子文档管理平台通过业务检测保障证据链完整，同时可视化配置档案关联规则，实现不同系统、不同类别会计凭证的自动关联匹配及组装。这使得档案数据能够形成完整的业务链组合数据，方便企业进行查询和分析。 -
体系搭建：实现全场景利用
最后，合思电子文档管理平台搭建档案全场景数字化利用体系，打破系统壁垒，让高新兴可以一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息。在这个过程中，平台会根据企业的实际需求进行定制化开发，确保系统的功能和操作流程符合企业的业务特点。同时，平台还会提供培训和技术支持，帮助企业员工尽快熟悉和掌握系统的使用方法。
成效彰显：方案实施后的成果与效益
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效率飞升：归档效率提升90%
合思电子文档管理平台的实施，让高新兴科技集团的档案管理工作效率得到了极大的提升。归档效率提升了90%，这意味着原本需要花费大量时间和精力的档案归档工作，现在可以在更短的时间内完成。员工可以将更多的时间和精力投入到其他重要的工作中，提高了企业的整体运营效率。 -
成本骤降：年节约成本30万 +
除了提高工作效率，合思电子文档管理平台还为高新兴科技集团降低了运营成本。通过减少人工操作、提高档案利用效率等方式，该平台为企业年节约成本30万 + 。这不仅减轻了企业的经济负担，还提高了企业的竞争力。
客户之声：高新兴的高度评价
高新兴科技集团表示，合思的电子文档管理平台有效解决了他们在档案管理方面的难题。该平台大幅提升了工作效率，降低了成本，让企业的档案管理更加规范、高效。通过使用合思的电子文档管理平台，高新兴科技集团能够更好地应对日益增长的业务需求，实现了档案管理的数字化转型。
行动号召：选择合思，开启高效档案管理之旅
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，已经帮助众多企业如高新兴科技集团实现了降本增效、合规经营。如果您的企业也面临类似的档案管理难题，不妨选择合思的电子文档管理平台。合思秉承以客户为中心的服务理念，拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，能为您提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。现在就可以免费试用合思电子文档管理平台，体验高效档案管理的魅力！
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