在当今竞争激烈的商业环境中，企业的高效运营离不开精细化的财务管理。金牌橱柜家居科技股份有限公司，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，自1999年成立以来，凭借其国家认定厨房工业设计中心和“智能制造示范企业”的荣誉，在行业内占据了重要地位。然而，随着企业规模的不断扩大，金牌橱柜在财务档案管理方面逐渐面临着一些痛点，尤其是发票流程管理，成为了制约企业进一步提升效率的关键因素。而合思，一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其先进的解决方案，为金牌橱柜带来了发票流程优化的新契机。
金牌橱柜财务困局
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业务背景与现状
金牌橱柜业务广泛，在日常运营中产生了大量的财务数据和档案。这些档案涉及到凭证、单据、合同、回单等多个方面，在发票流程中，各个环节的数据管理尤为复杂。 -
痛点剖析
在整理环节，会计档案散落于各个系统之中，如同散落在不同角落的珍珠，难以串成完整的项链。档案数据难以有效利用，财务人员需要逐一打印相关文件，再进行手工匹配、组装、装订和上架等繁琐操作，发票流程在此环节效率极低。
在保管环节，财务部门需临时保管档案1年，之后再移交至综合档案管理部门。这一过程中，发票等重要档案的流转和交接存在一定的风险和管理难度。
在存储环节，虽然金牌橱柜设有独立的档案室来存放纸质档案，但随着业务量的增加，纸质档案的存储压力越来越大，且查找和管理也变得愈发困难。
在管理利用方面，金牌橱柜主要以纸质档案管理为主。每年进行实物稽查时，财务人员需要人工逐一翻查档案，这不仅耗费大量的时间和精力，而且容易出现遗漏和错误，严重影响了发票流程的准确性和效率。
合思妙手解难题
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统一存储铸根基
合思为金牌橱柜提供的解决方案中，统一存储是关键的一步。它打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，如同将散落的珍珠收集起来，统一储存、统一标准、统一管理。在发票流程中，所有相关数据都能在一个平台上进行集中管理，大大提高了数据的可利用性和管理效率。 -
业务证据链全打通
合思注重会计资料之间关系的搭建，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。在发票流程中，每一张发票都能与相关的业务活动和财务数据进行关联，形成完整的证据链。这样一来，财务人员在审核发票时，能够快速了解业务背景和相关信息，提高审核的准确性和效率。 -
数据共享便捷查
合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据共享和一站式查阅。在发票流程中，财务人员可以通过该平台快速查阅到所需的发票信息和相关档案，无需再在众多的纸质档案中苦苦寻找，查阅便捷高效，大大节省了时间和精力。 -
银行回单无纸化
海量的银行回单是发票流程中的一大难题。合思实现了银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现无纸化管理。这不仅减少了纸质回单的打印和存储成本，还提高了数据的准确性和处理效率，助力金牌橱柜在发票流程中实现降本增效。
方案实施步步精
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智能采集引数据
合思利用外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）对档案数据进行智能采集。在发票流程中，通过OCR识别技术可以快速准确地识别发票上的信息，将其转化为电子数据；RPA技术则可以自动完成一些重复性的操作，提高采集效率。这些技术的应用，为发票流程的优化奠定了坚实的基础。 -
预归档服务初处理
采集到的数据需要进行初步处理，合思通过集成服务、规则引擎、元数据服务等对采集的数据进行预归档服务。在发票流程中，系统可以根据预设的规则对发票数据进行分类、整理和验证，确保数据的准确性和完整性。 -
基础管理保规范
合思的档案平台提供了档案存储、检索、借阅、销毁等基础管理功能。在发票流程中，财务人员可以通过该平台对发票档案进行规范管理，确保档案的安全和可追溯性。例如，在借阅发票档案时，可以进行严格的审批和记录，避免档案的丢失和滥用。 -
档案服务展价值
合思不仅提供基础的档案管理功能，还为企业提供辅助审计、项目管理、统计分析等服务。在发票流程中，这些服务可以帮助企业更好地利用发票数据，发现潜在的问题和风险，为企业的决策提供有力支持。例如，通过统计分析发票数据，可以了解企业的采购情况和费用支出情况，为成本控制和预算管理提供依据。
优化成果显效益
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时间成本双降低
通过合思的解决方案，金牌橱柜在发票流程优化方面取得了显著的成果。档案匹配耗时减少了84%，财务人员不再需要花费大量的时间进行手工匹配，大大提高了工作效率。档案查询耗时减少了80%，财务人员可以快速准确地查询到所需的发票信息，提高了工作的响应速度。 -
成本节约有成效
预估金牌橱柜每年可节省总体成本30万+。这主要得益于银行回单无纸化管理、档案存储成本降低等方面。在当前经济环境下，成本的节约对于企业的发展至关重要，合思的解决方案为金牌橱柜带来了实实在在的经济效益。 -
合规管理有保障
档案合规性达到了100%。合思的解决方案严格遵循相关法律法规和企业内部管理制度，确保了发票档案的合法性和规范性。在审计和监管检查中，金牌橱柜能够轻松应对，避免了因档案管理不规范而带来的风险。
金牌橱柜满意赞
虽然文档中未明确提及金牌橱柜对合思解决方案的具体评价，但从实现的降本增效和合规管理等目标可以推测，金牌橱柜对合思的解决方案非常满意。合思的发票流程优化方案，帮助金牌橱柜解决了财务档案管理中的痛点，提高了财务管理的效率和水平，为企业的发展提供了有力支持。
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合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，合思拥有众多成功案例。截至目前，7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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