在当今数字化浪潮席卷的时代，国家政策正大力推动电子凭证数字化转型。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，到 2023 年 12 月 1 日已全面覆盖全国 36 省区市。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准，推动电子凭证全流程标准化、无纸化处理，这标志着电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
然而，随着试点工作的不断深入，电子凭证全面数字化应用遭遇了诸多难题。凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难、容易丢失等多重数字鸿沟，严重阻碍了单位会计数字化转型的进程。企业在这一趋势下面临着巨大的挑战，如何在数字化浪潮中实现财务的高效管理，成为了众多企业亟待解决的问题。
北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，为企业解决难题，助力企业挖出更多净利润。合思始终秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，在全国 22 个城市设有直营服务网络，并通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择了合思，其电子档案管理系统更是成为了企业财务数字化转型的得力助手。
经典零食品牌的财务困境
有这样一个畅销 30 余年的国民经典零食品牌，其销售版图覆盖全国，供应链错综复杂，多种销售渠道并行。该企业的管理流程涉及多个系统，繁杂且低效，就像一台老旧的机器，运转起来十分吃力。
在差旅管理方面，该企业的差旅平台对账方案缺乏灵活性。由于核算精细化管理要求高，财务人员还需在 Excel 中进行二次整理，人工记账不仅效率低下，而且难以释放财务的真正价值。此外，事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细和灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。
在会计档案管理上，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大。手工整理和查找这些档案极易出错，造成了高额的人力物力浪费。该企业迫切需要一套高效的电子档案管理系统来解决这些问题。
合思定制化解决方案
针对该企业的痛点，合思为其量身定制了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。
在员工消费环节，员工在差旅申请后可通过合思商城订购或 TMC 订购。合思商城会生成对账单，TMC 也会提供相应的对账单，方便后续的核算和管理。
在财务核算、记账环节，合思提供了对账结算中心。线上统一开票时，系统可实现自动拆分结算、自动记账，大大提高了财务工作的效率。线下统一开票则采用线下结算、手工记账的方式，满足不同业务场景的需求。
在档案管理环节，合思电子档案管理系统发挥了重要作用。合思环节实现了 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他 TMC 环节为 L3 级无需报销录入发票等档案。该方案具有诸多特点，便捷申请让员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印；同屏比价实现了统一开票、自动拆分对账、记账去人工化；多源采集则做到了智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理。
显著成效见证实力
合思的解决方案为该企业带来了显著的成效。在经济效益方面，该企业在合思商城的差旅消费从 2023 年 3 月的 40%左右上升到 2024 年 2 月的 75%左右，年度节约 200 万 + 差旅费用。同时，财务入账效率提升了 60%，让财务人员从繁琐的事务中解脱出来，能够更专注于核心业务。
在管理效率提升方面，实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。通过打通 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，确保了档案管理的准确性和安全性。此外，还实现了线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理；简化装订流程，大幅降低了成本。
合思方案优势与企业未来展望
合思的电子档案管理系统能够帮助企业解决财务数字化转型过程中的痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营。其优势在于为企业提供了一站式的解决方案，从消费到入账再到归档，全流程覆盖，让企业的财务管理更加高效、便捷。
随着电子凭证数字化转型的推进，企业将从流程驱动向数据驱动、模型驱动转变，构建新型管理模式。合思的电子档案管理系统将为企业的这一转变提供有力支持，帮助企业在数字化浪潮中抢占先机。
合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有丰富的功能和良好的市场反响，能够为企业提供全方位的服务保障。如果你也想让企业在财务数字化转型中脱颖而出，不妨来体验合思的电子档案管理系统。合思提供免费试用、灵活定价模式等优惠，欢迎有需求的企业拨打 400 – 105 – 6505 咨询，或访问 www.hosecloud.com 了解更多信息，抓住免费试用的机会，开启企业财务数字化转型的新篇章！
