在当今数字化浪潮席卷的时代，企业对于财务数智化的需求愈发迫切。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便一直深耕于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的领域。作为一家科技公司，合思凭借其敏捷的财务收支管理平台，如同一位精明的财务管家，帮助企业在复杂的财务环境中挖出更多净利润。
为了进一步满足企业在电子凭证会计处理全流程的需求，合思推出了全面打通各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。这一平台以其先进的技术和创新的理念，为企业的智能存档管理带来了全新的解决方案。接下来，让我们通过好想你健康食品股份有限公司的案例，深入了解合思档案在智能存档管理方面的卓越表现。
好想你：传统档案管理的困境与挑战
好想你健康食品股份有限公司，成立于1992年，2011年在深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者。其品牌价值高达154.21亿元，拥有1000 + 员工、400 + 全国门店数、18家归档主体、2W + 零售网点以及3.6W + 年凭证数。如此庞大的业务规模，使得档案管理成为了一项艰巨的任务。
在传统的档案管理模式下，好想你面临着诸多痛点。财务归档时，工作人员需要花费大量时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要人工核对，稍有不慎就可能出现错误，而且档案遗失的情况也难以避免。一旦档案遗失，不仅会影响财务工作的正常开展，还可能带来潜在的风险。
纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来极为不便。想要找到一份特定的档案，往往需要耗费大量的时间在堆积如山的档案中翻找，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这对于需要及时获取档案信息的财务人员和管理人员来说，无疑是一种极大的困扰。
大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大。需要专门的档案室来存放档案，还要安排专人进行管理和维护，成本居高不下。在当前经济环境下，企业需要寻找更加高效、低成本的档案管理解决方案，而智能存档管理成为了必然的选择。
合思档案：为好想你量身定制的智能存档方案
面对好想你在档案管理方面的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其提供了一套全面的解决方案。
-
打破数据壁垒，实现便捷联查
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。财务人员可以通过平台一键联查相关的单据、发票、回单和凭证，无需再像以往那样在不同的系统和纸质档案中来回查找。这大大提高了工作效率，让财务人员能够更加轻松地完成工作任务。就如同为财务人员配备了一位智能助手，随时为他们提供所需的信息。 -
自动组装档案，提升审计效率
在审计方面，合思档案采用了自动组装的方式，以档案数据为标准，纸质数据为辅。内外审计人员可以直接在平台上获取所需的档案信息，无需再花费大量时间去整理和核对纸质档案。这不仅提升了审计效率，还减少了人为错误的发生，让审计工作更加准确、高效。 -
实物高效管理，精准定位档案位置
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。查阅者只需在平台上查询电子档案，即可精准定位实物档案的位置。这就好比给每一份档案都贴上了一个智能标签，无论档案存放在何处，都能轻松找到。大大提高了档案的查阅效率，减少了查找档案的时间成本。
方案实施：步步为营，打造智能存档管理典范
合思团队深知，一个好的解决方案不仅要有先进的技术，还需要有完善的实施过程。为了确保方案能够顺利实施，合思团队与好想你财务部门进行了深入的沟通。他们详细了解了好想你现有档案管理流程和痛点，为后续的定制化配置提供了依据。
依据沟通结果，合思团队对合思档案管理平台进行了定制化配置。他们根据好想你独特的业务需求和档案管理模式，对平台的功能和流程进行了优化和调整，确保平台能够完全满足好想你在智能存档管理方面的需求。
为了让好想你相关财务人员能够熟练掌握新系统的使用方法，合思团队对他们进行了系统操作培训。培训内容涵盖了平台的各个功能模块和操作流程，通过理论讲解和实际操作相结合的方式，让财务人员能够快速上手。
在完成定制化配置和人员培训后，合思团队逐步将好想你原有纸质档案进行数字化处理，并导入合思档案管理平台。这一过程需要大量的人力和时间，但合思团队凭借其专业的技术和严谨的工作态度，确保了数字化处理的准确性和高效性。
成果显现：智能存档管理带来显著效益
经过一段时间的实施，合思档案管理平台在好想你取得了显著的成果。
在人工耗时方面，减少了90%。以往需要花费大量时间进行档案整理和核对的工作，现在通过平台的自动化功能，只需少量的人工干预即可完成。这大大节省了人力成本，让财务人员能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
总部接收管理耗时减少了80%。平台实现了档案的实时传输和共享，总部能够及时获取各部门的档案信息，无需再像以往那样等待纸质档案的邮寄和传递。这提高了信息的传递效率，让总部能够更加及时地做出决策。
借阅管理减少了67%管理耗时。查阅者可以通过平台快速查询和借阅档案，无需再到档案室进行人工登记和查找。这不仅提高了借阅效率，还减少了档案管理的工作量。
预计每年可减少综合成本20万元。通过节省人力、空间和时间成本，合思档案管理平台为好想你带来了实实在在的经济效益。在当前经济环境下，这对于企业的发展具有重要的意义。
用户反馈：智能存档管理赢得好评
好想你财务负责人对合思档案管理平台给予了高度评价。他表示，合思档案管理平台的应用让财务工作变得更加高效和便捷，大大节省了人力和时间成本。以往繁琐的档案管理工作，现在变得轻松简单，财务人员的工作积极性也得到了提高。
员工们也纷纷反馈，现在查找档案不再困难，能够快速获取所需信息，工作效率得到了显著提升。智能存档管理让他们摆脱了传统档案管理的束缚，能够更加专注于业务工作的开展。
行动号召：选择合思，开启财务数智化转型之旅
合思作为一家专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。合思以其卓越的技术和优质的服务，成为了企业财务数智化转型的首选合作伙伴。
如果你也想让你的企业摆脱传统档案管理的困境，实现智能存档管理，不妨选择合思。现在就可以免费试用合思档案管理平台，开启财务数智化转型之旅，让有限的资源发挥出更大的效益。
