在当今的企业运营中，传统财务档案管理正面临着重重困境。财务归档工作犹如一场耗时耗力的马拉松，工作人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。纸质档案的查找更是一大难题，它受限于时间和空间，查找过程往往要耗费大量时间，实时调阅、同时借阅以及精准查找几乎成为奢望。
同时，大量纸质档案的管理对空间和人力提出了巨大要求，成本居高不下。而且，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，远远不能满足企业现代化管理的要求。此外，企业业务、财务系统众多且相互独立，数据无法互通，结构化数据提取困难，电子发票的打印、查重、验伪不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。这些痛点让企业对高效财务数智化解决方案的需求变得愈发迫切。
破局之钥：合思全面解决方案
合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供了涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
其中，合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节。它支持开放式接口互联，能够实现自主采集，大文件可自动切割，数电票能自动化解析。在处理过程中，它能智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测，还拥有自定义版式文件。同时，合思档案具备精准的权限管控，档案目录可以灵活扩展，有完善的水印管理，档号也符合国标要求。并且，它具备多维检索、一站式预览功能，支持在线借阅、异构系统联查，还能实现实物混序归档、可视化盘点档案数据，为企业的档案精准管理提供了强大的支持。
合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等环节。在智能采集方面，它借助外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等获取档案数据；预归档服务包含集成服务、规则引擎、元数据服务等；基础管理涉及档案存储、检索、借阅、销毁等；档案服务则提供辅助审计、项目管理、统计分析等功能。
功能亮点：合思档案优势尽显
合思档案的核心功能亮点显著，优势突出。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，这大大提高了工作效率，减少了人力成本。员工无需再花费大量时间去打印和整理档案，只需在系统中轻松操作，就能快速获取所需档案。
电子会计档案全生命周期管理是合思档案的一大特色。从采集、制档、管理到利用，每个环节都实现了自动化、数字化，确保了档案的合规性和安全性。在档案采集阶段，通过多种方式准确获取档案数据；制档过程中，系统自动进行关联和组装；管理环节严格把控权限和存储；利用阶段方便快捷，支持多种检索和借阅方式。
智能采集功能可通过多种先进技术获取档案数据，如OCR识别、RPA技术等，大大提高了数据采集的准确性和效率。这些技术能够快速准确地识别和提取档案中的信息，避免了人工录入的繁琐和错误。
多维检索、一站式预览功能更是打破了系统壁垒，支持跨系统调阅、在线借阅等，方便用户快速找到所需档案。用户可以根据不同的条件进行检索，系统会快速定位到相关档案，并提供一站式预览，无需在多个系统中来回切换。
企业收益：合思档案价值凸显
企业使用合思档案能获得多方面的收益。自动化归档让企业告别了重复性工作，档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业决策提供了有力支持。企业可以通过系统实时了解档案的使用情况和数据动态，及时发现问题并做出决策。
合思档案能显著降低企业成本，包括耗材成本、存储成本和人力成本。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年总节约成本可达338,910元。这不仅减少了纸张、档案盒等耗材的使用，还节省了大量的存储空间和人力投入。
在提高工作效率方面，合思档案也表现出色。归档效率、报销效率、财务整理匹配效率等都有大幅提升。部分企业报销效率提升300%，档案整理匹配效率提升90%。员工可以更快速地完成工作，企业的运营效率也得到了显著提高。
合思档案还能帮助企业实现合规经营，满足会计电子档案管理法规要求，保证档案原生存储安全合规，支撑便捷、高效的内外部审计需求。企业无需再担心档案管理不符合法规要求，也能更轻松地应对审计工作。
应用场景：合思档案多行业绽放
合思档案在不同企业有着丰富的典型应用场景。在餐饮连锁企业，合思助力企业落地财务数字化，提高总部和门店业财融合效率，实现全面无纸化管理，降低运营成本。通过合思档案，餐饮连锁企业可以实现档案的集中管理和共享，总部能够实时了解门店的财务情况，提高决策的准确性和及时性。
在家居企业，合思档案打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存、管理，实现业务证据链完整，数据共享，一站式查阅。家居企业可以通过系统快速获取相关档案信息，提高业务处理效率，保证业务的合规性。
在数字阅读和知识服务企业，合思档案保证了财务档案原生性存储，规避了电子化时代档案管理风险，提升了档案整理效率，节约了成本。企业可以更安全地存储和管理财务档案，避免数据丢失和泄露的风险。
在国企，合思档案实现了电子凭证的采集、验签、解析、校验，自动填报、入账、归档，以及文件传输、系统直联等，满足了财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理。国企可以通过合思档案提高财务管理的规范化和信息化水平，更好地适应政策要求。
成功案例：合思档案实力见证
多个行业的客户成功案例充分展示了合思档案的实际效果。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。这表明合思档案能够显著提高企业的工作效率，降低管理成本。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。这体现了合思档案在环保和成本控制方面的优势，以及对企业运营效率的提升作用。
金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。这说明合思档案能够提高企业档案管理的准确性和合规性，为企业节省大量成本。
帆书仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。这充分证明了合思档案在优化企业流程、降低成本方面的显著效果。
在我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已经到来的当下，企业应积极响应，加快数字化转型。合思档案具有全面的功能和丰富的实践经验，能够帮助企业解决财务档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了良好的效果。如果您也想体验档案精准管理带来的高效与便捷，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多信息，或扫描二维码了解合思档案和更多案例，还可免费试用合思档案，开启企业财务档案管理的新篇章。
