在数字化浪潮的席卷下，数电票正以前所未有的速度改变着企业的财务档案管理格局。相关规划显示，到2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理面临着全新的挑战，其信息化建设的短板亟待补齐。
从收票政策来看，一系列政策明确了电子会计档案和电子凭证的法律效力，在满足一定条件时，企业可仅以电子形式进行归档。而在开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点的全面覆盖。数电票的管理要求独具特殊性，例如它必须经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这就要求企业拥有专业的“电子会计档案管理系统”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。
在纸电混合的当下，企业不同角色面临着各自的难题。企业高管头疼于纸质档案管理成本居高不下、占用大量空间，且数据难以进行有效的分析和利用；财务人员则被海量的档案数据搞得焦头烂额，整理档案不仅耗费大量时间，手动匹配核对的工作更是枯燥繁琐；业务人员在报销纸质票据时，流程的繁琐也让他们苦不堪言。
与此同时，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，这标志着企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临。并且，电子会计档案管理需要关注全生命周期的管理闭环。在这样的背景下，合思档案这款强大的电子档案管理系统应运而生。
合思档案：一站式解决财务档案管理难题
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够全方位满足企业在不同场景下的档案管理需求。该电子档案管理系统广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。
对于CEO和高管而言，合思电子档案管理系统能够沉淀数据资产，保障企业的合规管理。通过提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，为企业决策的数智化提供有力支持，进而实现降本增效和绿色低碳运营。
对于归档员和财务人员来说，合思档案可以大幅提高工作效率，让他们告别重复的低价值工作。该系统实现了档案数据的同源性，数据能够在全流程透明流转，便于监控和分析，使他们能够轻松完成档案管理工作，同时提高档案的利用效率。
对于外部审计工作，合思电子档案管理系统实现了档案外审的在线化和可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，权限也能一键下放或回收，财务人员无需再与审计人员进行重复沟通来补充审计资料。
合思档案核心功能：多维度打造高效管理体系
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多源采集：灵活集成，全面获取数据
在多源采集方面，基于跨系统数据集成的要求，合思电子档案管理系统提供自动生成式Open API，实现快速集成。它还预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，并且支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，系统支持多种便捷的手动数据补录方式。比如，它可以对单张PDF大文件中的多张回单或发票进行自动切割，还能自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据的批量导入。 -
智能制档：高效关联，精准检测
智能制档是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，这一功能减少了90%的人工匹配工作量。此外，系统还具备关联检索、全文检索等辅助功能，以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务的执行进度也能实现可视化。对于已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员更便捷地查询和更直接地分析数据。同时，系统采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，确保归档数据真实、完整、安全、可用。 -
档案管理：精细管控，灵活扩展
合思电子档案管理系统在档案管理方面表现出色。权限管理能够进行精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套的数据权限，还能按照职能角色配置功能和操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。 -
档案应用：多维查询，全流程管控
档案应用功能丰富多样。多维检索能够满足多场景的查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，可按目录、全文检索，还能按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览和穿透联查功能强大，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，系统还支持外部系统调阅，能够可视化盘点档案数据，提供档案借阅服务，档案移交、鉴定、销毁全流程都能实现线上化管控，线下实物管理也能实现电子与实物档案的高度关联。
合思档案应用案例：见证实际管理成效
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海量单据企业：实现业财一体与降本增效
有一家年单据量高达2.6亿的企业，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思电子档案管理系统通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化。它简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效，数据指标表现良好，如数据加载仅需30秒，关联匹配仅需15分钟。 -
集团型企业：标准化落地与低碳环保
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思电子档案管理系统的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，确保电子会计档案合规，同时做到了低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本每年减少300册，纸张打印成本每年减少100万张纸。 -
多系统互联企业：数据集成与成本节省
多系统数据互联的企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思电子档案管理系统的数据集成方案广泛连接、标准统一，接口开放服务；业务检测方案精细化至元数据层级；跨系统调阅方案实现了业务系统与档案系统的调阅交互。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总成本30万 +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。 -
教育集团：智能化管理与效率提升
中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用环节都存在低效问题。合思电子档案管理系统的数据集成方案实现了应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案搭建了全业务版式文件自动生成及归档，实现了智能化自动组装；电子原文件独立管理完成了电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策的推动、合规的要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思档案电子档案管理系统已服务众多事业单位及院校、央企、行业领军企业和国家试点企业，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，客户对其效果给予了高度评价。该系统拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，还通过了国家四部委官方试点100%成功验收，具备强大的技术实力和合规保障。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。
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