数电票时代,合思电子档案管理系统助力企业财务档案管理升级

数电票时代,合思电子档案管理系统助力企业财务档案管理升级
在数字化浪潮的席卷下,数电票正以前所未有的速度改变着企业的财务档案管理格局。相关规划显示,到2025年数电票将实现全覆盖,这意味着企业财务档案管理面临着全新的挑战,其信息化建设的短板亟待补齐。

从收票政策来看,一系列政策明确了电子会计档案和电子凭证的法律效力,在满足一定条件时,企业可仅以电子形式进行归档。而在开票方面,全国36个省市区已实现数电票试点的全面覆盖。数电票的管理要求独具特殊性,例如它必须经过验签、解析,并以XML格式存档,XBRL文件还要求写入财务入账信息。这就要求企业拥有专业的“电子会计档案管理系统”,以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

在纸电混合的当下,企业不同角色面临着各自的难题。企业高管头疼于纸质档案管理成本居高不下、占用大量空间,且数据难以进行有效的分析和利用;财务人员则被海量的档案数据搞得焦头烂额,整理档案不仅耗费大量时间,手动匹配核对的工作更是枯燥繁琐;业务人员在报销纸质票据时,流程的繁琐也让他们苦不堪言。

与此同时,国家政策大力支持电子会计档案管理,明确电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力,这标志着企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临。并且,电子会计档案管理需要关注全生命周期的管理闭环。在这样的背景下,合思档案这款强大的电子档案管理系统应运而生。

合思档案:一站式解决财务档案管理难题

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案(标准方案)以及六大场景解决方案,能够全方位满足企业在不同场景下的档案管理需求。该电子档案管理系统广泛连接业财系统,能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配,确保应收尽收。

对于CEO和高管而言,合思电子档案管理系统能够沉淀数据资产,保障企业的合规管理。通过提升企业财务档案的利用效率,挖掘财务档案数据的价值,为企业决策的数智化提供有力支持,进而实现降本增效和绿色低碳运营。

对于归档员和财务人员来说,合思档案可以大幅提高工作效率,让他们告别重复的低价值工作。该系统实现了档案数据的同源性,数据能够在全流程透明流转,便于监控和分析,使他们能够轻松完成档案管理工作,同时提高档案的利用效率。

对于外部审计工作,合思电子档案管理系统实现了档案外审的在线化和可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案,权限也能一键下放或回收,财务人员无需再与审计人员进行重复沟通来补充审计资料。

合思档案核心功能:多维度打造高效管理体系

  • 多源采集:灵活集成,全面获取数据
    在多源采集方面,基于跨系统数据集成的要求,合思电子档案管理系统提供自动生成式Open API,实现快速集成。它还预制了系统连接器,能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件,并且支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料,系统支持多种便捷的手动数据补录方式。比如,它可以对单张PDF大文件中的多张回单或发票进行自动切割,还能自定义配置Excel导入模板,实现结构化数据的批量导入。

  • 智能制档:高效关联,精准检测
    智能制档是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可以进行可视化配置,不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装,这一功能减少了90%的人工匹配工作量。此外,系统还具备关联检索、全文检索等辅助功能,以及手工关联、手工解绑等修正操作,关联任务的执行进度也能实现可视化。对于已完成业务证据链组装的档案数据,可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射,帮助财务人员更便捷地查询和更直接地分析数据。同时,系统采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案,确保归档数据真实、完整、安全、可用。

  • 档案管理:精细管控,灵活扩展
    合思电子档案管理系统在档案管理方面表现出色。权限管理能够进行精准管控,支持自定义创建用户管理角色,隔离各核算账套的数据权限,还能按照职能角色配置功能和操作权限,水印权限管理范围也可自定义。档案目录可以灵活扩展,支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等。系统规范预置档号,满足国标档号规则格式,支持对不同核算单位按不同编号规则,流水号重置规则支持按年度或会计期间。

  • 档案应用:多维查询,全流程管控
    档案应用功能丰富多样。多维检索能够满足多场景的查询需求,支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询,可按目录、全文检索,还能按检索条件快速定位结果,支持批量检索。一站式预览和穿透联查功能强大,智能搭建多种类型组合关系结构树,实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外,系统还支持外部系统调阅,能够可视化盘点档案数据,提供档案借阅服务,档案移交、鉴定、销毁全流程都能实现线上化管控,线下实物管理也能实现电子与实物档案的高度关联。

合思档案应用案例:见证实际管理成效

  • 海量单据企业:实现业财一体与降本增效
    有一家年单据量高达2.6亿的企业,面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思电子档案管理系统通过多系统采集数据,自动匹配组装档案,实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化。它简化了装订流程,减少了打印与邮寄。管理成效显著,实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效,数据指标表现良好,如数据加载仅需30秒,关联匹配仅需15分钟。

  • 集团型企业:标准化落地与低碳环保
    世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业,面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思电子档案管理系统的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地,实现了标准化落地,确保电子会计档案合规,同时做到了低碳环保。整理匹配效率提升了80%,存储空间成本每年减少300册,纸张打印成本每年减少100万张纸。

  • 多系统互联企业:数据集成与成本节省
    多系统数据互联的企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思电子档案管理系统的数据集成方案广泛连接、标准统一,接口开放服务;业务检测方案精细化至元数据层级;跨系统调阅方案实现了业务系统与档案系统的调阅交互。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理,预估节省总成本30万 +/年,档案匹配耗时减少84%,档案查询耗时减少80%。

  • 教育集团:智能化管理与效率提升
    中国最大的K12民办教育集团之一,在采集、存储、整理、利用环节都存在低效问题。合思电子档案管理系统的数据集成方案实现了应收尽收、统一数据标准;智能化制档方案搭建了全业务版式文件自动生成及归档,实现了智能化自动组装;电子原文件独立管理完成了电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构,简化了会计管理流程,提高了工作效率,实现了档案多维穿透查询,以电子借阅为主,简便高效。

在当前经济环境下,无论是政策的推动、合规的要求,还是企业降本增效的目标,电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思档案电子档案管理系统已服务众多事业单位及院校、央企、行业领军企业和国家试点企业,如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等,客户对其效果给予了高度评价。该系统拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等,还通过了国家四部委官方试点100%成功验收,具备强大的技术实力和合规保障。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点,联系电话为400 – 105 – 6505,网站为www.hosecloud.com,还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。

如果您的企业也面临着财务档案管理的难题,不妨选择合思电子档案管理系统,开启数字化转型和降本增效之旅。现在就可以免费试用,亲身感受它的强大功能和卓越效果。

点击注册合思,免费试用 14 天,注册链接:http://www.hosecloud.com/

captaincaptain
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