在当今数字化浪潮的推动下，电子凭证数字化转型已成为行业发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措表明我国电子凭证改革正驶入快车道。然而，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题仍有待解决。
传统财务档案管理在这一转型过程中暴露出诸多痛点。首先是归档难题，以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失情况也难以避免。其次，查找效率低下，纸质档案受限于时间和空间，查找耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。再者，成本居高不下，大量纸质档案管理对空间和人力要求巨大，像COMMUNE幻师档案耗材、打印、存储成本达53323元/年。最后，合规性难以保证，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求，如高新兴科技集团电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规，档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患，缺少系统化控制。
面对这些痛点，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业提供了卓越的发票存储解决方案。
合思档案全景概览：流程贯通的智慧之选
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，能够实现电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。
在智能采集方面，它涵盖外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等），可以从多个渠道高效采集发票等档案信息。预归档服务包含集成服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的后续处理做好充分准备。基础管理涉及档案存储、检索、借阅、销毁等，确保档案的安全与有序管理。档案服务有辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的财务管理提供有力支持。
从业务层面来看，它包括内部产生的记账凭证、报销单据等，外部接收的银行回单、OA系统等；核算系统有财务系统、资金系统等；应用层包含辅助审计、证据方案库等，形成了一个完整的发票存储解决方案体系。
核心功能亮点：铸就档案管理新高度
合思档案的核心功能亮点突出，为企业的发票存储和管理提供了强大的支持。
档案采集具备开放式接口互联·自主采集功能，能够与各种系统进行无缝对接，实现自主采集发票等档案信息。大文件自动切割·数电票自动化解析功能，大大提高了采集效率和准确性。
档案制档实现智能关联·自动组装，能够将相关的发票、单据等自动关联并组装成完整的档案，同时具备四性检测·业务检测·自定义版式文件功能，确保档案的质量和合规性。
档案管理做到精准权限管控·档案目录灵活扩展，能够根据企业的需求对不同用户设置精准的权限，同时灵活扩展档案目录。水印管理·档号符合国标要求，进一步保障了档案的安全性和规范性。
档案利用可进行多维检索·一站式预览，支持在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据，方便企业快速查找和利用档案信息。
用户收益凸显：降本增效的有力保障
使用合思档案能为企业带来显著的收益。首先，自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。
以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元；年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元；年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元；年节约人力成本=20052*12 = 24,000元；年总节约成本=338,910元。
不同企业使用合思档案后都有显著收益。好想你减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。COMMUNE幻师纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。这些数据充分证明了合思档案在发票存储解决方案方面的卓越价值。
典型应用场景：全方位覆盖财务流程
合思档案具有广泛的典型应用场景。在电子凭证开具端，涉及国税总局的数电票、增值税电子普通发票，银行的银行电子回单、银行电子对账单等；接收端有企业OA的电子邮件接收、原文附件存档，接口直联等方式。
电子凭征业务应用环节包括接收、验签、解析、报销、入账。财务档案归档端有电子凭证池，包含结构化信息台账、入库信息记录、合规性巡检等，还有预档案台和智能档案。
它还可用于企业的内部审计，支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审。如高新兴科技集团通过合思档案实现会计档案无纸化管理，档案利用更便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审，为企业的财务管理提供了有力的支持。
客户成功案例：实力见证卓越成效
众多企业通过使用合思档案的发票存储解决方案取得了显著的成效。
好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破壁垒，实现数据同源，一键联查提升工作效率；自动组装方便审计；借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置，减少了人工耗时和管理成本。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析，去人工化减少人力成本50%，资产化深度分析档案数据满足内审需求，取得了降低成本、提高效率等多方面收益。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破数据孤岛，整合四证；搭建业务证据链，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅；银行回单无纸化，减少了档案匹配和查询耗时，预估节省总体成本30万+/年，保证了档案合规性。
帆书通过合思档案实现全量财务档案数字化存储，电子&实物档案高度关联，线上化管理各类数据，财务结账效率提高50%，助力实现业财一体化&无纸化目标，提升数字化建设水平。
在当前数字化转型的浪潮中，企业需要抓住电子凭证数字化转型机遇，选择合思档案这样优秀的发票存储解决方案，实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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