发票电子化服务引领企业档案管理新变革

发票电子化服务引领企业档案管理新变革
在数字化浪潮席卷的当下,电子会计档案正以不可阻挡之势成为企业财务管理的新主流。2025年数电票全覆盖的目标,让企业财务档案管理面临着前所未有的挑战。加强信息化建设,采用先进的电子会计档案管理系统,成为企业的必然选择。

合思创立于2014年,是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。在企业费控报销信息化细分领域,合思占据着市场占有率第一的宝座,其实力可见一斑。合思档案作为其旗下领先的单套制电子会计档案管理平台,犹如一把利剑,能助力企业轻松应对档案管理的新挑战。它实现了电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理,为企业解决了内外交困的档案管理难题,节约了纸张成本和整理成本,大幅提升了检索效率。同时,合思档案还获得了计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等多项资质,国家四部委官方试点更是100%成功验收,如此可靠的平台,值得企业信赖。

政策市场双驱动,电子档案成趋势

在政策层面,多个重要文件为电子会计档案和电子凭证的发展保驾护航。《会计档案管理办法》《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》等文件,明确肯定了电子会计档案和电子凭证的法律效力,这无疑为企业采用电子会计档案管理注入了一剂强心针。

如今,全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。数电票有着特殊的管理要求,如须经过验签、解析,并以XML格式存档等。这些要求使得企业迫切需要专业的电子会计档案管理平台来应对。

从企业自身发展来看,在推行数字化的过程中,虽然解决了线上业务处理的问题,但在归档、储存环节,纸质文件储存的问题依然存在。企业对电子会计档案管理的需求日益迫切,电子会计档案成为企业数字化建设的必然选择,既符合政策推动和合规要求,又能帮助企业实现降本增效的目标。发票电子化服务在这一趋势下,为企业提供了更加便捷、高效的解决方案。

传统档案痛点多,企业管理遇瓶颈

企业高管在传统档案管理中面临着诸多困扰。纸质档案管理成本高、占地大,而且档案数据难以进行有效的分析利用。这不仅影响了企业的决策效率,还导致资源配置不合理。

财务人员则需要处理大量的档案数据,手动逐一匹配、核对确认,工作枯燥繁复。这种工作方式耗费了大量的时间和精力,降低了财务人员的工作热情和效率。

业务人员在出差、招待后进行报销时,纸质票据的报销流程繁琐,耗费时间,影响了工作体验和效率。

传统档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。例如,纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大;手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用;电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏等。这些问题严重制约了企业的发展,而发票电子化服务可以有效解决这些痛点。

合思档案巧应对,整体方案解难题

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案(标准方案)+六大场景解决方案。它能够广泛连接业财系统,实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收,满足企业不同场景下的档案管理需求。

在管理与服务方面,合思档案为不同角色提供了针对性的解决方案。为CEO/高管沉淀数据资产,助力决策数智化,实现降本增效;为归档员/财务提高工作效率,实现数据透明流转;为外部审计实现档案外审在线化、可溯源。

合思档案以合规为基础,按照国家相关政策要求建设,保障了电子会计档案的合法性和安全性。同时,它具备灵活承接、持续迭代的能力,能够及时应对数电票等变化。通过发票电子化服务,合思档案致力于实现企业全面数字化,补足信息化建设空白,拉通业财税档全链路,让数据“活起来”,提升企业管理能效和效益。

核心模块功能强,档案管理更高效

大数据解决方案是合思档案的一大亮点。它支持百亿级单据量的匹配关联,海量数据能够实现秒级查询。在深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节,都能提高档案管理效率,释放档案数据价值。发票电子化服务在大数据解决方案中发挥着重要作用,让企业能够更加精准地管理发票数据。

档案扩展解决方案可自定义档案类型,实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录,帮助企业扩展档案管理范围,实现不同档案类型的高效管理。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎,提供不同组合形式的档案匹配组装能力,形成完整的档案证据链,保障财务合规。

共享调阅解决方案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求,支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力,便于使用人员快速查找完整业务链数据。

竞争优势显锋芒,合思档案展实力

合思档案具有广泛连接的能力,能够连接各类异构业财系统,广泛采集数据,成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。通过发票电子化服务,合思档案能够更加全面地采集发票数据,为企业提供更准确的财务信息。

它具备100%自动归档的能力,强大的规则匹配能力最大程度减少了人工介入,实现自动组装、归档,提高了工作效率和准确性。

合思档案符合国家政策要求,具备有效的查验机制、防篡改等控制,建立了电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系,保障了档案合规性。

此外,合思档案拥有灵活承接、持续迭代的能力,能够满足接收管理数电票的能力,且拥有稳定的迭代能力,及时应对政策和市场变化。

成功案例铸口碑,实际应用见成效

海亮教育在使用合思档案后,取得了显著的成效。所服务的单位由15家增长到298家,共享单位数量增加了18.9倍,而作业人员仅从16人增长到25人,仅增加了9人。同时,凭证自动化率达到了91.6%,实现了无纸化和高效管理。发票电子化服务在海亮教育的应用中,为其档案管理提供了有力支持。

某年单据量2.6亿的企业,通过合思档案多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化,业务+财务数据穿透联查,企业成本降低,流程精简,财务人员增效。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业,采用合思档案单套制管理方案后,实现了标准化落地,力保电子会计档案合规,低碳环保。整理匹配效率提升了80%,存储空间成本减少了300册/年,纸张打印成本减少了100万张纸/年。

中国最大的K12民办教育集团之一应用合思档案后,以电子会计档案为核心形成了多向、网状管理结构,简化了会计管理流程,提高了工作效率。档案多维穿透查询,以电子借阅为主,简便高效。

完善服务体系,为企业保驾护航

合思秉承以客户为中心的服务理念,在北京、杭州、南昌设立了研发中心,并在全国22个城市设有直营服务网络。通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市,能够为企业提供及时、全面的服务。

合思档案具备持续迭代的能力,拥有自主研发工具包,更加强大的数据获取、验签、解析能力,能及时应对政策和市场变化,为企业提供稳定、可靠的技术支持。

合思提供多渠道的联系方式,包括北京、上海等多地的地点,400 – 105 – 6505的电话,www.hosecloud.com的网站,以及微信公众号和小程序二维码,方便企业咨询和使用服务。

合思坚持“客户至上”的原则,聆听用户需求以进行产品迭代,助力企业解决档案管理痛点,实现数字化转型和降本增效。发票电子化服务在合思的服务体系中,为企业提供了更加便捷、高效的服务体验。

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台,具备全流程合规化、自动化、数字化闭环管理能力,能为企业解决档案管理难题,实现降本增效、合规经营和低碳运营。它广泛连接业财系统,提供多种核心模块和解决方案,具有强大的竞争优势,通过多个成功案例证明了其实际应用效果,能有效助力企业实现业财融合和全面数字化。

在当前的数字化浪潮中,电子会计档案已是企业数字化建设的必然趋势。选择合思档案,企业将在数字化转型中占据优势,让有限的资源发挥出更大的效益。如果您想体验发票电子化服务带来的便捷与高效,不妨免费试用合思档案,开启企业档案管理的新篇章。

点击注册合思,免费试用 14 天,注册链接:http://www.hosecloud.com/

captaincaptain
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