合思会计档案管理系统：开启企业数字化档案管理新时代

在当今数电票快速扩张的时代浪潮中，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年即将实现数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理必须直面新的难题，信息化建设的短板亟待补齐。如今，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，并且在政策层面，电子发票的接收是合法合规的。早在2016年1月1日，财政部、国家档案局令第79号就肯定了电子会计档案的法律效力，满足相关条件的企业可以仅以电子形式进行归档。

然而，在纸电混合的时代，企业各层级人员都面临着诸多困扰。企业高管们苦恼于纸质档案管理成本居高不下，不仅储存占地大，而且档案数据难以进行有效的分析和利用。财务人员则需要手动逐一匹配、核对大量的档案数据，工作枯燥且耗时。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，浪费了大量的时间。

同时，企业财务档案管理还存在着诸多成本和风险问题。显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大。隐形成本上，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅的条件颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用。此外，还存在高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案可能因不可抗力而损坏等。在这样的背景下，企业亟需一款高效的会计档案管理系统来解决这些痛点。

领先方案应对管理难题

合思会计档案管理系统提供了领先的单套制解决方案以及六大场景解决方案，能够全方位应对企业档案管理的难题。该系统提供标准的单套制解决方案和六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它可以广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据以及自定义档案的自动匹配和应收尽收。

单套制解决方案具有诸多优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程涵盖了实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整，能够全面反映企业的经营业务。纸质原文件可以混序归档，大大提高了效率。会计档案无需打印，真正做到应收尽收，保证了档案数据的完整、真实和合规。

档案扩展解决方案则允许企业自定义档案类型，实现全流程的扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理的范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，能够实现不同档案类型归档接口的配置化。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案的规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，能够自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，保障财务合规。

丰富功能满足多元需求

合思会计档案管理系统具备丰富多样的功能，能够满足企业多方面的档案管理需求。在多源采集方面，基于跨系统数据集成的要求，该系统提供自动生成式Open API，实现快速集成。预制的系统连接器可以自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，能够满足不同场景的采数需求。此外，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，系统支持多种便捷的手动数据补录方式。

智能制档功能强大。会计档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。同时，它还具备辅助人工整理功能，关联任务的执行进度可以可视化展示。

档案管理功能包括权限管理和档案目录灵活扩展。权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套的数据权限，按照职能角色配置功能和操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录方面，支持自定义档案目录分类，档案字段可以自定义维护、新增创建、表单主键设置等，能够灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。

档案应用功能同样强大。它支持多维检索，可以按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索。实现了一站式预览和穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型的组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。

核心亮点凸显独特价值

合思会计档案管理系统具有显著的核心亮点，为企业带来了独特的价值。它能够显著降本增效，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。彻底告别传统的手工归档方式，档案无需打印，可节约70%的纸张成本和75%的整理成本。

它是闭环全量业财系统的“连接器”，能够补足企业信息化建设的空白，拉通业财税档全链路，让企业的财务管理更加顺畅。该系统让数据“活起来”，真正实现了档案数据的有效利用，从数据到决策，为企业的发展提供有力的支持。

通过实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到提升，最终实现企业效益的最大化。

广泛适用发挥重要作用

合思会计档案管理系统在不同角色和场景下都能发挥重要作用，体现了其广泛的适用性。对于CEO/高管来说，该系统可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策数智化。同时，还能提升财务服务效率，打响数字化转型的决胜之战，实现降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，推动企业绿色低碳运营。

归档员/财务人员使用合思会计档案管理系统可以提高工作效率，告别重复低价值的工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析，能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

外部审计人员在使用时，审计无需进入档案室，实现了档案外审的在线化和可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料。

在企业的日常运营中，合思会计档案管理系统可以解决会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力、档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。

成功案例见证实际效果

多个成功案例证明了合思会计档案管理系统的实际效果和价值。某企业年单据量高达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思会计档案管理系统后，实现了多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据以树状结构呈现。档案管理实现电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化了装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄，企业成本降低，流程精简，财务人员的工作效率得到了显著提升。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。采用合思会计档案管理系统的单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，积极响应政策，做到了低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本每年减少300册，释放了1/3的空间，纸张打印成本每年减少100万张纸。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。使用合思会计档案管理系统的单套制管理方案后，实现了统一储存，打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等，统一了标准，统一了管理。业务证据链完整，实现了业财一体双向穿透，还原了业务全貌。数据共享，一站式查阅便捷高效。全生命周期管理可控，有效降低了财务管控风险，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。

中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多、数据隔离、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散等问题。采用合思会计档案管理系统的方案后，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位彰显差异化优势

合思会计档案管理系统是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000+企业客户，获得了福布斯中国科技50强等荣誉。

它具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。是符合国家政策要求的档案系统，满足电子会计档案合规性管理。拥有灵活承接、持续迭代的能力，能够满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

合思会计档案管理系统为企业财务档案管理带来了显著价值，未来将持续助力企业数字化转型。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，企业可通过多种方式联系合思。如果您想体验这款高效的会计档案管理系统，不妨点击免费试用，开启数字化档案管理新征程。