合思档案：开启企业档案精准管理新时代

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理急需进行信息化建设的“恶补”。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的档案精准管理要求。

在纸电混合时代，企业不同层面的人员都在档案管理方面面临着诸多痛点。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大且档案数据难以分析利用的困境；财务人员则被档案数据量大、整理耗时、手动匹配核对繁琐的工作所困扰；业务人员也深受报销纸质票据流程繁琐之苦。而且，纸质档案还存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作多、查询调阅不便导致数据无法有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理、不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。即便企业在推行数字化过程中通过OA系统、资金系统等解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存和数据存储线下载体的问题依然存在。

面对这些痛点，合思档案应运而生，为企业提供了全方位的档案精准管理解决方案。

合思妙方化解档案管理难题

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案精准管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。

对于归档员/财务来说，合思档案能够提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案精准管理，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思档案可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料。

合思档案功能全景概览

合思档案具备电子会计档案全生命周期管理功能，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等环节。
智能采集方面，既有外部生态的规则引擎、业务映射等，也有内部的EAI插件、API接口等。预归档服务包括自动归档、业务检测等。基础管理包含档号管理、档案储存等。档案服务涉及身份调查、实物管理方案等。
多源采集支持接口互联自主采集和手动采集自主补录。接口互联基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，支持自定义数据采集方案；手动采集支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。
智能制档通过规则引擎自动组装，实现不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量，还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能。字段映射可让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便财务人员查询和分析。
档案管理具备权限管理、档案目录灵活扩展、系统规范预置档号等功能。权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录支持自定义分类、字段维护等。系统规范预置档号满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。

合思档案核心亮点闪耀

合思档案具有诸多核心亮点，为企业的档案精准管理提供了有力支持。
便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破物理空间限制，让企业人员可以在线自由调阅档案。预置规则引擎能自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能够快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。
“四性检测+业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，包括支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等。
实物备查可智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

合思档案价值熠熠生辉

合思档案的价值体现在多个方面。它能够显著降本增效，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案不打印，能节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。
电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。
它让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。
实现资源重组，让前后端数据同源，流程全息贯通，提升管理能效，实现企业效益最大化。

合思档案典型场景尽显风采

合思档案在多个典型场景中展现出了强大的档案精准管理能力。
多维检索，满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。
一站式预览，穿透联查。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。
外部系统调阅，支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。
可视化盘点档案数据，实现档案数据资产化；档案借阅服务，借阅人可在线查看、支持下载，管理员可实现借阅过程透明化，一键到期催还。

合思档案成功案例见证实力

众多企业通过使用合思档案，实现了档案精准管理，取得了显著成效。
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，带来业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，数据加载30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次、单据与单据关联次数800亿次等。
某世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，如整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年、释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理为主易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案带来了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用环节存在低效问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案市场定位独具优势

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。
合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收。
合思自主研发工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。
合思档案的产品方案如单套制解决方案、档案扩展解决方案、证据链完整性解决方案等具有创新性和针对性，能有效解决企业在不同场景下的档案管理问题。

合思档案能助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将持续为企业提供优质的产品和服务。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还有微信公众号和小程序。如果您想体验档案精准管理的魅力，不妨免费试用合思档案，开启高效档案管理之旅。