合思档案：开启企业档案管理数字化转型新征程

在当今企业的运营中，传统档案管理犹如一座沉重的大山，压得企业喘不过气来。企业高管们面临着纸质档案管理成本高昂的难题，大量的资金花费在纸质档案的存储和维护上，而且这些档案占据了大量的空间。同时，档案数据缺乏汇总整理，就像散落在各处的珍珠，难以串联起来进行有效的分析利用。

财务人员的工作更是苦不堪言。他们需要处理海量的档案数据，每一份数据的整理都耗费大量时间，手动逐一匹配、核对确认的工作枯燥繁复，极大地消磨了他们的工作热情。业务人员也不轻松，出差、招待后的报销流程中，纸质票据的留存和上交环节繁琐，耗费了大量的时间和精力。

此外，企业还面临着高显性成本和高隐形成本的双重压力。纸质凭证输出耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法得到有效利用。同时，企业还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案很容易损坏。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业档案管理带来了新的曙光。

合思档案：多元方案铸就管理新高度

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，宛如一把万能钥匙，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，真正做到了应收尽收。

在调阅和归集方面，合思档案更是展现出了卓越的优势。它支持便捷调阅，无需打印纸质档案，混序归集也无需进行复杂的组装。其电子档案涵盖了发票、单据、凭证、账簿、报表等多个方面，纸质档案则包括自定义档案、实物备查解决方案。

大数据解决方案是合思档案的一大亮点，它支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。档案扩展解决方案则拥有灵活扩展的业务模型，通过多途径自动化归集各类介质档案，为企业的档案管理提供了强大的支持。

核心功能：智能管理引领档案新时代

• 多源采集：灵活高效数据获取
  合思档案在多源采集方面表现出色。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，能够满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，以及自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据的批量导入。

• 智能制档：精准关联提升效率
  智能制档是合思档案的核心功能之一。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，将零散的数据整合形成完整的业务链组合数据，大大减少了90%的人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 双模检测：保障数据真实完整
  合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

• 档案管理：精细管控灵活扩展
  在档案管理方面，合思档案实现了权限管理的精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录具有灵活扩展的特点，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。

应用收益：多维价值驱动企业发展

• 降本增效：节约成本提升效率
  使用合思档案能够显著实现降本增效，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。它让企业彻底告别传统手工归档，档案无需打印，大大节约了纸张成本和整理成本。同时，提升了检索效率，保障了管理合规性，让企业的运营更加高效。

• 全链拉通：补足信息化建设短板
  合思档案使电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。它让企业的各个业务环节实现了无缝对接，提高了整体运营效率。

• 数据活化：挖掘数据潜在价值
  合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的有效利用。它帮助企业从海量的数据中挖掘出有价值的信息，为企业的决策提供有力支持。

• 资源重组：实现企业效益最大化
  通过合思档案，企业能够实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到显著提升，实现了企业效益的最大化。

典型场景：精准应用助力各角色发展

• CEO/高管：数智决策引领企业前行
  对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。它还能提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

• 归档员/财务：高效工作提升职业价值
  归档员和财务人员使用合思档案能够提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

• 外部审计：在线审计提升工作便捷性
  在外部审计方面，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

• 数电票场景：全流程闭环管理解决方案
  在数电票场景下，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

成功案例：实践见证卓越成效

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程。管理成效显著，业务和财务数据可穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标表现良好，如凭证总量14W +、单据总量50W +，某月入库数据加载30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次、单据与单据关联次数800亿次。

世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案采用单套制管理方案，包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等。管理成效实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统、数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主、实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票和电子银行回单存档不合规范。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效为统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一在档案管理采集、存储、整理、利用环节都存在问题。合思档案采用数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，电子发票更新的需求日益增长，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案已帮助众多企业解决档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您也想推动自身档案管理的数字化转型，不妨加入我们的行列。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，电话是400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，您还可以通过微信公众号和微信小程序获取更多信息。欢迎联系我们开启档案管理新体验，现在就可以免费试用合思档案，感受它的强大功能和卓越价值！