发票管理实践分享：合思档案助力企业财务档案管理新变革

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与机遇。2025年数电票将实现全覆盖，这无疑给企业财务档案管理带来了新的考验。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业不同角色面临着各自的困扰。企业高管承受着纸质档案管理成本高昂、储存占地大，且档案数据难以分析利用的压力；财务人员则被档案数据量大、整理耗时、手动核对枯燥繁复的工作所困扰；业务人员也因报销纸质票据流程繁琐、耗费时间而烦恼。

同时，纸质档案存在着诸多问题。显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本高，且需要大量的档案室和档案柜等存储空间；隐形成本上，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据难以有效利用；此外，还存在高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。即便企业在数字化推行过程中通过OA系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍存在纸质文件储存难题，数据存储线下载体也无法保证档案原生性，难以确保企业财务档案管理合规。

在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了全方位的解决方案。

精准破局：合思档案满足多元需求

• 为企业高管掌舵领航
  对于CEO/高管而言，合思档案是企业决策数智化的得力助手。它能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。通过合思档案，企业可以借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型决胜之战。

• 让财务人员轻松上阵
  归档员/财务人员使用合思档案，能够告别重复低价值工作，提高工作效率。它使档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让财务人员轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

• 助力外部审计高效开展
  合思档案为外部审计提供了极大便利。实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源；支持一键查询借阅，权限一键下放/回收；让财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

合思档案还提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

功能全景：合思档案打造高效管理体系

• 多源采集：灵活高效的数据获取
  合思档案在多源采集方面表现出色。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

• 智能制档：释放人力的智慧结晶
  智能制档是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。同时，还有关联检索等辅助功能和手工关联等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 档案管理：精细管控的安全保障
  在档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。支持自定义档案目录分类，维护、新增创建档案字段，设置表单主键，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号、档案册号编制规则，支持根据企业制度自主排列、扩展，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。

• 档案应用：多维利用的价值挖掘
  档案应用方面，合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。实现档案数据资产化；借阅人可在线查看并支持下载，管理员可对借阅过程透明化管理，一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，包括静态介质打标、虚拟库房可视化监控、档案盒管理、到单确认与扫码装盒、扫码上架等。

核心亮点：合思档案闪耀独特光芒

• 合规护航：紧跟政策的坚实保障
  合思档案在合规性方面表现卓越。它符合国家政策要求，从部门规章到国家法律全面肯定了电子档案的法律效力。依据相关政策，合思档案确保电子会计档案合规性管理，如满足《会计档案管理办法》《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》等要求，对档案全生命周期进行闭环管理，具备有效的查验机制、防篡改等控制，建立电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系。

• 自动赋能：减少人工的高效运作
  自动化是合思档案的一大优势。它具有强大的规则匹配能力，最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。在智能制档中，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装；在多源采集中，预制系统连接器自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件；在档案管理中，自动生成式Open API实现快速集成。

• 高效提速：海量数据的极速处理
  合思档案提供大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。在智能制档中，减少90%人工匹配工作量；在档案应用中，多维检索满足多场景查询需求，一站式预览穿透联查告别数据割裂问题。

• 创新引领：开创档案管理新模式
  合思档案采用领先的单套制电子会计档案管理平台，便捷调阅不打印，混序归集免组装，实物流转和电轨运行相结合，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务，纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。

价值彰显：合思档案驱动企业发展

• 降本增效：节约成本的利器
  合思档案显著降低企业成本，如节约纸张成本70%、节约整理成本75%、提升检索效率90%，还能减少存储空间需求、降低打印成本、提高整理匹配效率等。同时，提高工作效率，让财务人员告别重复低价值工作，实现档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化。

• 数据利用：激活数据的价值
  合思档案让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。通过多维检索、一站式预览穿透联查等功能，使企业能够快速准确地获取所需档案数据，进行数据分析和决策。沉淀数据资产，为企业决策提供支持。

• 业财融合：打通业务财务壁垒
  作为闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，实现业务数据与财务数据的双向穿透，还原业务全貌。在多系统数据互联案例中，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存、标准和管理，搭建会计资料勾稽关系，实现以业务为核心的证据链条。

• 资源重组：优化管理的良方
  合思档案实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。在重塑管理结构案例中，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。

场景聚焦：合思档案应用广泛

• 发票管理场景：全流程自动化管控
  在发票管理场景中，合思档案支持数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化，实现数电票全流程闭环管理。企业/员工可通过税务数字账户、电子邮箱、二维码等获取数电票，系统自动匹配、验证解析、验真查重、下载xml文件等。

• 报销业务场景：完善证据链保障合规
  在报销业务场景，合思档案针对报销业务梳理档案关联规则，包括发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节，对归档数据清单如发票、报销单、回单、凭证等进行关联匹配，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规。

• 档案调阅场景：满足多元查询需求
  共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。财务人员可进行多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询，业务人员可进行授权检索、授权借阅，审计人员可使用证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅，管理人员可查看统计报表、图表展示。

• 实物档案管理场景：纸电关联智能管理
  在“纸电混合”阶段，合思档案的实物备查解决方案实现智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实物档案全流程管理定位。打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程可逆，可根据实际档案管理场景搭配；支持集团共享，批量作业，实时监控实物档案归档进度；服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单。

成功见证：合思档案实力验证

• 年单据量2.6亿企业案例
  某年单据量2.6亿的企业存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等痛点。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化和借阅管理信息化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。

• 共享中心统建集团型企业案例
  某共享中心统建集团型企业面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 多系统数据互联企业案例
  某多系统数据互联企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，成本效益显著。装订匹配耗时从66天/年减少到10天/年，利用耗时从30天/年减少到6天/年，打印成本从180000元/年减少到30000元/年，空间成本从143,773元/年减少到22,835元/年，预估节省总体成本30W +/年。

• 中国最大的K12民办教育集团之一案例
  某中国最大的K12民办教育集团之一在采集、存储、整理、利用等档案管理环节存在低效问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位：合思档案独树一帜

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，为企事业单位提供财务数智化产品和服务。在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，致力于帮助企业实现业财融合，降本增效、合规经营和低碳运营。

其差异化优势明显。具有广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统；拥有强大的自主研发能力，如自主研发工具包，具备更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放；提供全面的解决方案，包括领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求；具备丰富的行业经验，有众多不同类型企业的成功案例，如事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等。

合思档案能帮助企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，为企业带来显著的降本增效、数据利用、业财融合等价值。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入，合思档案将持续迭代升级，不断提升产品性能和服务质量，为企业提供更优质、更智能、更高效的财务档案管理解决方案，更好地适应市场变化和企业需求。

众多企业已经通过选择合思档案实现了档案管理的变革和提升，取得了良好的效果。现在诚邀更多企业加入，一起体验合思档案带来的卓越价值，共同迈向数字化转型的成功之路。企业可通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号或微信小程序等方式，了解更多合思档案信息并进行免费试用咨询。