在当今数字化浪潮席卷的时代，企业面临着前所未有的挑战与机遇。特别是在财务档案管理领域，随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业正直面新的挑战。传统的纸质档案管理模式已难以适应“数字化凭证时代”的要求，企业的信息化建设亟待加强。
在纸电混合的时代背景下，企业各层级人员在档案管理方面都面临着诸多痛点。企业高管常常为纸质档案管理成本巨大而烦恼，不仅耗费大量资金在纸质凭证输出耗材上，还需要为档案室、档案柜等存储空间投入高昂的费用。而且，纸质档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，如同深埋在沙中的宝藏，难以发掘其价值。
财务人员则被海量的档案数据所困扰。整理档案不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，效率低下。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，繁琐的流程让他们疲于奔命，浪费了大量的时间和精力。
此外，企业在数字化推行过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然未能解决纸质文件储存的问题，数据存储线下载体的存在也增加了管理的难度和成本。同时，高隐形成本和高合规风险也不容忽视。手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏，给企业带来巨大的损失。
面对这些痛点，合思档案应运而生，为企业提供了一套全面的数字化文件管理解决方案。
一站式方案：满足多元需求
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
单套制解决方案具有诸多优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件可以混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了工作效率。
档案扩展解决方案则允许企业自定义档案类型，进行全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。
核心功能：打造高效管理体系
合思档案在多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等方面具有显著的核心功能和优势。
在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。
智能制档方面，会计档案关联规则可以可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。同时，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。
档案应用方面，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。
成功案例：见证实际价值
合思档案在不同企业的应用场景中都取得了显著的成效，充分展示了其实际效果和价值。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化等解决方案。通过这些方案，该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标显示关联匹配等效率大幅提升。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，管理成效显著。如实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保等，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多数据隔离、存储环节实物存档占用空间、整理环节财务账表归档装订复杂、利用环节实物凭证与业务分散等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理，管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，数字化文件管理已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思档案已服务众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，众多客户对其效果给予肯定，如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等。合思在北京、上海、杭州等多地设有地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com ，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多。
合思秉承以客户为中心的服务理念，聆听用户需求以进行产品迭代，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。如果您也想解决档案管理难题，不妨选择合思档案，现在还可以免费试用，开启企业数字化文件管理的新篇章。
