合思档案：引领自动化财务处理，开启企业档案管理新时代

在企业的运营管理中，档案管理是一项至关重要却又常被忽视的工作。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。相关数据显示，90%的企业在档案管理方面遭遇了各种难题。企业高管常常为纸质档案管理成本高、占地空间大以及数据难以分析利用而苦恼；财务人员则深陷档案数据量大、整理工作繁琐枯燥的困境；业务人员也因报销纸质票据流程繁琐而倍感困扰。

企业在数字化转型的道路上，虽然解决了部分线上业务处理问题，但在归档和储存环节，仍然存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。保证档案原生性是确保企业财务档案管理合规的关键，也是实现全面数字化的必经之路。纸质档案管理不仅存在如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大等显性成本，还存在手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用等隐形成本，同时还面临着电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易因不可抗力损坏等合规风险。

随着数电票的快速扩张，其管理要求更为特殊。企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。例如，数电票须经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业的档案管理难题提供了有效的解决方案。

合思档案：财务数智化的档案管理利器

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下领先的单套制电子会计档案管理平台。该公司创立于2014年，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。通过其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。合思档案可实现电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理，涵盖了发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案等功能模块，还具备实物备查解决方案、数电票解决方案、共享调阅解决方案等。

使用合思档案，企业能够节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。具体来说，可实现70%的纸张成本节约、75%的整理成本节约、90%的检索效率提升以及100%的管理合规性。

核心功能与技术优势：自动化财务处理的秘诀

• 多源采集：灵活集成数据
  在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。比如单张PDF大文件，多张回单/发票可自动切割，还能自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这一系列功能使得企业在数据采集方面更加灵活高效，为自动化财务处理奠定了坚实的基础。

• 智能制档：高效整合数据
  智能制档是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。同时，采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持精细化方案配置。

• 档案管理：精准管控与灵活扩展
  在档案管理方面，权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，能够灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展。

• 档案应用：便捷高效的利用体验
  档案应用功能丰富多样。多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。实现档案数据资产化，档案借阅服务让借阅人在线查看、支持下载，管理员借阅过程透明化、一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，包括静态介质打标、虚拟库房、档案盒管理、到单确认&扫码装盒、扫码上架等功能。

对比传统：自动化财务处理的显著优势

• 成本优势：节省开支轻装上阵
  传统纸质档案管理存在高显性成本和高隐形成本。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大，手工装册归档重复性工作量大。而合思档案能为企业节约纸张成本和整理成本。例如，可实现70%的纸张成本节约、75%的整理成本节约，还能减少存储空间成本。某集团型企业采用合思档案后，存储空间成本减少300册/年，释放1/3空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 效率优势：快速响应提升效能
  传统档案管理方式检索效率低，日常检索依赖多端系统分散查询，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案能提升检索效率90%，实现海量数据秒级查询。如某企业采用合思档案后，数据加载仅需30s，关联匹配仅需15min。

• 合规优势：严格标准保障安全
  传统档案管理存在电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易因不可抗力损坏等合规风险。合思档案采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，能满足国家相关政策要求。某集团型企业采用合思档案后力保电子会计档案合规，满足国家6号文及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求。

• 数据管理优势：打破孤岛整合资源
  传统档案管理会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用。合思档案广泛连接业财系统，实现数据应收尽收，打破数据孤岛，统一储存、标准和管理，实现业务证据链完整。某企业采用合思档案后，整合凭证、单据、合同、回单等，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌。

实际案例：自动化财务处理的成功典范

• 海量单据企业：业财一体高效管理
  某年单据量2.6亿的企业，会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。采用合思档案后，多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化，借阅管理信息化。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

• 集团型企业：标准落地合规发展
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难。采用合思档案的单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 普通企业：降本增效合规无忧
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，采用合思档案的单套制管理方案后，统一储存，打破数据孤岛，业务证据链完整，实现数据共享，全生命周期管理，成本效益显著提升。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

• 教育集团：简化流程高效服务
  某中国最大的K12民办教育集团之一，档案管理在采集、存储、整理、利用等环节存在诸多问题。采用合思档案的单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，帮助企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，具有广泛连接的能力、100%自动归档、符合国家政策要求、灵活承接和持续迭代的能力，能够满足企业不同场景下的档案管理需求，为企业提供全方位的财务数智化服务。

合思档案拥有众多知名客户，如事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，客户对其给予了高度评价。随着数电票时代的到来和企业数字化转型的加速，合思档案将不断迭代升级，持续为企业提供更优质、更高效的档案管理解决方案，助力企业在数字化浪潮中取得更大的成功。如果您想体验合思档案带来的自动化财务处理优势，不妨点击免费试用。