在数电票时代的浪潮下，企业正面临着前所未有的档案管理挑战。根据相关规划，2025年将完成数电票的全覆盖，这意味着企业的财务档案管理必须直面新的难题，信息化建设的短板亟待补齐。数电票有着严格的存档要求，需要经过验签、解析后以XML格式存档，XBRL文件更是要求写入财务入账信息。这一切都表明，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。
在纸电混合的时代背景下，企业不同层级的人员都面临着各自的档案管理困境。企业高管要应对纸质档案管理成本高昂、储存占地大的问题，而且档案数据难以进行有效的分析和利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一进行匹配核对，工作枯燥又繁复。业务人员在报销时也不轻松，纸质票据的留存、上交和流转流程十分繁琐。因此，电子会计档案管理的重要性和紧迫性不言而喻，企业亟需进行财务智能化升级。
合思档案：财务智能化升级的得力助手
北京合思信息技术有限公司成立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。凭借其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多的净利润。合思档案作为其推出的领先的单套制电子会计档案管理平台，致力于为企业提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的服务。它实现了从业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理到档案利用的全流程管理，能够有效解决企业在档案管理方面内外交困的问题，如节约纸张和整理成本、提升检索效率、保障管理合规性等，为企业的财务智能化升级提供有力支持。
核心功能：开启财务智能化升级新篇章
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多源采集：数据汇聚的智慧引擎
合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成的要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，同时预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它还支持自定义数据采集方案，并且可以进行手动采集和自主补录。例如，对于单张PDF大文件中的多张回单或发票，它可以自动进行切割；还能自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据的批量导入。这种多源采集的方式，为企业财务智能化升级提供了丰富的数据基础。 -
智能制档：高效匹配的智能魔法
在智能制档方面，合思档案实现了会计档案关联规则的可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，可减少90%的人工匹配工作量。通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便财务人员进行查询和分析。这一功能大大提高了档案制作的效率，是财务智能化升级的关键环节。 -
档案管理：精细管控的安全堡垒
合思档案的档案管理功能具有权限管理精准管控的特点，支持自定义创建用户管理角色，能够隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能和操作权限，还能进行水印权限管理。档案目录也可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护、新增创建等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，同时支持企业自主排列和扩展。这些精细的管理功能为企业财务智能化升级提供了安全可靠的保障。 -
档案应用：多维查询的便捷通道
合思档案的档案应用功能十分强大，多维检索能够满足多场景查询需求，支持按凭证、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，批量检索。一站式预览，穿透联查，实现了业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等。这些功能让企业在档案应用方面更加便捷高效，推动了财务智能化升级的进程。
优势对比：凸显财务智能化升级价值
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成本优势：精打细算的省钱秘籍
传统档案管理存在着诸多成本问题。一方面，有高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；另一方面，还有高隐形成本，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。同时，还存在高合规风险，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。而合思档案在成本控制方面表现出色，可节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率，确保100%的管理合规性。这对于企业的财务智能化升级来说，无疑是降低成本、提高效益的重要体现。 -
效率优势：分秒必争的效率先锋
传统档案管理在整理、匹配、查询等环节需要大量的人工操作，效率十分低下。例如，在一些企业痛点案例中，总分公司查找会计凭证可能会耗费大量时间，分公司整理验收单也需要很长时间。而合思档案通过自动化流程，如自动采集、匹配、组装、归档等，大大提高了工作效率。以某企业某月的入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配只需15min。这种高效的处理方式，是企业财务智能化升级的重要标志。 -
合规优势：合法合规的坚实后盾
传统档案管理在电子会计凭证管理上可能存在合规风险，而合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，通过“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，满足国家政策要求。这为企业的财务智能化升级提供了合法合规的保障，让企业在档案管理方面无后顾之忧。
应用案例：见证财务智能化升级成效
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某企业：亿级单据管理的智能变革
某企业年单据量达到2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的显著成效。例如，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，显著提高了管理效率，实现了财务智能化升级。 -
某集团型企业：复杂档案管理的标准重塑
某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难整合。合思档案采用单套制管理方案，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。通过合思档案，该集团型企业实现了财务智能化升级，档案管理更加规范高效。 -
某企业：数据孤岛打破的智能突破
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用。合思档案的数据集成方案打破了数据孤岛，业务检测方案确保业务证据链完整，跨系统调阅方案实现数据共享，全生命周期管理有效减低财务管控风险。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。合思档案帮助该企业实现了财务智能化升级，提升了企业的整体竞争力。 -
某民办教育集团：多系统档案管理的智能优化
某民办教育集团业务系统多、数据隔离，档案采集、存储、整理、利用各环节存在诸多问题。合思档案的数据集成方案统一了数据标准，智能化制档方案实现自动组装，电子原文件独立管理确保合规存档，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。该民办教育集团通过合思档案实现了财务智能化升级，档案管理更加科学合理。
合思档案凭借其先进的技术和全面的功能，为企业提供了高效、合规、便捷的电子会计档案管理解决方案，帮助企业解决了传统档案管理中的诸多痛点，实现了降本增效、业财融合和数字化转型，有力地推动了企业的财务智能化升级。随着数电票的全面推广和企业数字化转型的加速，电子会计档案管理将成为企业财务管理的重要组成部分。合思档案将持续迭代升级，不断满足企业日益增长的需求，为企业的发展提供更强大的支持。
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