合思档案：企业财务档案管理的合规之钥

在当今数字化浪潮席卷的时代，财务档案管理正经历着深刻的变革。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理面临着前所未有的新挑战，信息化建设成为企业亟待补齐的短板。数电票的管理与传统纸质发票截然不同，它需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一系列的变化，让企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业面临着诸多痛点。企业高管被纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用的问题所困扰；财务人员则要面对档案数据量大、整理耗费时间、手动匹配核对枯燥繁复的难题；业务人员也深受报销纸质票据流程繁琐之苦。此外，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作量让人疲惫不堪，查询调阅条件粗糙，数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，还可能因不可抗力导致纸质档案损坏。这些问题不仅影响了企业的工作效率，还增加了企业合规性风险控制的难度。

为了解决这些痛点，合思档案解决方案应运而生。它犹如一把精准的钥匙，为企业打开了高效、合规财务档案管理的大门。

多元角色专属方案：满足多样需求

• 高管决策智囊：数据赋能企业发展
  对于CEO/高管而言，合思档案是企业数据资产的守护者和价值挖掘者。它能够沉淀数据资产，保障企业的合规管理，提升企业财务档案的利用效率。通过挖掘财务档案数据的价值，合思档案助力企业决策走向数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。在企业合规性风险控制方面，合思档案为高管提供了可靠的数据支持，让决策更加科学、合规。

• 财务效率利器：告别繁琐重复工作
  对于归档员/财务来说，合思档案是提高工作效率的法宝。它让财务人员告别重复低价值的工作，使档案数据同源，实现数据全流程透明流转。这不仅便于监控和分析，还能让财务人员轻松完成档案管理工作，大大提高档案利用效率。在日常工作中，合思档案帮助财务人员有效降低了企业合规性风险控制的压力，确保财务工作的准确性和合规性。

• 审计协作桥梁：在线溯源高效沟通
  对于外部审计，合思档案搭建了一座高效的沟通桥梁。它实现了档案外审的在线化和可溯源，支持一键查询借阅，权限也能一键下放/回收。财务人员无需再与审计人员进行重复沟通和补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。同时，合思档案的合规性管理也为企业在审计过程中提供了有力的保障，降低了企业合规性风险控制的潜在风险。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。这种全面的解决方案，为企业不同角色的人员提供了个性化的服务，有效提升了企业整体的财务档案管理水平，加强了企业合规性风险控制。

全面功能概览：打造强大管理体系

• 海量资料收纳：内外财务一网打尽
  合思档案的管理范围广泛，内部产生的财务资料，如记账凭证、报销单据、审批单据等，以及外部系统如核算系统（费控系统、资金系统等）和业务层的银行回单、发票等，都能被纳入管理。这种全面的收纳能力，确保了企业财务档案的完整性，为企业合规性风险控制提供了坚实的基础。

• 全生命周期呵护：智能管理无缝衔接
  合思档案具备电子会计档案全生命周期管理功能。在智能采集环节，外部生态通过规则引擎等方式，内部通过EAI插件等进行数据采集；预归档服务实现自动归档和业务检测；基础管理涵盖档号管理、档案储存等；档案服务包括身份调查、实物管理方案等。每个环节都紧密相连，为企业提供了一站式的档案管理服务，有效降低了企业合规性风险控制的难度。

• 多源采集灵活：自主集成随心选择
  合思档案支持多源采集方式。接口互联可自主采集，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器能够获取业财系统数据，还支持自定义数据采集方案。同时，它也支持手动采集，可自主补录，如单张PDF大文件可自动切割，支持自定义配置Excel导入模板。这种灵活的采集方式，满足了企业不同的需求，为企业合规性风险控制提供了多样化的手段。

• 统计分析助力：数据洞察决策依据
  合思档案的统计分析功能丰富多样，涵盖进销项统计、资金统计、成本分析、电实趋势等。应用层还具备辅助审计、证据方案库等功能。通过对这些数据的分析，企业能够深入了解自身的财务状况，为决策提供有力的依据，进一步加强企业合规性风险控制。

核心亮点闪耀：合规高效自动化

• 政策合规保障：严格遵循法规要求
  合思档案符合国家政策要求，依据《会计档案管理办法》等政策，实现电子会计档案的合规性管理。它具备有效的查验机制和防篡改等控制措施，建立了电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系。这种严格的合规性管理，确保了企业在财务档案管理方面的合法性，降低了企业合规性风险控制的风险。

• 自动归档省心：减少人工精准匹配
  合思档案实现了100%自动归档，通过强大的规则匹配能力，最大程度减少人工介入。它能够实现自动组装、归档，如会计档案关联规则可视化配置，不同系统、类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。这种自动化的归档方式，提高了工作效率，同时也降低了人为错误的风险，加强了企业合规性风险控制。

• 双模式检测护航：数据真实完整安全
  合思档案提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，它还提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据的完整性。这种全面的检测方案，为企业合规性风险控制提供了可靠的保障。

• 大数据方案助力：海量数据高效处理
  合思档案的大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。在深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，它都能提高档案管理效率，释放档案数据价值。这种强大的数据处理能力，为企业在大数据时代的合规性风险控制提供了有力的支持。

企业价值凸显：多维度优势尽显

• 降本增效显著：节约成本提升效率
  合思档案为企业带来了显著的降本增效效果。它能够节约纸张成本、整理成本，提高检索效率，确保管理合规性。例如，可实现70%的纸张成本节约，75%的整理成本节约，90%的检索效率提升，以及100%的管理合规性。这些数据直观地展示了合思档案在降低企业成本、提高工作效率方面的优势，有助于企业更好地进行企业合规性风险控制。

• 业财链路打通：数据流动创造价值
  合思档案是闭环全量业财系统的“连接器”，它补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让数据“活起来”。通过真正利用档案数据，实现了数据价值的最大化。这种业财链路的打通，有助于企业实现业财融合，提高企业的整体运营效率，加强企业合规性风险控制。

• 资源重组优化：提升管理能效
  合思档案实现了企业前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到显著提升。它助力企业实现业财融合，使企业效益最大化。通过资源的重组优化，企业能够更好地应对市场变化，降低企业合规性风险控制的难度。

• 广泛连接适配：灵活应对变化
  合思档案具备广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据。它成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，拥有灵活承接、持续迭代的能力，能够满足接收管理数电票的要求，及时应对市场变化。这种广泛的连接和灵活的适配能力，为企业在不断变化的市场环境中提供了稳定的保障，加强了企业合规性风险控制。

典型场景适配：展现强大适用性

• 数电票全流程管理：闭环操作高效合规
  在数电票场景下，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了全流程闭环管理。这种高效的管理方式，确保了数电票管理的合规性，降低了企业在数电票管理方面的合规性风险控制难度。

• 实物备查创新管理：线上线下无缝衔接
  在实物备查场景，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位。它服务于实物档案全流程线上化管理，实现了实物档案的创新管理和便捷利用。例如，支持集团共享、批量作业，提供线下实物备查清单及档案装盒清单。这种创新的管理方式，提高了实物档案管理的效率，加强了企业合规性风险控制。

• 档案调阅精准查询：多维条件快速定位
  在档案调阅场景，共享调阅解决方案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。这种精准的查询方式，提高了档案调阅的效率，为企业合规性风险控制提供了便利。

• 档案管理合规保障：证据链完整无忧
  在档案管理合规场景，证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，并自动检测证据链完整性，保障财务合规。这种完善的合规保障机制，降低了企业在档案管理方面的合规性风险控制风险。

成功案例见证：实际应用效果显著

• 案例一：高效管理海量单据
  某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的显著成效，如数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次等。这些数据充分证明了合思档案在处理海量单据时的高效性，为企业合规性风险控制提供了有力的支持。

• 案例二：标准化管理集团档案
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年等。这些成果展示了合思档案在集团档案管理方面的优势，有助于企业加强企业合规性风险控制。

• 案例三：集成方案提升效率
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%等。这些数据表明合思档案在提升企业档案管理效率方面的显著作用，为企业合规性风险控制提供了有效的手段。

• 案例四：简化流程提高效益
  某中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用等环节存在问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询。这一案例充分展示了合思档案在不同行业的适用性，为企业合规性风险控制提供了多元化的解决方案。

市场定位独特：差异化优势明显

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，具有广泛的市场认可度。与传统档案管理方式相比，合思档案打破了物理空间限制，可在线自由调阅。它预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

合思档案具备持续迭代、接口开放的能力，自主研发工具包，拥有更强大的数据获取、验签、解析能力，能满足企业不断变化的需求，适应“数字化凭证时代”财务档案管理要求。同时，它拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等多项资质，且国家四部委官方试点100%成功验收，体现了其技术实力和可靠性。这些优势使得合思档案在市场中占据独特的地位，为企业合规性风险控制提供了可靠的保障。

合思档案在企业财务档案管理中具有不可替代的价值。它能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，帮助企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将不断优化和创新，为企业提供更优质、更高效的财务档案管理服务，在未来企业数字化建设中发挥重要作用。

如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，渴望加强企业合规性风险控制，不妨选择合思档案。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，电话400 – 105 – 6505，网站www.hosecloud.com。欢迎企业联系咨询，还可免费试用，开启高效财务档案管理之旅。