在企业数字化浪潮风起云涌的当下，众多企业都在积极寻求财务数字化转型的有效路径。以世界 500 强旗下的一家教育服务品牌为例，它在业务拓展过程中，积累了大量的业务和财务数据。然而，由于业务和财务系统众多且相互独立，数据难以互通，该企业在财务数字化转型的道路上遭遇了重重挑战。特别是在会计档案管理方面，传统的管理方式已经无法满足企业高效运营的需求。而合思的智能报销平台，为其提供了一套行之有效的解决方案，帮助企业成功突破困境。
客户业务：传统管理困境凸显
这家教育服务品牌业务广泛，涉及多个领域和地区。随着业务的不断扩张，企业内部的业务和财务系统日益增多。这些系统各自为政，数据无法实现实时共享和流通，导致结构化数据的提取变得异常困难。在日常运营中，电子发票的打印、查重和验伪工作不仅耗费大量的时间和人力，还造成了纸张的浪费。
在会计档案管理方面，实物存档的弊端更是显露无遗。大量的纸质档案占用了大量的物理空间，企业不得不安排专人进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。而且，由于纸质档案容易受到损坏，如受潮、虫蛀等，企业还面临着合规风险。此外，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，操作起来费时费力。同时，实物凭证与业务分散存放，无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法实现多人借阅，导致档案资产的利用率极低。
合思方案：全生命周期智能管理
合思针对该企业的痛点，推出了全生命周期的电子化会计档案管理方案，这一方案正是依托智能报销平台实现的。智能报销平台能够广泛连接异构系统，无需开发成本即可介入，确保企业的档案应收尽收。
该方案涵盖了档案数据来源的全面管理，包括电子档案、自研 OA 以及其他业务系统产生的数据。通过多种接口传输方式，智能报销平台能够将这些数据进行高效收集。同时，平台具备强大的自动归档功能，包括智能组单和四性检测等。它不仅可以对电子档案进行管理，还能对实物档案进行全面的管理、借阅、移交、鉴定、销毁及权限监控。
智能报销平台拥有强大的规则引擎自定义搭建能力。企业可以根据自身的业务需求，灵活配置规则。借助这一平台，企业能够实现亿级数据的秒级调阅，穿透联查无缝衔接。电子原文件可以独立管理，并且能够自主采集结构化字段信息，为企业的财务管理提供了极大的便利。
实施步骤：数据整合与自动归档
在实施过程中，合思的智能报销平台发挥了重要作用。平台通过自动封装接口，成功连接了 40 种以上的异构系统，将电子档案、自研 OA 等多源数据进行整合。利用影像支撑、外部设备扫描、人工上传等多种接口传输方式，智能报销平台将各类档案数据准确采集到系统中。
采集到的数据在系统中经过智能组单、四性检测等操作后，实现自动归档。整个过程高效、准确，大大减少了人工干预，提高了档案管理的效率和质量。
成果效益：效率提升与成本节约
通过合思智能报销平台的实施，该企业取得了显著的成果和效益。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状的管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。
档案的多维度穿透查询功能，使得企业员工可以通过电子借阅的方式快速获取所需档案，简便高效。通过试点改造，企业实现了财务数据自动化率 91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能得到了大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，企业大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人对未来充满信心，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。
客户评价：转型效果显著获认可
企业财务相关负责人对合思的智能报销平台给予了高度评价。他表示，合思的方案有效地管理了企业的大量数据，对企业财务管理效率的提升和成本的降低效果显著。通过使用智能报销平台，企业在财务数字化转型的道路上迈出了坚实的一步。他对在 2024 年实现更高的财务数据自动化率充满信心。
行动号召：借鉴案例开启转型之旅
该企业以财务共享中心引领企业数字化运营的案例，为其他企业提供了宝贵的参考。在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，财务数字化转型已成为企业提升竞争力的必由之路。合思的智能报销平台拥有强大的功能和优势，支持多语言，具备安全隐私保护，可提供定制化服务，能为企业提供全方位的服务保障。
如果您的企业也在为财务数字化转型而烦恼，不妨借鉴这个成功案例，选择合思的智能报销平台。合思为企业提供免费试用和灵活的定价模式，让您可以亲身体验智能报销平台的魅力。现在就行动起来，开启企业财务数字化转型的新篇章。
