在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在这一浪潮中积极探索前行。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。
动力源拥有约2400名员工，下设8家子公司，在全国有30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司组织架构复杂，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。然而，尽管付出了诸多努力，整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期的转型效果存在较大差距，采购费用整合也面临重重困难。
转型前痛点：采购费用整合困境凸显
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多系统操作乱局
动力源在财务数字化转型前，多系统操作体验极差，采购费用整合更是难上加难。员工提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，耗费大量时间和精力。报销数据需要财务人员手工录入系统，不仅效率低下，还容易出现错误。发票验真、查重等工作也只能手工进行，假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们无暇顾及更有价值的财务分析和决策工作。 -
系统割裂之殇
系统割裂、数据分散、信息滞后也是动力源面临的严重问题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务制度难以有效落地。数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营进行及时的调整和优化。在采购费用整合方面，由于数据的分散和不及时，很难实现对采购成本的有效控制和管理。 -
业务复杂困局
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，业务覆盖面广，报销模式复杂。采购涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用支付方式不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，这进一步增加了采购费用整合的难度。 -
组织流程繁难
公司组织架构的迅速扩展导致管理程度不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。这种复杂的组织架构和繁琐的流程使得采购费用整合工作难以顺利开展。
合思解决方案：精准破局采购费用整合难题
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系统集成融合
合思为动力源提供了全面的财务数字化解决方案，在系统集成方面发挥了重要作用。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，确保人员信息的准确性和及时性。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为采购费用整合提供了有力的数据支持。 -
无需报销革新
合思的无需报销模式为动力源带来了全新的体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种模式极大地简化了采购费用整合的流程，提高了工作效率。 -
系统连接赋能
合思的系统连接能力强大，Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为采购费用整合提供了高效的技术保障。 -
多元产品助力
合思为动力源应用的产品包括合思费控 + 合思商城 + 合思BI + 开放平台。这些产品相互协作，形成了一个完整的财务数字化解决方案体系，全面助力动力源的采购费用整合工作。
实施步骤：有序推进采购费用整合
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系统对接奠基
首先进行系统对接和数据同步工作，将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行集成。通过严谨的技术手段，确保人员信息、订单数据等能准确无误地同步到合思费控系统中，为采购费用整合奠定坚实的基础。 -
员工培训赋能
对员工进行全面的培训，让他们熟悉无需报销的流程和操作方法。详细了解因公消费免垫资、免开票的具体规则以及消费合规的要求。通过培训，提高员工的操作熟练度和合规意识，促进采购费用整合工作的顺利开展。 -
参数配置保障
配置系统的相关参数和规则，如设置差标管控规则、审批流程、结算规则等。这些参数和规则的合理设置是保障系统正常运行和业务流程顺畅的关键，也是采购费用整合得以有效实施的重要保障。 -
测试优化提升
在实施过程中不断进行测试和优化，及时发现并解决出现的问题。通过持续的测试和优化，确保系统的稳定性和可靠性，不断提升采购费用整合的效果。
转型成果：采购费用整合成效显著
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操作体验革新
多系统集成，数据互通，使得动力源的操作体验得到全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。在采购费用整合方面，员工能够更便捷地提交采购申请和报销，大大提高了工作效率。 -
成本节约凸显
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。在采购环节，员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，降低了采购成本。 -
合规管控加强
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力用于更有价值的工作，加强了对采购费用的合规管控。 -
管理决策升级
管理实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据。在采购费用整合方面，管理者可以随时随地查看采购相关的财务数据，动态掌握企业采购信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
客户评价：认可合思助力采购费用整合
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”从陈总监的评价中可以看出，合思在动力源的采购费用整合工作中发挥了重要作用，得到了客户的高度认可。
北京动力源科技股份有限公司通过与合思合作，成功解决了财务数字化转型中的诸多难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，尤其是在采购费用整合方面取得了显著成效。如果您的企业也面临类似的财务痛点，不妨选择合思，开启高效的财务数字化转型之旅，免费试用合思的解决方案，让采购费用整合变得更加轻松高效。
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