在当今数字化浪潮中，企业的财务数字化转型成为提升竞争力的关键一环。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，早在1995年便已成立，更是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目。2022年3月，动力源成功入选北京市专精特新“小巨人”企业。这样一家实力雄厚的企业，在财务数字化转型的道路上选择了合思，开启了一段跨部门报销协同的变革之旅。
动力源业务困境：跨部门报销协同难题凸显
2011年，动力源就前瞻性地开启了财务数字化转型和业财融合之路。先后自建费控系统、采购管理系统等，并基于OA系统开发报销系统。然而，理想很丰满，现实却很骨感。虽然投入了大量精力和资源，但整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期的转型效果差距较大。
多系统操作让员工和财务人员苦不堪言。员工申请单需要在各系统间频繁切换提交，操作体验极差。财务人员则要手工录入报销数据，发票验真、查重等工作也只能靠手工进行，假票、错票、重票情况难以避免。差标核对等基础性工作占据了大量时间，跨部门报销协同的效率低下。
系统的割裂导致数据分散、信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整，跨部门报销协同的信息流通严重受阻。
动力源业务覆盖面广，报销模式复杂。主营通讯基站建设的业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了跨部门报销协同的难度。
合思解决方案：重塑跨部门报销协同新生态
合思针对动力源的痛点，量身定制了一套全面的解决方案，从系统集成、产品应用和系统连接能力等方面入手，重塑跨部门报销协同的新生态。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，打破了不同系统之间的壁垒，为跨部门报销协同提供了坚实的数据基础。
产品应用上，合思推出的无需报销模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，从源头上确保了消费的合规性。财务部门则可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。整个报销流程实现了自动化和智能化，极大地提高了跨部门报销协同的效率。
合思系统的连接能力强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，让跨部门报销协同更加顺畅。
方案实施步骤：稳步推进跨部门报销协同变革
合思解决方案的实施是一个循序渐进的过程，通过稳步推进各个步骤，确保动力源能够顺利实现跨部门报销协同的变革。
首先是系统集成阶段。合思团队与动力源紧密合作，确保动力源HR系统、BPM系统等与合思费控的数据同步。这一步是整个方案的基础，为后续的业务开展提供了准确、实时的数据支持。只有数据打通了，跨部门报销协同才有实现的可能。
接下来是推广无需报销的模式。合思组织了专门的培训和宣传活动，让员工熟悉并适应因公消费免垫资、免开票等流程。同时，财务部门按照新的流程进行对账、审批和结算等操作。通过实际应用，员工逐渐感受到了新流程的便捷和高效，跨部门报销协同的意识也得到了增强。
最后，利用系统的连接能力，逐步实现业务数据跨系统同步应用。随着数据的不断流通和共享，业务处理和数据统计效率得到了显著提升。各个部门之间的协作更加紧密，跨部门报销协同的效果逐渐显现出来。
动力源成果效益：跨部门报销协同成效显著
经过一段时间的实施和优化，合思的解决方案为动力源带来了显著的成果和效益，跨部门报销协同得到了极大的改善。
多系统集成让数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期从原来的漫长时间缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工可以更快地拿到报销款项，工作积极性得到了提高，跨部门报销协同的流程更加高效。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员不再需要花费大量时间在发票校验真伪等基础工作上，从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作。跨部门报销协同的成本得到了有效控制。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工感受到了实实在在的便利，跨部门报销协同的用户满意度大幅提高。
财务审批有了依据，费控更合规，结算更统一。财务制度得到了有效落地，数据报表可以实时生成，管理者能够实时掌握数据信息，对业务运营及时进行调整。跨部门报销协同的管理水平得到了显著提升。
动力源评价反馈：跨部门报销协同的高度认可
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。
面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思在跨部门报销协同方面能力的认可和信任。
众多像北京动力源科技股份有限公司这样的专精特新企业，都通过合思的财务数字化解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临着财务数字化转型的挑战，不妨选择合思，让有限更有效。现在，您可以免费试用合思的财务数字化解决方案，开启跨部门报销协同的新篇章。
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