在当今竞争激烈的商业环境中，世界 500 强旗下的教育服务品牌凭借其雄厚的实力和广泛的业务布局，在教育领域占据着重要的地位。然而，随着业务的不断拓展，该企业在财务管理方面遇到了诸多难题。业务、财务系统众多且相互独立，导致数据无法有效互通，给财务管理带来了极大的挑战。合思作为专业的财务管理解决方案提供商，为该客户量身定制了差旅费用管理方案，成功解决了这些难题。
教育巨头的财务困境
该教育服务品牌业务广泛，涉及多个领域和地区，拥有众多的业务和财务系统。这些系统各自独立运行，数据之间缺乏有效的整合和共享，使得结构化数据的提取变得异常困难。电子发票的打印、查重和验伪工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。
实物档案的管理也是一大难题。企业需要占用大量的物理空间来存放这些档案，并且需要专人进行管理，成本高昂。而且，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着合规风险。
不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，工作人员需要花费大量的时间和精力来完成这些工作。此外，实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，也无法多人同时借阅，导致档案资产的利用率极低。
合思的破局之策
合思为该客户提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案，这也是差旅费用管理方案的重要组成部分。该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等多个方面。合思拥有 40 多种自动封装接口，能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入，确保档案应收尽收。
接口传输支持多种方式，包括影像支撑、外部设备扫描和人工上传等，方便企业根据自身需求进行选择。该方案具备强大的自动归档功能，涵盖了智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等多个环节。
会计类档案管理范围广泛，不仅包括内部的凭证、订单、会计账薄等，还包括外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。通过合思的差旅费用管理方案，企业能够实现档案的集中管理和高效利用。
方案实施步步为营
合思系统首先广泛连接异构系统，自动采集各类档案数据，并通过接口传输至系统内。在这个过程中，系统能够快速准确地获取所需的数据，为后续的处理工作奠定基础。
接着，对采集到的数据进行智能组单和四性检测。智能组单功能能够根据预设的规则对数据进行分类和整理，提高数据的处理效率。四性检测则确保数据的准确性、完整性、合规性和可用性，为企业的财务管理提供可靠的数据支持。
完成数据处理后，进行电子档案和实物档案的管理。包括档案的借阅、移交、鉴定、销毁等操作，并进行严格的权限监控。通过这些措施，企业能够确保档案的安全和合规使用，提高档案管理的效率和质量。
显著成效见证实力
通过合思的差旅费用管理方案，该企业取得了显著的成果和效益。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状的管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。
档案的多维度穿透查询功能让工作人员能够快速准确地找到所需的档案信息，以电子借阅为主的方式简便高效，提高了档案的利用率。
通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率 91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能得到了大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业不再需要为大量的实物档案提供存放空间，也减少了专人管理的成本，降低了企业的运营成本。
客户认可树立典范
企业财务相关负责人对合思的差旅费用管理方案给予了高度评价。该负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上，这充分体现了企业对合思解决方案的认可和对未来的信心。
合思的差旅费用管理方案不仅解决了该教育服务品牌当前面临的财务管理难题，还为企业的未来发展提供了有力的支持。通过数字化转型，企业能够更加高效地管理财务收支，提高决策的科学性和准确性。
在当前经济环境下，越来越多的企业面临着财务管理的挑战。合思拥有强大的功能和服务，其灵活的定价模式、强大的集成能力和良好的口碑，能够为企业提供全方位的财务收支管理支持。
如果您的企业也希望提升财务管理效率，降低运营成本，不妨选择合思的差旅费用管理方案。现在就可以免费试用，开启财务数字化转型之旅，让您的企业在激烈的市场竞争中脱颖而出。
