在当今数字化浪潮席卷的时代，世界500强旗下的教育服务品牌也在积极探索财务数字化转型的道路。然而，他们在财务领域面临着诸多挑战，尤其是差旅文档归档方面。企业的业务和财务系统繁多且相互独立，数据难以互通，这使得差旅相关的结构化数据提取困难重重。同时，电子发票的打印、查重和验伪不仅耗时费力，还造成了纸张的浪费。面对这些问题，合思凭借其专业的解决方案，为该企业带来了新的转机。
业务迷雾：教育品牌差旅文档归档困境
该教育服务品牌业务广泛，业务和财务系统众多。各个系统独立运行，宛如一座又一座信息孤岛，数据之间无法实现有效互通。这导致在差旅文档归档时，结构化数据的提取变得异常艰难。工作人员需要花费大量的时间和精力，从不同系统中收集和整理数据。
电子发票的处理更是让财务人员头疼不已。每一张电子发票都需要进行打印、查重和验伪，这一系列操作不仅消耗了大量的时间，还造成了纸张的浪费。而且，实物存档也带来了诸多问题。大量的差旅文档实物档案占用了较多的物理空间，企业需要安排专人进行管理，这无疑增加了管理成本。更糟糕的是，档案损坏的情况时有发生，企业面临着合规风险。
不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿和报表的装订要求高，工作人员需要花费大量的时间和精力来完成这些工作。此外，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，导致档案资产的利用率极低。
合思妙方：全生命周期电子化差旅文档归档方案
合思针对该企业的问题，推出了全生命周期的电子化会计档案管理方案。这个方案就像是一座桥梁，能够广泛连接异构系统，而且不需要企业进行任何开发成本介入，真正实现了档案的应收尽收。
档案数据的来源十分广泛，包括电子档案、自研OA等。合思自动封装接口数达到40种以上，能够满足企业多样化的数据接入需求。接口传输方式也多种多样，有影像支撑、外部设备扫描、人工上传等，为企业提供了便捷的数据采集途径。
该方案具备强大的自动归档功能，涵盖了智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等多个方面。通过这些功能，企业可以实现差旅文档的自动化归档和高效管理。
实施之旅：差旅文档归档方案落地步骤
合思在实施解决方案时，首先通过广泛连接异构系统，实现了档案数据的全面采集。就像一个高效的信息收集器，将各个系统中的差旅文档数据收集起来。
然后，利用自动封装接口，将各种来源的档案数据进行整合。这一步就像是将不同的拼图碎片拼接在一起，形成一个完整的档案数据体系。
接着，采用智能组单和四性检测等技术，对档案进行自动归档处理。智能组单能够根据预设的规则，将相关的档案数据组合在一起，提高归档的准确性和效率。四性检测则能够确保档案数据的真实性、完整性、可用性和安全性。
最后，通过权限监控等措施，保障档案管理的安全性和规范性。不同的人员拥有不同的权限，只有经过授权的人员才能访问和操作相关的档案数据，有效防止了数据泄露和滥用。
成果绽放：差旅文档归档方案成效显著
经过一段时间的实施，合思的解决方案取得了显著的成果。该企业年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。
档案的查询变得更加便捷，实现了多维度穿透查询。以电子借阅为主的方式简便高效，工作人员可以随时随地查询和借阅所需的档案数据。
通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生了个位数增长，管理效能得到了大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业不再需要为大量的实物档案寻找存放空间，也不需要花费大量的人力和物力来进行档案的维护和管理。
客户赞誉：差旅文档归档方案获高度认可
企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。这充分体现了企业对合思方案的认可和信心。合思的解决方案不仅解决了企业在差旅文档归档方面的难题，还为企业的财务数字化转型提供了有力的支持。
如果你所在的企业也面临着差旅文档归档的难题，不妨尝试一下合思的解决方案。合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有众多功能，如差旅申请、商旅线上订购、发票采集等，能有效简化报销流程，提高财务管理效率。合思提供免费试用，还有灵活定价模式，其强大的集成能力、良好的口碑和市场反响等优势，值得其他企业尝试。拨打400 – 105 – 6505电话或访问www.hosecloud.com网站，了解更多合思解决方案的信息。
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