合思档案：开启采购费用报销与财务档案管理新时代

在当今数字化浪潮中，电子凭证改革正以前所未有的速度推进。自2024年11月1日起，铁路旅客运输领域开始全面推广使用数字化电子发票；紧接着，12月1日民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。

然而，在这一改革进程中，企业在财务档案管理方面却面临着诸多难题。传统的纸质档案管理方式存在着诸多弊端。例如，好想你健康食品股份有限公司在进行财务归档时，常常需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况也难以避免。此外，查找纸质档案受限于时间和空间，耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。对于大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本高昂。金牌橱柜家居科技股份有限公司每年仅打印成本就预估高达180000元，存储空间成本也达到90000元。更重要的是，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足管理要求。高新兴科技集团就曾因电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规，且档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患。这些问题在采购费用报销过程中也尤为突出，极大地影响了企业的财务效率和合规性。

合思档案：财务数智化的创新之选

合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，敏锐地洞察到了企业在财务档案管理方面的痛点，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。

合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。其成长历程丰富而辉煌，2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2020年全面面向市场，2021年助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过，2022年推出全新“单套制”解决方案，2023年升级为「合思档案」，2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。

合思不仅是专精特新企业，而且在资本和技术研发方面实力雄厚。成立以来，合思已累计融资超15亿元人民币，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思。在采购费用报销等财务流程中，合思档案凭借其强大的技术和服务能力，为企业提供了可靠的支持。

核心功能亮点：打造高效财务档案管理体系

功能蓝图：全生命周期管理新体验

合思档案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，具备电子会计档案全生命周期管理功能。它涵盖了智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等多个方面。在智能采集方面，外部生态如OCR识别、RPA技术等，内部系统如EAI插件、API接口等，确保了电子凭证的高效采集。预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的准确归档奠定了基础。基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能，让档案管理更加规范有序。档案服务则提供了辅助审计、项目管理、统计分析等功能，为企业的财务管理提供了有力支持。在采购费用报销中，这些功能可以确保报销凭证的准确采集和高效管理，提高报销流程的效率。

档案采集：开放式接口互联自主采集

档案采集具备开放式接口互联·自主采集功能，大文件自动切割·数电票自动化解析。这意味着企业可以通过多种方式自主采集电子凭证，无需担心文件大小和格式问题。大文件自动切割功能可以将大型文件分割成多个小文件，便于存储和管理；数电票自动化解析功能则可以快速准确地解析数字化电子发票，提高采集效率。在采购费用报销过程中，员工可以轻松上传采购发票等凭证，系统自动进行采集和解析，大大节省了时间和精力。

档案制档：智能关联自动组装

档案制档可智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件。系统可以自动关联相关的凭证、单据和合同，实现自动组装，减少人工操作。同时，进行四性检测和业务检测，确保档案的准确性和合规性。企业还可以根据自身需求自定义版式文件，满足个性化的管理要求。在采购费用报销时，系统可以自动关联采购合同、发票和报销申请，实现自动制档，提高报销的准确性和效率。

档案利用：多维检索一站式预览

档案利用支持多维检索·一站式预览，可在线借阅·异构系统联查，实现实物混序归档·可视化盘点档案数据。企业可以通过多种维度检索档案，快速找到所需信息。一站式预览功能可以让用户在一个界面上查看档案的详细信息，提高查阅效率。在线借阅和异构系统联查功能则方便了企业内部不同部门之间的协作和信息共享。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能可以让企业更好地管理实物档案，提高档案管理的透明度和准确性。在采购费用报销的审计和查询过程中，这些功能可以帮助企业快速定位和查看相关档案，提高审计效率和准确性。

使用收益：降本增效提升竞争力

自动化归档告别重复性工作

合思档案的自动化归档功能可以告别重复性工作，让档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。企业可以通过系统自动完成档案的采集、制档和归档工作，减少人工操作，提高工作效率。同时，档案数据的同源性和透明流转可以让企业更好地监控和分析财务数据，为企业的决策提供有力支持。在采购费用报销中，自动化归档可以让报销流程更加顺畅，减少员工的工作量，提高报销效率。

节约成本显著

以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元，年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000元，年总节约成本=338,910元。云海肴使用合思档案后，实现记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，节省打印、存储等总体成本30万/年，业财融合提升80%，财务提效90%，100%的合规降本。海亮教育科技服务集团使用合思档案后，档案整理匹配效率提升90%，存储空间减少72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。在采购费用报销方面，这些成本节约同样显著，企业可以将更多的资源投入到核心业务中，提升竞争力。

典型场景：广泛适用满足多样需求

企业日常财务报销场景

在企业日常财务报销场景中，员工可以通过合思档案实现线上提交报销申请，系统自动验签、解析电子凭证，实现自动入账和归档。例如，COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析，报销效率提升300%。在采购费用报销中，员工只需在线提交采购发票和报销申请，系统即可自动完成验签、解析和入账归档等工作，大大提高了报销效率。

企业内部审计场景

企业进行内部审计时，合思档案支持跨系统调阅、在线借阅等功能，以电子会计档案为核心形成多向网状管理结构，档案多维度穿透查询，电子借阅为主简便高效。高新兴科技集团通过合思档案实现了会计档案无纸化管理，档案利用更便捷，高效服务于企业内审。在采购费用报销的审计过程中，审计人员可以通过合思档案快速调阅相关档案，进行多维度查询和分析，提高审计效率和准确性。

大量发票和单据管理场景

对于涉及大量发票和单据管理的企业，合思档案可以实现发票重复报销核销、自动价格分离、审批审批，以及财务预算统计、直接支付、费用类型映射等功能。杭州西湖城市建设投资集团使用合思档案后，报销效率提升300%，单据打印纸张减少10万张/年。在采购费用报销中，合思档案可以帮助企业有效管理采购发票和单据，避免重复报销，提高报销的准确性和效率。

企业财务档案存储和管理场景

在企业财务档案存储和管理场景中，合思档案可以将电子凭证池结构化信息台账、入库信息记录、合规性巡检、会计凭证组件、证据链搭建、业务映射、入库核查、归档任务、业务检测、归档监控等功能集成，实现精准权限管控和档案目录灵活扩展。中文传媒通过合思档案实现了财务档案数字化，财务档案归档效率提升72%。在采购费用报销的档案存储和管理方面，合思档案可以确保采购相关档案的安全存储和高效管理，为企业的财务管理提供有力支持。

成功案例：众多企业见证卓越成效

好想你健康食品股份有限公司

好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。通过打破壁垒，实现数据同源，为财务人员实现便捷利用，一键联查，工作效率有效提升；自动组装，以档案数据为标准进行内外审计，提升审计效率；借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置。在采购费用报销方面，好想你也通过合思档案实现了流程的优化和效率的提升。

金牌橱柜家居科技股份有限公司

金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。通过统一存储，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证；搭建会计资料之间关系，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透；以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现数据共享，一站式查阅；海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理。在采购费用报销过程中，金牌橱柜也受益于合思档案的高效管理，提高了报销效率和合规性。

帆书

帆书使用合思档案后，仓储需求减少70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。全量财务档案数字化存储，电子&实物档案高度关联，线上化管理发票、单据、凭证、账簿、报表、自定义档案等各类数据，财务结账效率提高50%，助力帆书实现业财一体化&无纸化目标，提升数字化建设水平。在采购费用报销方面，帆书通过合思档案实现了采购流程的数字化和高效化。

中文传媒

中文传媒通过合思档案实现电子凭证采集、验签、解析、校验，自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档；文件传输涵盖外部凭证、内部凭证、发票管理、智能填报、业务报表、财务核算等；实现邮件短信对公、对私、付款单等功能；系统直联回单位签、解折XBRL、财务报告等，并同步原始凭证信息至档案服务。财务档案归档效率提升72%，员工报销效率提升90%，年节约打印、耗材等成本20万/年。在采购费用报销中，中文传媒也通过合思档案优化了报销流程，提高了工作效率。

合思档案为企业提供了全面、高效、合规的电子会计档案管理解决方案，众多企业已通过使用合思档案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。未来财务用合思，让有限更有效，选择合思档案，助力企业在电子凭证全流程无纸化时代抢占先机。如果您想进一步了解合思档案，欢迎拨打联系电话：400 – 105 – 6505，或访问网址：www.hosecloud.com ，也可通过扫描二维码了解合思档案和更多案例。现在，您还可以免费试用合思档案，开启企业财务数智化转型之旅。