合思档案：采购费用报销数字化管理的理想之选

在当今数字化转型的浪潮中，企业如同在波涛汹涌的大海中航行的船只，而财务档案管理则是这船只的重要舵手。尤其是在2025年数电票全覆盖的大势下，企业财务档案管理面临着前所未有的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这一切都呼唤着专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合的时代，企业在采购费用报销等财务档案管理方面遭遇了诸多难题。企业高管常常为纸质档案管理的高额成本和巨大的储存占地而烦恼，同时档案数据难以分析利用也让他们头疼不已。财务人员则被海量的档案数据和繁琐的整理工作压得喘不过气，采购费用报销相关的档案整理耗费大量时间，工作枯燥且重复。业务人员在采购费用报销时，也要面对纸质票据流程繁琐、耗费时间的问题。此外，纸质凭证输出的高耗材成本、档案室和档案柜的大存储空间需求等显性成本，以及手工装册归档的重复性工作量大、查询调阅条件粗糙、数据无法有效利用等隐形成本，还有电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等合规风险，都如同沉重的枷锁，束缚着企业的发展。

不过，国家政策的支持为企业带来了曙光。电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临，这也让企业更加关注档案全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业的采购费用报销等财务档案管理难题提供了完美的解决方案。

领先方案 契合多元场景

合思档案为企业的采购费用报销等财务档案管理痛点量身定制了领先的单套制电子会计档案管理平台及多种场景解决方案。它提供的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，就像一把万能钥匙，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，合思档案实现了发票、回单、凭证、单据以及自定义档案的自动匹配，真正做到了应收尽收。

单套制解决方案具有诸多优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，只需在线上管理一套电子数据，就能保证财务档案证据链完整，全面反映企业的经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，就像一张紧密相连的大网，让数据的关联性一目了然。纸质原文件可以混序归档，随到随归，无需排序和组装，大大提高了工作效率。而且，会计档案无需打印，确保了档案数据的完整、真实和合规，为企业的采购费用报销等财务工作提供了坚实的保障。

档案扩展解决方案则赋予了企业更大的灵活性。它可以自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业轻松扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，无论是采购费用报销相关的档案，还是其他类型的档案，都能得到妥善的处理。

证据链完整性解决方案更是独具特色。通过可视化的规则引擎，它提供了一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，有力地保障了财务合规，让企业在采购费用报销等财务操作中更加安心。

丰富功能 实现全周期管理

合思档案拥有丰富多样的功能，能够实现电子会计档案的全生命周期管理，为企业的采购费用报销等财务工作提供全方位的支持。

多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器可以自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，能够满足不同场景的采数需求，无论是采购费用报销的相关数据，还是其他业务的数据，都能准确采集。

智能制档功能通过规则引擎，实现了电子凭证数据的自动匹配组装。会计档案关联规则可以可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。这就像一个智能的拼图高手，将采购费用报销等相关的零散数据完美地拼凑在一起，形成清晰完整的业务画面。

档案管理功能具备强大的权限管理能力，能够精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。这就像为企业的采购费用报销等财务档案管理加上了一把安全锁，只有授权人员才能访问和操作相关数据，保障了数据的安全性和保密性。

档案应用功能实现了多维检索，能够满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件可以快速定位结果，还支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。无论是查询采购费用报销的具体凭证，还是查找相关的业务数据，都能轻松实现，大大提高了工作效率。

核心亮点 彰显卓越价值

合思档案具有显著的核心亮点，在企业的采购费用报销等财务档案管理中发挥着重要作用。

它能够显著降本增效，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约70%的纸张成本和75%的整理成本。这就像为企业节省了一大笔开支，让企业在采购费用报销等财务工作中更加轻松。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，它补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。这就像打通了企业的任督二脉，让采购费用报销等财务工作与其他业务环节更加顺畅地衔接，提高了企业的整体运营效率。

合思档案还能让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过对采购费用报销等相关数据的分析和挖掘，企业可以做出更加明智的决策，提高企业的竞争力。

资源重组也是合思档案的一大亮点。它实现了企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。这就像对企业的资源进行了一次优化配置，让企业在采购费用报销等财务工作中更加高效。

角色赋能 提升运营效率

合思档案能为不同角色带来显著的价值，提升企业整体运营效率，在采购费用报销等方面发挥着重要作用。

对于CEO/高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过对采购费用报销等数据的分析，高管可以更好地了解企业的财务状况，做出更加科学的决策。同时，借助数字化手段，还能节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响企业数字化转型的决胜之战。

对于归档员/财务人员而言，合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率。在采购费用报销的档案整理和管理中，财务人员可以更加高效地完成工作，减少繁琐的手工操作。

对于外部审计人员来说，合思档案实现了审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。这大大提高了审计工作的效率，也让采购费用报销等财务数据的审计更加便捷。

典型场景 满足多样需求

合思档案在多种典型使用场景下发挥着重要作用，满足企业多样化需求，在采购费用报销方面也有出色的表现。

在数电票场景下，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。在采购费用报销中涉及数电票的处理时，合思档案能够高效地完成相关操作，确保财务流程的顺畅。

在实物档案管理场景下，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位。它服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。对于采购费用报销中涉及的纸质票据等实物档案，合思档案也能进行有效的管理。

在大数据场景下，合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。它支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。在处理大量的采购费用报销数据时，合思档案能够快速准确地完成相关操作，为企业提供有力的支持。

在共享调阅场景下，合思档案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。在查询采购费用报销相关档案时，用户可以根据自己的需求进行精准查询，提高工作效率。

成功案例 见证卓越成效

多个成功案例证明了合思档案在不同企业中的有效性和实用性，在采购费用报销等财务档案管理方面也取得了显著的成效。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。在采购费用报销档案管理方面，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如数据加载30s，关联匹配15min等。

某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。在采购费用报销档案管理中，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案通过数据集成、业务检测、跨系统调阅等方案，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。在采购费用报销方面，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某民办教育集团存在低效的档案管理现状。合思档案采用数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理等方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。在采购费用报销档案管理中，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位 凸显独特优势

合思档案在市场上具有明确的定位和差异化优势，能够脱颖而出。

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。它秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这强大的实力和广泛的服务网络，为企业提供了可靠的保障。

合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证。这些荣誉和认证充分证明了合思的专业和可靠。

合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收。这一系列的资质和荣誉，彰显了合思档案的技术实力和可靠性。

合思自主研发工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。在采购费用报销等财务档案管理中，能够提供更加高效、准确的服务。

合思档案为企业的采购费用报销等财务档案管理提供了全面、高效、合规的解决方案。它帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的作用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将持续为企业提供优质服务，坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

如果您想体验合思档案带来的高效财务档案管理，欢迎拨打400 – 105 – 6505咨询，或访问www.hosecloud.com了解更多信息，还可以免费试用，开启高效采购费用报销等财务档案管理之旅。