在当今竞争激烈的商业世界中，世界 500 强旗下的教育服务品牌一直以其卓越的教育质量和广泛的影响力著称。然而，随着企业的不断发展，该品牌在财务数字化转型方面面临着迫切的需求。出差作为企业运营中的常见活动，出差支出控制成为了财务管理的重要一环。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，敏锐地捕捉到了这一需求，并为该客户量身定制了针对性的解决方案。
业务迷局：出差支出控制痛点尽显
该企业的业务和财务系统犹如一座复杂的迷宫。企业业务、财务系统众多，且彼此相互独立，宛如一个个孤岛，数据无法顺畅互通。在出差支出控制方面，结构化数据提取变得异常困难，这就好比在茫茫大海中寻找一颗针。电子发票的打印、查重、验伪工作更是耗时费力，不仅浪费了大量的纸张，还增加了办公成本。
实物存档在企业管理中也成为了一大难题。它占用了较多的物理空间，需要专人进行管理，这无疑增加了企业的人力成本。而且，档案损坏的情况时有发生，企业面临着合规风险，在出差支出控制的合规性上也大打折扣。不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，这一系列工作费时费力，使得出差支出相关的财务处理效率低下。
此外，实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法实现多人借阅，导致档案资产利用率极低。在出差支出控制方面，无法及时准确地获取相关档案信息，影响了决策的及时性和准确性。
合思妙方：全生命周期电子化档案管理解困
合思为该客户带来了全生命周期的电子化会计档案管理方案，这一方案犹如一把金钥匙，为出差支出控制打开了新的局面。档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等。自动封装接口多达 40 种以上，能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入，确保档案应收尽收，出差支出相关的所有档案都能被有效管理。
接口传输支持影像支撑、外部设备扫描、人工上传等多种方式，方便快捷。实现自动归档，具备智能组单、四性检测等功能。该方案涵盖的会计类档案管理范围广泛，包括内部的凭证、订单等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等，出差支出的每一笔记录都能被妥善管理。
合思拥有强大的规则引擎自定义搭建功能，可实现亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝衔接。电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，在出差支出控制方面，能够快速准确地获取所需信息，提高管理效率。
方案落地：严谨实施打造高效管理体系
合思系统与企业原有的多个系统进行了紧密对接，通过自动封装接口实现了数据的采集和整合。在出差支出控制方面，将各个系统中与出差相关的数据进行集中管理，为后续的处理打下了坚实的基础。
对档案数据进行分类和处理，利用智能组单功能将相关档案进行关联，进行四性检测确保档案的准确性和完整性。这样一来，出差支出的每一笔费用都能清晰地呈现，便于企业进行精准的控制。
建立电子档案管理系统，对电子档案和实物档案进行统一管理，设置权限监控保障档案的安全。在出差支出控制方面，只有经过授权的人员才能查看和处理相关档案，确保了数据的安全性和保密性。
提供档案借阅、移交、鉴定、销毁等全流程的管理功能，方便企业对档案进行有效利用和处置。在出差支出控制中，企业可以根据需要随时查阅相关档案，进行费用的审核和分析。
成果闪耀：出差支出控制成效显著
实施解决方案后，该企业在出差支出控制方面取得了显著的成果。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。在出差支出控制上，流程更加清晰，处理速度大幅提升。
档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，大大提升了档案的查阅效率。在出差支出控制中，企业能够快速准确地获取相关费用信息，及时进行分析和决策。
通过财政部电子凭证试点，该企业成为了地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率 91%以上。在出差支出控制方面，大部分费用的处理实现了自动化，减少了人工干预，提高了准确性。财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上，出差支出控制也将更加精准高效。
客户盛赞：合思方案助力出差支出控制升级
企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度认可。通过合思的电子会计档案系统和规则引擎，企业有效管理了大量数据，显著提升了财务管理效率，降低了成本。在出差支出控制方面，合思的方案帮助企业解决了长期以来在会计档案管理方面的难题，使得财务数字化转型取得了实质性的进展。
客户表示，合思的方案让出差支出控制更加科学、精准。通过对档案的有效管理，企业能够更好地掌握出差费用的支出情况，及时发现问题并进行调整。
在当前经济环境下，企业对于出差支出控制的需求日益迫切。合思作为专业的财务数智化服务提供商，拥有丰富的经验和强大的技术实力，能够为企业提供定制化的解决方案。众多像世界 500 强旗下教育服务品牌这样的企业已经通过合思实现了财务数字化转型，取得了显著的成效。
诚邀更多企业加入，共同开启财务数字化的新篇章，尤其是在出差支出控制方面实现新的突破。合思提供免费试用，还有专业的客户成功团队提供全方位服务保障，企业可放心选择。如有需求，可通过拨打 400 – 105 – 6505 电话、访问 www.hosecloud.com 网站等方式联系合思。
