合思档案：破解企业财务档案管理难题，助力项目成本控制

在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证管理已然成为企业财务管理中至关重要的一环。自2024年11月1日起，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票，紧接着12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了航空运输电子客票行程单的数字化变革。然而，电子凭证接收、报销、入账以及归档等环节的“最后一公里”难题，仍如同一座难以逾越的大山，横亘在企业面前。

与此同时，传统的纸质档案管理模式更是问题丛生。以好想你公司为例，财务人员在归档时需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况时有发生，防不胜防。此外，查找纸质档案还受到时间和空间的双重限制，不仅耗时费力，还无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找的需求。大量的纸质档案管理，对空间和人力提出了极高的要求，成本居高不下。COMMUNE幻师每年仅在档案耗材、打印、存储方面的成本就高达53323元。更为关键的是，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代企业的管理要求。高新兴公司就曾因电子源文件未合规保存，而不符合会计电子档案管理法规。这些问题不仅增加了企业的项目成本控制难度，也制约了企业财务管理的效率和合规性。

合思方案：一站式破解财务档案管理困局

面对上述行业痛点，合思凭借其敏锐的洞察力和卓越的创新能力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。该平台基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务，有效助力企业进行项目成本控制。

合思档案通过开放式接口互联实现自主采集，能够对大文件进行自动切割，并对数电票进行自动化解析。在档案处理过程中，它可以实现智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测以及自定义版式文件。同时，该平台还具备精准权限管控、档案目录灵活扩展、水印管理等功能，档号完全符合国标要求。在档案查询方面，支持多维检索、一站式预览，可实现在线借阅、异构系统联查，还能进行实物混序归档和可视化盘点档案数据，大大提高了企业档案管理的效率，降低了项目成本控制的难度。

合思档案涵盖了电子会计档案全生命周期管理的各个环节，包括智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务。在智能采集环节，它可以借助外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等进行数据采集。预归档服务则集成了多种服务和规则引擎，为档案管理提供了坚实的基础。基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能，确保档案的安全和有效利用。档案服务则提供了辅助审计、项目管理、统计分析等功能，为企业的财务管理提供了有力的支持，有助于企业更好地进行项目成本控制。

对于不同的业务场景，合思档案也有针对性的解决方案。针对回单管理难的问题，它可以通过电子会计凭证开具端（如银行电子回单等）和接收端（如企业OA接收、接口直联等）实现有效管理。针对发票管理难的问题，它可以进行发票重复报销核销、自动生成凭证等，有效降低了企业在财务档案管理方面的成本，加强了项目成本控制。

核心亮点：开启财务档案管理新时代

合思档案具有众多令人瞩目的核心功能亮点，为企业的财务档案管理带来了全新的体验，同时也为项目成本控制提供了有力保障。

便捷调阅不打印，混序归集免组装，这一特点打破了传统档案管理中需要打印和繁琐组装的局限。企业无需再为打印大量的纸质档案而耗费纸张和人力成本，也无需花费大量时间进行档案的组装和整理，大大提高了工作效率，降低了项目成本控制的压力。

电子会计档案全生命周期管理，从采集、制档、管理到利用，每个环节都有相应的智能功能支持，实现了全流程的合规化、自动化、数字化。这不仅确保了档案管理的规范性和准确性，还提高了工作效率，减少了人为错误的发生，为企业的项目成本控制提供了可靠的保障。

多维检索·一站式预览，支持跨系统调阅、在线借阅等功能，能够快速定位所需档案。通过档案关系，还可以实现凭证、发票、回单、业务单据等组合式穿透预览，让企业能够更加全面、深入地了解档案信息，提高了工作效率，降低了项目成本控制的难度。

自动制档释放财务人员精力，凭证数据自动匹配组装，业务检测保障证据链完整，档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别会计凭证可以自动关联匹配及组装，形成完整的业务链组合数据。这一功能大大减轻了财务人员的工作负担，提高了工作效率，为企业的项目成本控制提供了有力支持。

企业收益：降本增效合规发展

企业使用合思档案能够获得多方面的显著收益，这些收益直接体现在项目成本控制以及企业的整体发展上。

在成本节约方面，多家企业都实现了显著的成本降低。好想你预计减少综合成本20万元/年，COMMUNE幻师年节约成本5000万元，云海肴节省打印、存储等总体成本30万/年。这些成本的节约不仅直接降低了企业的运营成本，也为企业的项目成本控制提供了更多的资金支持。

在效率提升上，企业的各项工作效率大幅提高。海亮教育档案整理匹配效率提升90%，报销效率提升300%；高新兴归档效率提升90%。工作效率的提升意味着企业能够在更短的时间内完成更多的工作，提高了企业的竞争力，也有助于企业更好地进行项目成本控制。

在合规性增强方面，通过合思档案的管理，企业能够满足法规要求。中文传媒通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规。合规经营是企业可持续发展的基础，合思档案为企业提供了一个合规的档案管理解决方案，有助于企业降低合规风险，保障项目成本控制的有效性。

实现低碳可持续发展也是合思档案为企业带来的重要收益之一。减少纸张使用和物理存储空间占用，不仅符合环保理念，也为企业节省了成本。杭州西湖城投仅在单据打印方面每年就可节约10万张A4纸，相当于森林中40颗大树，约等于650kg二氧化碳。这一举措不仅有助于企业树立良好的社会形象，也为企业的项目成本控制提供了积极的影响。

行业应用：多领域彰显卓越价值

合思档案在不同行业都有着广泛的应用，为各行业的企业解决了财务档案管理方面的难题，有效控制了项目成本。

在食品行业，好想你健康食品股份有限公司面临着归档难、查找慢、成本高、不合规等问题。合思档案帮助其打破壁垒，实现数据同源，自动组装方便审计，高效管理实物档案。通过使用合思档案，好想你能够更加高效地进行财务档案管理，降低了项目成本控制的难度。

在餐饮行业，COMMUNE幻师存在成本高、效率低、合规难等痛点。合思档案助力其实现无纸化管理、去人工化和资产化，提升报销效率，节约成本。这使得COMMUNE幻师在财务档案管理方面更加高效、合规，为企业的项目成本控制提供了有力支持。

在家居行业，金牌橱柜家居科技股份有限公司会计档案散落各系统，管理利用不便。合思档案为其统一存储，搭建业务证据链，实现数据共享和银行回单无纸化。这不仅提高了金牌橱柜的档案管理效率，也降低了企业的运营成本，加强了项目成本控制。

在数字阅读行业，帆书面临档案装订工作量大、打印和存储成本高、企业发展难支撑等问题。合思档案帮助其实现全量财务档案数字化存储，提升财务结账效率。通过使用合思档案，帆书能够更好地管理财务档案，降低项目成本控制的压力。

成功案例：见证合思档案卓越成效

众多企业使用合思档案后取得了显著的成效，这些成功案例充分证明了合思档案在项目成本控制和财务档案管理方面的卓越价值。

好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。这一系列的数据表明，合思档案为好想你带来了显著的效率提升和成本节约，有效控制了项目成本。

COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。这些数据充分体现了合思档案在节约成本、提高效率方面的强大能力，为COMMUNE幻师的项目成本控制提供了有力保障。

云海肴与合思合作后，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，财务档案利用便捷，业财融合提升了80%，财务提效了90%，年节省超30万元。这表明合思档案不仅提高了云海肴的财务工作效率，还降低了企业的运营成本，加强了项目成本控制。

金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。这些成效充分证明了合思档案在提升档案管理效率、降低成本和确保合规性方面的重要作用，为金牌橱柜的项目成本控制提供了有力支持。

合思作为一家专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，具有强大的实力和服务保障。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。众多企业的选择充分证明了合思的可靠性和有效性。

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