在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理模式正经历着深刻的变革。海亮教育科技服务集团，作为世界 500 强企业海亮集团旗下的教育服务品牌，国内教育服务提供商的引领者，一直致力于成为全球优质教育服务的引领者。然而，随着企业规模的不断扩大和业务的日益繁杂，其在财务管理方面逐渐暴露出一些棘手的问题。
海亮教育科技服务集团拥有众多独立的企业业务和财务系统，这些系统之间数据无法互通，导致结构化数据提取困难重重。在发票管理上，电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。同时，实物档案资料的存储占用了大量的物理空间，企业需要专门设置人员进行管理，成本居高不下。而且，实物档案损坏的情况时有发生，给企业带来了较大的风险。另外，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，还容易出错，发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，更是让财务人员费时费力。这些问题严重影响了企业的财务管理效率和成本控制，也制约了企业的进一步发展。
面对海亮教育科技服务集团的这些业务痛点，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案，积极推进档案数字化实施。
合思妙计：多元途径破难题
合思深知，要解决海亮教育科技服务集团的问题，首先要实现档案的数字化。通过先进的 OCR 技术，合思能够自动识别和整理各类文档信息，将实体文件进行扫描或拍照，轻松转换为数字形式，为档案数据提供了可靠的来源。
合思的会计类档案管理范围十分广泛，涵盖了企业内部的各种报告、合同等，以及外部涉及客户、供应商等的往来函件和信息记录。在收集到这些数据后，合思会根据预设规则对其进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性，实现自动归档。这样一来，档案管理变得更加高效、便捷。
为了进一步提升企业的管理效率，合思还提供了自助 OA 在线平台。员工可以在这个平台上方便地提交申请，并进行审批流程，大大节省了时间和精力。
实施有方：步步为营筑根基
合思解决方案的实施过程有条不紊。首先，利用 OCR 技术对各类文档信息进行自动识别和整理，将实体文件数字化。这一步是整个解决方案的基础，通过数字化处理，将原本繁琐的纸质档案转化为易于管理和使用的电子数据。
接着，按照预设规则对收集到的档案数据进行分类和处理，完成自动归档。这一过程确保了档案数据的有序性和规范性，为后续的查询和使用提供了便利。
然后，搭建自助 OA 在线平台，方便员工提交申请和进行审批。这个平台的搭建，让企业的管理流程更加顺畅，提高了员工的工作效率。
最后，对原有的纸质档案进行数字化处理，以便于保存和使用。通过这一步骤，企业可以将历史档案进行有效的整合和管理，降低了存储成本和风险。
成果显著：高效降本见真章
档案数字化实施后，合思的解决方案为海亮教育科技服务集团带来了显著的成果与效益。档案整理匹配效率提升了 90%，大大提高了工作效率。财务人员不再需要花费大量的时间在繁琐的档案整理和匹配工作上，可以将更多的精力投入到核心业务中。
存储空间减少了 72%，降低了存储成本。企业不再需要为大量的实物档案寻找存储空间，也减少了档案管理的人力成本。
每年纸张打印成本节约 3 万元，节省了费用支出。这不仅体现了企业在环保方面的贡献，也为企业节省了一笔可观的开支。
财务人力减少 3 人，优化了人员配置。通过自动化的档案管理和流程审批，企业可以减少不必要的人力投入，提高人力资源的利用效率。
客户赞誉：便捷高效获认可
海亮教育科技服务集团对合思的解决方案给予了高度评价和积极反馈。自动封装接口数量增加 40 多个，降低了开发成本并提高了集成度，企业对此较为满意。这使得企业的系统更加稳定和高效，能够更好地满足业务发展的需求。
合思的解决方案广泛连接业务、财务异构系统，实现了档案应收尽收，提升了档案管理的全面性。企业可以更加全面地掌握财务信息，为决策提供更加准确的依据。
自动组装便捷借阅，以电子会计档案为核心形成多向网状管理结构，方便了档案的利用。员工可以随时随地借阅所需的档案，提高了工作效率。
档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效，提高了档案查询的效率。无论是财务人员还是其他部门的员工，都可以快速准确地查询到所需的档案信息。
在当前经济环境下，企业面临着越来越大的竞争压力，降本增效成为了企业发展的关键。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。
基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。截至目前，已经有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥出更大的效益。
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