在当今竞争激烈的商业环境中，企业的高效运营离不开精细化的管理。尤其是对于那些规模庞大的上市公司而言，差旅管理往往是一项复杂且棘手的任务。今天，我们就来讲述一家专精特新、高端制造领域的上市公司，它拥有 3000 + 员工和 10 + 子公司，在差旅管理的道路上可谓历经坎坷。
起初，该公司的财务人员采用手工登记 Excel 表格的方式来管理差旅费用，这种方式不仅效率低下，还容易出错。随着公司业务的拓展，原有的 TMC 平台已无法满足需求，而 OA + 自研费控系统也仅仅服务于审批环节，未能从根本上解决差旅管理的难题。接下来，让我们深入了解一下该公司在差旅管理上具体面临的业务背景、现状与痛点。
差旅管理困局重重
- 员工报销苦不堪言
员工在差旅报销过程中，面临着诸多困扰。多系统操作使得报销流程变得异常繁琐，员工需要在不同的系统之间切换，浪费了大量的时间和精力。而且，该系统不支持移动端操作，员工只能在电脑上进行报销申请，极大地限制了报销的便利性。
此外，个人垫资成为员工的一大负担。出差期间，员工需要自己先支付各项费用，然后再进行报销。这不仅占用了员工的个人资金，还增加了资金风险。同时，纸质借款申请流程繁琐，需要经过多个环节的审批，进一步延长了报销时效，一般需要 2 个月才能完成报销，这让员工的体验感极差。
- 财务工作价值低下
对于财务人员来说，低价值的工作占据了他们大量的时间。手工做账不仅效率低下，还容易出现错误，需要花费大量的时间进行核对和调整。手动验真查重也是一项繁琐的工作，财务人员需要逐一核对发票的真实性和重复性，确保费用的合规性。
另外，超标核对工作也十分麻烦。由于差旅费用标准的复杂性，财务人员需要仔细核对每一项费用是否超标，这增加了工作的难度和工作量。这些低价值的工作使得财务人员无法将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
- 老板决策缺乏依据
老板作为企业的决策者，需要实时掌握业务数据，以便做出科学合理的决策。然而，在该公司的差旅管理中，老板只能依靠人工统计分析来获取数据，这不仅效率低下，而且数据的准确性和及时性也无法得到保证。
由于费用居高不下，老板在进行管理决策时缺乏有力的数据基础，难以制定出有效的差旅管理策略。这导致企业的差旅成本不断增加，影响了企业的经济效益。
合思解决方案破局
- 产品组合打造核心功能
合思为该客户提供了一套全面的解决方案，采用了合思费控、合思商城、ERP 互联、银企直连等产品，实现了一系列核心功能。预算预占用功能可以在员工申请差旅时，预先占用相应的预算，避免超预算情况的发生。费用标准校验功能可以自动核对每一项费用是否符合公司的差旅标准，确保费用的合规性。
行程重叠校验功能可以检查员工的行程是否存在重叠，避免重复报销。订单占预算功能可以在员工预订差旅服务时，实时占用预算，确保预算的合理使用。差标校验功能可以在员工报销时，自动核对费用是否超标，提高报销的准确性。对账结算中心可以实现与供应商的统一结算和统一开票，简化了结算流程。自动生成凭证功能可以将报销数据自动生成财务凭证，提高了财务工作的效率。合思 BI·差旅分析功能可以提供多种差旅数据分析看板，帮助企业洞察差旅行为，优化差旅标准，节省成本。
- 员工体验大幅提升
合思的解决方案为员工带来了全新的体验。员工可以通过移动端进行差旅申请，随时随地提交申请，无需再受时间和地点的限制。合思商城提供了丰富的差旅服务，供应商覆盖面广，即使是下沉市场也能买到车票、酒店等服务，员工长期出差也不用担心借款和报销问题。
在合思商城消费还可以免垫资开票，员工无需自己先支付费用，减少了资金压力。这一系列的改进措施，极大地提升了员工的报销效率和体验感。
- 财务工作高效变革
对于财务人员来说，合思的解决方案带来了革命性的变化。财务人员只需在月底进行 1 次对账，入账自动化操作可以将子对账单拆分、发起审核、发起结算、发票绑定、凭证生成等工作全部在系统中完成，节省了大量的时间和精力。
这使得财务人员能够将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中，提高了财务工作的效率和质量。
- 数据分析助力决策
合思提供的多种差旅数据分析看板，为企业的决策提供了有力的支持。通过对差旅数据的分析，企业可以洞察员工的差旅行为，了解差旅费用的分布情况，从而优化差旅标准，节省成本。
例如，企业可以根据数据分析结果，调整不同地区、不同岗位的差旅标准，避免不必要的费用支出。同时，企业还可以根据员工的差旅习惯，推荐更合适的差旅服务，提高员工的满意度。
方案实施步步为营
- 系统接入与互联
签约合思后，合思的专业服务团队立即行动起来，帮助企业接入合思费控、合思商城等系统，并实现各系统之间的互联。这一过程需要对企业的现有系统进行深入了解和分析，确保新系统能够与现有系统无缝对接。
合思的专业团队凭借丰富的经验和专业的技术，顺利完成了系统接入和互联工作，为企业的差旅管理奠定了坚实的基础。
- 员工培训与引导
为了让员工能够熟练使用新系统，合思为企业员工提供了全面的培训。培训内容包括移动端申请、合思商城消费等操作流程。通过培训，员工能够快速掌握新系统的使用方法，提高了工作效率。
同时，合思还为员工提供了详细的操作手册和在线客服支持，方便员工在使用过程中遇到问题时能够及时得到解决。
- 财务人员技能提升
合思也为财务人员提供了专门的培训，帮助他们掌握新系统的对账、入账等自动化操作流程。财务人员通过培训，能够熟练使用新系统，提高了财务工作的效率和质量。
此外，合思还为财务人员提供了定期的技术支持和更新服务，确保新系统能够始终保持最佳的运行状态。
方案实施成果斐然
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员工报销效率飙升
实施合思的解决方案后，员工的报销效率得到了显著提升。报销流程不再漫长，员工可以在短时间内完成报销申请和审批，报销效率提升了 300%。这不仅解决了员工报销难的问题，还提升了员工的工作积极性和满意度。 -
财务成本大幅降低
财务人员在低价值工作上的时间投入大幅减少，财务人力成本降低了 50%。财务人员可以将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中，为企业的发展提供了有力的支持。 -
企业成本有效节省
通过差旅数据分析看板，企业能够深入了解员工的差旅行为和费用分布情况，从而优化差旅标准，节省成本。这使得企业在差旅管理方面更加科学、合理，提高了企业的经济效益。
客户好评与行动号召
该客户对与合思的合作给予了高度评价，他们表示“与合思合作真正实现了‘有求必应、一拍即合’。面对复杂的需求，可以第一时间解决，不会因为事情复杂而放弃，做到‘有求必应’。在工作方法及管理理念上，双方团队能产生共鸣，实现‘一拍即合’”。
如果你也面临差旅管理难题，不妨选择合思，开启高效、智能的差旅管理之旅。环保电子发票在合思的解决方案中发挥着重要的作用，它不仅环保节能，还能提高报销效率，减少财务人员的工作量。拨打联系电话 400 – 999 – 8293，或者访问网址 www.hosecloud.com ，即可免费试用合思的差旅管理解决方案，体验环保电子发票带来的便利和价值。
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