在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战。一方面，企业集体进入低速增长阶段，利润增长放缓，多数企业遭遇惯性思维、业财脱节、预算失控这三大“净利润黑洞”。另一方面，2023 年全国规模以上工业企业营业收入涨幅不断收窄，利润率持续降低，盈利能力减弱，同时还面临原材料成本上升、劳动力成本增加等多重成本压力。
差旅成本作为仅次于人力资源成本的第二大可控成本，正不断侵蚀着企业的净利润。它不仅包括差旅产品采购、出行服务等显性成本，还涵盖员工预支、层层审批、报销流程、票据复核等复杂的隐性成本。差旅成本不仅直接影响财务支出和现金流储备，还会因管理流程和制度的合理性产生巨大的弹性空间，成为企业立竿见影的降本途径。尽管 2024 年企业差旅市场整体转向平稳增长，但机票折扣回落、酒店价格上涨，企业仍难以平衡拓展业务与成本管控之间的矛盾，成本压力难以有效缓解。在这样的背景下，电子文档归档管理也成为企业高效运营的关键一环，合思的解决方案应运而生，为企业解决差旅管控和电子文档归档管理难题带来了希望。
合思差旅管控全面解决方案：开启高效差旅新时代
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，为企业提供了全面的差旅管控解决方案。该平台基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，在电子文档归档管理方面也有着卓越的表现。
合思推出的差旅节省奖励计划“合力省”独具特色。当员工选择的酒店价格低于公司设定的差旅标准时，就能获得一定金额的红包奖励，这些奖励可在合思商城内用于个人消费。这一计划打破了员工与企业在“省钱”上的对立关系，实现了企业无需额外支出的员工激励机制，同时也为电子文档归档管理提供了更清晰的费用记录。
基于 BI 差旅风控系统，合思能够通过员工信息、行程信息与实际乘坐或入住情况、审批详情、费用明细与预算、差标等多维度数据对比，对企业差旅活动进行全面监控与智能分析。实时监控差旅活动是否符合预算和差旅标准，及时发现异常并发出预警，确保每一笔差旅费用都能合理归档到电子文档中。
2024 年起，合思还将陆续推出 AI 智能审批、AI 智能推荐助手等诸多功能。从员工视角，可提供行程与住宿推荐、自动化预订服务等；从企业视角，可进行差旅预算自动计算、个人差旅成本与效率分析等，进一步优化电子文档归档管理的流程和精准度。
合思方案核心功能与优势：全方位覆盖与高效管理
合思的解决方案实现了“线上 + 线下”、“国内 + 国外”、“管控 + 体验”、“AI 规划”的全面覆盖，在电子文档归档管理方面也有着独特的优势。
在线上线下方面，差旅、采购、补助全覆盖，拥有易商卡线下消费解决方案等。这使得企业的各项费用支出都能清晰记录，方便进行电子文档归档管理。在国内外方面，整合多方资源，覆盖全球近 200 万 + 酒店，提供多语言版本，满足企业国际化业务的需求，同时也能确保跨国差旅费用的准确归档。
在管控体验方面，有智能差标、优惠券 + 合力省等。智能差标能够根据企业的实际情况进行灵活设置，确保差旅费用的合理支出；优惠券和合力省计划则激励员工主动节省费用，同时也为电子文档归档管理提供了更规范的数据。
在 AI 规划方面，有 AI 行程助手、AI 自动下单助手等。这些功能能够帮助员工更高效地安排行程，同时也能为企业提供更精准的差旅预算和成本分析，为电子文档归档管理提供有力支持。
合思全流程数智化差旅管理解决方案，在“用”的方面，可实现从线上到线下、从国际到国内的全场景覆盖，并通过同屏比价帮助企业获得性价比更高的差旅资源。在“管”的方面，不仅实现全流程管控、全产业链优化，更实现全员参与，让每一位员工愿意主动帮助企业一起“合力省”，同时也确保了每一笔费用都能准确无误地进行电子文档归档管理。
合思档案可助力企业全面数智化，应用电子会计档案可降低 70%的档案耗材和存储成本，节约整理成本 75%，检索效率提升 90%，并实现 100%管理合规，助力企业双碳指标落地并完成全面智能化的最后一公里的闭环，为电子文档归档管理提供了高效、环保、合规的解决方案。
合思通过整合全球优质的服务商渠道，覆盖全球 70 多个国家近 200 万家全球酒店资源、千余家航空公司资源、800 多座城市的境外打车资源等，确保员工出差海外时能够快速获取高性价比的出行选择。还配备 7*24 小时中英文客服支持，确保对企业员工出行需求及时响应，同时也保障了海外差旅费用的电子文档归档管理。
合思方案应用案例：真实数据见证成效
某企业员工小张曾通过违规方式增加差旅成本。应用合思系统后，企业通过合思 BI 差旅风控功能进行全员普查，发现大量员工存在此类违规情况，损失金额超过 60000 元。该企业立即完善相关差旅制度，并加强差旅数据监控，同时也对这些违规费用的电子文档进行了严格的归档管理，以避免类似情况再次发生。
2023 年 7 月合思正式发布合力省项目，截至 2024 年 7 月，使用合力省的企业的超标订单占比从 4%下降到 2%，已累计帮助企业节省差旅费 533 万元。某企业自 2024 年 3 月开通以来，员工通过节省差旅费获得私人消费红包 17000 元，红包可用于购买火车票、外卖、打车等因私消费，员工节省的越多，获得的红包金额越大。企业反馈该项目有效节省了企业差旅费，形成双赢，同时也使得差旅费用的电子文档归档管理更加清晰和规范。
2023 年，某连锁零售企业业务对象转向三四线小城镇的商超渠道，与合思商城深入沟通，重新制定全新差旅管控方案，将差标管控下沉至区县维度。2024 年上半年，尽管该企业三线及以下城市的差旅申请单量较去年同期增长 8%，但企业三线及以下城市酒店预订消费金额仍同比下降 6%，在这个过程中，电子文档归档管理也更加精准地反映了企业的差旅费用变化。
合思易商卡客户企业员工普遍反馈无需垫资，报销单填写不再是难事，发票关联和费用一键导入，极大方便了业务人员日常工作与差旅出行，真正帮助企业“捂住钱袋子”，同时也提高了电子文档归档管理的效率。
携手合思：共迎商业新未来
越来越多企业正利用数智化工具，在差旅管理和电子文档归档管理领域中找到平衡的秘诀，精准识别、节省成本、提升效率。合思愿与更多企业一同智控差旅消费，解锁企业“省”与“赚”的新模式，共同迎接更可期待的商业未来。
面向未来，企业应用发展的眼光选平台。合思前瞻探索 AI 技术，迎合企业未来差旅管理和电子文档归档管理的发展趋势，让企业“用得丝滑、管得无形”，帮助企业在 AI 时代赢得成本优势，挖出更多净利润。
合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为企业提供优质的服务和支持。已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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